Vale contratar o primeiro ajudante quando você recusa pedidos com boa margem várias semanas seguidas e o que esses pedidos deixariam é maior do que o custo do ajudante. A conta é curta: divida o custo do ajudante pela margem de contribuição por unidade e você sabe quantas unidades a mais precisa vender só para pagá-lo. Se a demanda que você recusa hoje passa desse número com folga, contrate.
Os sinais de que faltam mãos
Estar cansado não basta. Os sinais que importam dá para contar:
- Você recusa pedidos várias semanas seguidas, e não só numa semana cheia.
- O plano de produção não cabe nas suas horas, mesmo depois de cortar o que menos deixa.
- O que você recusa tem boa margem. Se é o seu produto mais fraco, aumente o preço dele antes de contratar alguém.
- Você faz tarefas que outra pessoa aprende numa tarde: enrolar brigadeiro, lavar louça, embalar.
Se os quatro valem, faça a conta.
Passo 1: conte as suas horas
Durante duas semanas, anote para onde vão as suas horas: produção, compras, vendas e entregas, administração. Quase sempre aparece algo inesperado, como as três horas por semana lavando panela.
Depois separe as tarefas em dois grupos: as que só você pode fazer (a receita, as compras importantes, falar com os clientes) e as que qualquer pessoa aprende rápido. O ajudante entra no segundo grupo.
Passo 2: calcule o custo real do ajudante
O custo não é só a diária. Some transporte, refeição se você oferecer e, se for contratar com registro, os encargos que se aplicam. Confira com um contador; aqui não colocamos números porque dependem do tipo de contratação e da sua formalização. Se você é MEI, confira as regras atuais no Portal do Empreendedor (gov.br).
Se você já dá um valor ao seu próprio tempo, use a mesma lógica do guia de como calcular o custo da sua mão de obra: tudo vira custo por hora.
Passo 3: meça quanto a equipe produz
Um ajudante novo não produz como você. Quando duas pessoas trabalham juntas, a produção por hora sobe, mas quase nunca dobra: uma continua fazendo a parte difícil e a outra apoia. Meça num dia de teste quanto sai com duas pessoas, em vez de supor.
Passo 4: compare
Duas contas precisam fechar:
- Unidades para pagar o custo = custo do ajudante ÷ margem de contribuição por unidade. Se a demanda extra que você tem é menor que esse número, você perde dinheiro.
- Quanto você ganha por hora sua, antes e depois. Se sobe, o ajudante está deixando você mais produtivo, e não só mais ocupado.
Exemplo: brigadeiros com uma ajudante uma vez por semana
Você produz brigadeiros um dia por semana, 8 horas. Sozinha, enrola 75 brigadeiros por hora: 600 no dia, ou 50 caixas de 12. Toda semana você recusa umas 25 caixas de encomenda.
Margem de contribuição por caixa: preço R$ 30,00 menos custo variável R$ 11,00 = R$ 19,00.
A ajudante. Diária de R$ 120,00 mais R$ 20,00 de transporte: R$ 140,00 por semana. Dá 140 ÷ 8 = R$ 17,50 por hora.
Quanto a equipe produz. No dia de teste, com a ajudante enrolando e embalando, saíram 120 brigadeiros por hora: 960 no dia, ou 80 caixas. São 30 caixas a mais, e você tem encomenda para 25.
Unidades para pagar o custo: 140 ÷ 19 = 7,4, ou seja, 8 caixas a mais por semana. Você tem demanda para 25. Passa com folga.
| Sem ajudante | Com ajudante | |
|---|---|---|
| Caixas vendidas por semana | 50 | 75 |
| Margem de contribuição | 50 × 19,00 = R$ 950,00 | 75 × 19,00 = R$ 1.425,00 |
| Custo da ajudante | R$ 0,00 | R$ 140,00 |
| Sobra | R$ 950,00 | R$ 1.285,00 |
| Suas horas de cozinha | 8 | 8 |
| Por hora sua | R$ 118,75 | R$ 160,63 |
Você ganha 1.285 − 950 = R$ 335,00 a mais por semana, R$ 1.340,00 em quatro semanas, com as mesmas horas suas. A sua hora vai de R$ 118,75 para R$ 160,63.
As 5 caixas que sobram (80 produzidas, 75 vendidas) não entram na conta como venda. Brigadeiro aguenta alguns dias na geladeira, então você pode produzir menos no dia ou guardar para a semana seguinte.
Agora a mesma conta se só pedissem 5 caixas a mais por semana: 5 × 19,00 = R$ 95,00 de margem extra, contra R$ 140,00 de diária. Você perde R$ 45,00 por semana. Mesma pessoa, mesma diária; a diferença está só na demanda.
Mais um detalhe: 25 caixas a mais também são mais entregas. Se isso tira horas da cozinha, desconte antes de decidir.
Quando o ajudante compra tempo, não vendas
Às vezes não há para quem vender mais, mas você está trabalhando horas demais. Aí o ajudante não aumenta as vendas: devolve horas. No exemplo, cada hora da ajudante custa R$ 17,50. Se você usar a hora liberada em algo que deixa mais que isso, como uma barraca na feira ou visitar cafeterias que poderiam revender seus doces, compensa. Se for para descansar, também pode valer, desde que você saiba que está pagando R$ 17,50 por ela.
Comece pequeno
- Dias de produção primeiro. É onde um segundo par de mãos rende mais.
- Um teste de duas ou três semanas antes de se comprometer, refazendo a conta toda semana.
- Uma tarefa por vez. Ensine bem uma antes de passar para a próxima.
Se depois de alguns meses a ajudante está ocupada todos os dias e ainda falta espaço, a próxima pergunta é a cozinha. O guia de sair da cozinha de casa para uma cozinha de produção faz essa conta. E se pretende usar as horas novas para lançar um produto novo, calcule o custo antes para ver se ele merece essas horas.
Contratar é uma das quatro alavancas para crescer, e é a que traz custo fixo. O guia de como fazer um negócio de comida crescer explica por que vale mexer nela depois de revisar preço, mix de produtos e canais.
Faça na calculadora
Coloque a receita e o preço na calculadora de custos para ter a margem de contribuição por unidade. Divida o custo semanal do ajudante por essa margem e você sabe quantas unidades extras precisa vender para a contratação valer a pena.
Perguntas frequentes
Contrato por diária ou com carteira assinada?
Isso depende da frequência, das regras trabalhistas e da sua formalização. Confira com um contador o que se aplica ao seu caso antes de decidir, e coloque os encargos na conta.
Que tarefas passo primeiro para o ajudante?
As que se aprendem rápido e tomam mais tempo: enrolar, untar, lavar louça, embalar e etiquetar. Fique com a receita, as compras e o atendimento no começo.
Sou MEI. Posso contratar?
As regras para MEI contratar mudam de tempos em tempos. Confira o que vale hoje no Portal do Empreendedor (gov.br) e com um contador.
E se eu não tiver para quem vender mais?
Aí o ajudante só compra tempo para você. Vale a pena se você usar esse tempo em algo que deixa mais por hora do que custa a diária, como vender numa feira ou fechar revenda com cafeterias.