Para calcular o preço de um buffet ou encomenda de festa, some o custo completo do pedido (comida com uma sobra de segurança, descartáveis, horas de trabalho, transporte, gás e aluguel), divida por (1 − a margem que você quer) e reparta o resultado entre os convidados. Esse é o seu preço por pessoa. Depois veja o que acontece se vierem menos pessoas e peça um sinal que cubra tudo o que você precisa comprar antes do dia.
O que entra no custo de um buffet
Uma festa não é o seu produto de sempre multiplicado pelo número de convidados. Ela tem custos que só aparecem em eventos:
- Comida por pessoa. O custo de cada porção, tirado das suas fichas de receita, vezes o número de pessoas.
- Sobra de segurança. Sempre se faz um pouco a mais para não faltar. Escolha um percentual e some ao custo da comida.
- Descartáveis. Pratinhos, guardanapos, copos, bandejas.
- Horas de trabalho. Compras, preparo, fritura, montagem e limpeza. As suas, pelo valor que você dá à sua hora, e as do ajudante, pelo que você paga.
- Transporte. A ida ao atacarejo e o carro de aplicativo com as caixas até a festa. O guia sobre o custo real da entrega mostra como contar isso.
- Gás, aluguel e extras. O gás da fritura, uma estufa alugada, gelo.
Se o cliente pedir garçom, mesas ou louça, orce como itens à parte. Assim ele vê o que está pagando e você não absorve um custo que não calculou.
Do custo ao preço
Com o custo total do pedido, o preço sai da mesma fórmula que você usa para qualquer produto:
preço total = custo total ÷ (1 − margem)
Depois divida pelo número de convidados para ter o preço por pessoa e arredonde para cima, para um número redondo. Arredondar para baixo come a sua margem. No guia de preços terminados em ,90, combos e tamanhos você vê como escolher números que leiam bem sem dar dinheiro de presente.
Se você emite nota com imposto, faça a conta toda sem imposto e confira com seu contador como acrescentá-lo. Deixe claro no orçamento se o valor inclui imposto ou não.
Exemplo: festa de aniversário para 50 pessoas
Uma cliente pede salgados e docinhos para um aniversário de 50 pessoas. Vocês combinam 10 salgados e 3 docinhos por pessoa. Você quer margem de 30%.
1. Comida por pessoa (das suas fichas de receita)
| Item | Cálculo | Custo por pessoa |
|---|---|---|
| Salgados fritos | 10 × R$ 0,38 | R$ 3,80 |
| Brigadeiros e beijinhos | 3 × R$ 0,45 | R$ 1,35 |
| Total | R$ 5,15 |
Com 10% de sobra: 5,15 × 1,10 = R$ 5,665 por pessoa. Para 50 pessoas: 5,665 × 50 = R$ 283,25.
2. O resto dos custos
| Item | Cálculo | Valor |
|---|---|---|
| Comida com sobra | 5,665 × 50 | R$ 283,25 |
| Descartáveis | 0,50 × 50 | R$ 25,00 |
| Seu tempo | 14 h × R$ 18,00 | R$ 252,00 |
| Ajudante na fritura | 6 h × R$ 15,00 | R$ 90,00 |
| Transporte | atacarejo e entrega na festa | R$ 45,00 |
| Gás e aluguel | gás R$ 30,00 + estufa R$ 40,00 | R$ 70,00 |
| Custo total | R$ 765,25 |
3. Preço
- Preço total: 765,25 ÷ (1 − 0,30) = 765,25 ÷ 0,70 = R$ 1.093,21
- Por pessoa: 1.093,21 ÷ 50 = R$ 21,86
- Arredondado para cima: R$ 22,00 por pessoa, ou seja, 22,00 × 50 = R$ 1.100,00
- Margem real: (1.100,00 − 765,25) ÷ 1.100,00 = 334,75 ÷ 1.100,00 = 30,4%
O seu tempo já está dentro do custo. Os R$ 334,75 de lucro vêm além dos R$ 252,00 que você se paga pelas 14 horas.
Por que menos convidados custa mais por pessoa
Agora outra cliente pergunta quanto sai a mesma festa para 25 pessoas. Não dá para só dividir por dois. O transporte, o gás e a estufa custam o mesmo, e o seu tempo cai menos que a quantidade de salgados. Digamos que, sem ajudante, você faça tudo em 10 horas.
| Item | 25 pessoas |
|---|---|
| Comida: 5,665 × 25 | R$ 141,63 |
| Descartáveis: 0,50 × 25 | R$ 12,50 |
| Seu tempo: 10 h × R$ 18,00 | R$ 180,00 |
| Ajudante | R$ 0,00 |
| Transporte | R$ 45,00 |
| Gás e aluguel | R$ 70,00 |
| Custo total | R$ 449,13 |
- Preço total: 449,13 ÷ 0,70 = R$ 641,61
- Por pessoa: 641,61 ÷ 25 = R$ 25,66
Para manter a mesma margem com 25 convidados, você precisa cobrar cerca de R$ 26,00 por pessoa, e não R$ 22,00. Como o custo por pessoa cai conforme sobe o número de convidados, uma tabela simples funciona: R$ 26,00 por pessoa de 25 a 49 convidados, R$ 22,00 a partir de 50, e um mínimo de 25. Abaixo do mínimo, orce caso a caso.
O sinal e as condições
O sinal existe para que o seu dinheiro não fique preso num evento que pode ser cancelado. No mínimo, ele deve cobrir tudo o que você compra antes do dia. No exemplo de 50 pessoas, as compras são comida, descartáveis, transporte, gás e aluguel: 283,25 + 25,00 + 45,00 + 70,00 = R$ 423,25. Um sinal de 50% é R$ 550,00 via Pix, então cobre tudo.
Coloque por escrito, junto com o orçamento:
- O que o preço inclui e o que não inclui (garçom, louça, imposto).
- O valor do sinal e quando o restante deve ser pago.
- A data limite para confirmar o número final de convidados.
- Quanto custa cada convidado a mais depois dessa data.
- O que acontece com o sinal se a cliente cancelar.
Para ver festas e eventos como canal de venda, com o espaço que ocupam na sua semana e como se encaixam no resto do negócio, veja o guia de buffet e eventos como canal de venda.
Quando o cliente pede desconto
É comum quem tem festa grande pedir um preço melhor. Antes de responder, lembre que o desconto sai inteiro do seu lucro. No exemplo, baixar de R$ 22,00 para R$ 20,00 por pessoa são R$ 100,00 a menos sobre R$ 334,75 de lucro: sobram R$ 234,75, quase 30% a menos. No guia sobre quanto custa de verdade um desconto está a conta completa. Se for ceder algo, ceda no cardápio (um salgado mais simples) e mantenha o preço por pessoa.
Tudo isso é a mesma lógica de como definir o preço de um produto de comida, aplicada a um pedido que você orça uma vez só.
Faça na calculadora
Coloque cada item do cardápio na calculadora de custos para ter o custo por porção; com esses números você monta a tabela do pedido e sabe a partir de qual preço por pessoa vale a pena aceitar.
Perguntas frequentes
Quanto pedir de sinal numa encomenda de festa?
O suficiente para cobrir tudo o que você precisa comprar antes do evento, para não arriscar o seu dinheiro. No exemplo, um sinal de 50% cobre as compras com folga; o percentual exato é decisão sua e vai por escrito.
Por que cobrar mais por pessoa quando são menos convidados?
Porque transporte, aluguel e boa parte do seu tempo custam quase o mesmo para 25 ou para 50 pessoas. Com menos convidados, esses custos se dividem por menos pratos.
Quanto fazer a mais de comida para uma festa?
Depende do tipo de festa e do que você já viu com aquele cliente. Escolha um percentual de sobra, coloque no custo e anote quanto sobrou a cada vez para ajustar o próximo orçamento.
E se o cliente pedir salgados por cento?
A conta é a mesma. O preço do cento precisa carregar a parte do seu tempo, do transporte, do gás e do aluguel, e não só o custo dos ingredientes.