Para cotizar un catering, suma el costo completo del pedido (comida con un extra de sobreproducción, descartables, horas de trabajo, transporte, gas y alquileres), divídelo entre (1 − el margen que quieres) y reparte el resultado entre los invitados. Ese es tu precio por persona. Luego revisa qué pasa si vienen menos personas y pide un adelanto que cubra todo lo que tienes que comprar antes del evento.
Qué entra en el costo de un pedido de catering
Un catering no es tu producto de siempre multiplicado por el número de invitados. Tiene costos que solo aparecen en eventos:
- Comida por persona. El costo de cada porción, sacado de tus recetas, por la cantidad de personas.
- Sobreproducción. Siempre se cocina algo de más para no quedarse corto. Decide un porcentaje y súmalo al costo de la comida.
- Descartables. Platos, cubiertos, vasos, servilletas, bandejas.
- Horas de trabajo. Compras, preparación, servicio en el evento y limpieza. Las tuyas, a la tarifa que le pones a tu hora, y las del ayudante, a lo que le pagas.
- Transporte. La movilidad para las compras y el taxi o flete con las ollas hasta el local, ida y vuelta. La guía sobre el costo real del reparto explica cómo contarlo.
- Gas, alquileres y extras. El gas de las ollas grandes, ollas térmicas o calentadores alquilados, hielo.
Si el cliente pide mozos, mesas o menaje, cotízalos como líneas aparte. Así el cliente ve qué paga y tú no absorbes un costo que no calculaste.
Del costo al precio
Con el costo total del pedido, el precio sale de la misma fórmula que usas para cualquier producto:
precio total = costo total ÷ (1 − margen)
Después divides entre el número de invitados para tener el precio por persona y lo redondeas hacia arriba a un número limpio. Redondear hacia abajo te come el margen. En la guía de terminaciones de precio, packs y tamaños verás cómo elegir números que se lean bien sin regalar plata.
Si emites comprobante con IGV, todo este cálculo es sin IGV y al final multiplicas por 1.18. Escribe en la cotización si el monto incluye IGV o no.
Ejemplo: almuerzo para 40 personas
Te piden un almuerzo para un cumpleaños de 40 personas: ají de gallina con arroz, una causa pequeña de entrada y chicha morada. Quieres un margen de 30%.
1. Comida por persona (de tus recetas)
| Plato | Costo por persona |
|---|---|
| Ají de gallina con arroz | S/ 4.80 |
| Causa pequeña | S/ 1.90 |
| Chicha morada, un vaso | S/ 0.70 |
| Total | S/ 7.40 |
Con 10% de sobreproducción: 7.40 × 1.10 = S/ 8.14 por persona. Para 40 personas: 8.14 × 40 = S/ 325.60.
2. Resto de costos
| Concepto | Cálculo | Monto |
|---|---|---|
| Comida con sobreproducción | 8.14 × 40 | S/ 325.60 |
| Descartables | 1.20 × 40 | S/ 48.00 |
| Tu tiempo | 16 h × S/ 12 | S/ 192.00 |
| Ayudante para el servicio | un día | S/ 80.00 |
| Transporte | compras S/ 15 + taxi con ollas S/ 50 | S/ 65.00 |
| Gas y alquiler | gas S/ 25 + dos ollas térmicas S/ 60 | S/ 85.00 |
| Costo total | S/ 795.60 |
3. Precio
- Precio total: 795.60 ÷ (1 − 0.30) = 795.60 ÷ 0.70 = S/ 1,136.57
- Por persona: 1,136.57 ÷ 40 = S/ 28.41
- Redondeado hacia arriba: S/ 29 por persona, o sea 29 × 40 = S/ 1,160
- Margen real: (1,160 − 795.60) ÷ 1,160 = 364.40 ÷ 1,160 = 31.4%
Si das comprobante con IGV: 1,160 × 1.18 = S/ 1,368.80.
Fíjate que tu tiempo ya está dentro del costo. Los S/ 364.40 de ganancia son además de los S/ 192 que te pagas por tus 16 horas.
Por qué menos invitados cuesta más por persona
Ahora el mismo cliente pregunta cuánto sería para 20 personas. No basta con dividir entre dos. El taxi con las ollas, los alquileres y el ayudante cuestan lo mismo, y tu tiempo baja menos de lo que bajan los platos.
| Concepto | 20 personas |
|---|---|
| Comida: 8.14 × 20 | S/ 162.80 |
| Descartables: 1.20 × 20 | S/ 24.00 |
| Tu tiempo: 11 h × S/ 12 | S/ 132.00 |
| Ayudante | S/ 80.00 |
| Transporte | S/ 65.00 |
| Gas y alquiler | S/ 85.00 |
| Costo total | S/ 548.80 |
- Precio total: 548.80 ÷ 0.70 = S/ 784.00
- Por persona: 784.00 ÷ 20 = S/ 39.20
Con 20 invitados necesitas cobrar unos S/ 40 por persona para mantener el mismo margen, no S/ 29. Como el costo por persona baja a medida que suben los invitados, puedes publicar una tabla simple: S/ 40 por persona de 20 a 39 invitados, S/ 29 desde 40, y un mínimo de 20. Por debajo de ese mínimo, cotiza caso por caso.
El adelanto y las condiciones
El adelanto existe para que no pongas tu plata en un evento que puede cancelarse. Como mínimo debería cubrir todo lo que compras antes del día. En el ejemplo de 40 personas, las compras son comida, descartables, transporte, gas y alquiler: 325.60 + 48 + 65 + 85 = S/ 523.60. Un adelanto de 50% son S/ 580, así que las cubre.
Pon por escrito, junto con la cotización:
- Qué incluye el precio y qué no (mozos, menaje, IGV).
- El adelanto y cuándo se paga el saldo.
- La fecha límite para confirmar el número final de invitados.
- Cuánto cobras por cada invitado extra después de esa fecha.
- Qué pasa con el adelanto si el cliente cancela.
Para ver los eventos como canal de venta, con la capacidad que te ocupan y cómo encajan con el resto de tu negocio, revisa la guía de catering y eventos como canal.
Cuando te piden descuento
Es común que un cliente con un grupo grande pida rebaja. Antes de responder, recuerda que el descuento sale entero de tu ganancia. En el ejemplo, bajar de S/ 29 a S/ 27 por persona son S/ 80 menos sobre S/ 364.40 de ganancia: te quedarías con S/ 284.40, más de una quinta parte menos. En la guía sobre cuánto te cuesta de verdad un descuento tienes la cuenta completa. Si vas a ceder algo, cede en el menú (una entrada más sencilla) y no en el precio por persona.
Todo esto es la misma lógica de cómo poner precio a un producto de comida, aplicada a un pedido que se cotiza una sola vez.
Hazlo con la calculadora
Carga cada plato del menú en la calculadora de costos para tener el costo por porción; con esos números armas la tabla del pedido y sabes desde qué precio por persona te conviene aceptar.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto adelanto pido para un catering?
Lo suficiente para cubrir todo lo que tienes que comprar antes del evento, para no poner tu plata en riesgo. En el ejemplo, un adelanto de 50% cubre las compras con margen; el porcentaje exacto lo decides tú y lo pones por escrito.
¿Por qué cobro más por persona si son menos invitados?
Porque el transporte, los alquileres, el ayudante y buena parte de tu tiempo cuestan casi lo mismo para 20 que para 40 personas. Con menos invitados, esos costos se reparten entre menos platos.
¿Cuánta comida extra preparo para un evento?
Depende del tipo de evento y de tu experiencia con ese cliente. Decide un porcentaje de sobreproducción, inclúyelo en el costo y anota cuánto sobró cada vez para ajustarlo en la próxima cotización.
¿El precio del catering va con IGV?
Si emites comprobante con IGV, calcula tu precio sin IGV y luego multiplícalo por 1.18. Deja claro en la cotización si el monto incluye o no el IGV.