El catering y los pedidos para eventos te dan ventas grandes de una sola vez, pagadas por adelantado y sin comisión de app. A cambio, te ocupan días enteros de cocina, casi siempre en fin de semana, y te obligan a cotizar antes de tener todos los detalles. Te conviene cuando la contribución por hora de cocina del evento es igual o mayor que la de tu venta normal, el adelanto cubre lo que vas a gastar y puedes hacerlo sin dejar de atender a tus clientes de siempre.
Qué cambia frente a tu venta de todos los días
En tu venta normal haces lotes que conoces, a un precio fijo, y vendes de a pocos. Un evento cambia tres cosas.
- Precio a medida. Cada pedido tiene su cantidad, su presentación y su lugar de entrega. No hay precio de lista; hay cotización.
- Plata por adelantado. El cliente paga una parte antes de que compres los insumos. Bien manejado, el evento no te pide capital.
- Capacidad bloqueada. Un matrimonio de sábado te ocupa el viernes entero y la mañana del sábado. Esas horas ya no están para la feria, los pedidos por WhatsApp o la app de delivery.
Lo tercero es lo que más se olvida. El evento tiene que pagar sus insumos y, además, lo que habrías ganado en esas mismas horas con tu venta normal. En la guía de cómo elegir tus canales de venta tienes el panorama completo; aquí vamos a lo propio del catering.
La cotización: qué tiene que incluir
Una buena cotización evita la mitad de los problemas. Antes de dar un precio, pregunta y anota:
- Cantidad y fecha. Cuántas unidades, para cuántas personas, qué día y a qué hora.
- Presentación. Pirotines, bandejas, cajas individuales o mesa armada. Cada opción cambia el costo y las horas.
- Lugar de entrega. Distrito, si hay que subir pisos, si hay que esperar o armar en el local.
- Qué incluye y qué no. Si llevas bandejas propias que luego recoges, si dejas descartables, si te quedas a servir.
Con eso armas el precio siguiendo el método de cómo cotizar un pedido de catering: costo variable del pedido, horas de cocina, movilidad y el margen que necesitas. En el papel que le mandas al cliente escribe el precio total, el adelanto, la fecha límite para confirmar y hasta cuándo devuelves el adelanto si cancelan. Ponle una vigencia corta, porque los precios en Caquetá o Santa Anita no esperan a que el cliente se decida.
El adelanto
El adelanto tiene un trabajo concreto: que no pongas tu plata en el pedido de otro. La regla mínima es que cubra todo lo que vas a gastar antes de entregar: insumos, envases, bandejas y movilidad. Si el pedido es grande y vas a comprar con días de anticipación, cobra el adelanto antes de esa compra.
Una forma simple es pedir la mitad al confirmar, por Yape, Plin o transferencia, y el saldo antes de la entrega o al entregar. Si la mitad no alcanza para cubrir tus gastos, lo más probable es que el precio esté bajo. Revisa el precio antes de pedir más adelanto.
Deja claro qué pasa si cancelan. Hasta cierta fecha devuelves el adelanto; después ya compraste, y el adelanto se queda para cubrir lo gastado. Escrito así, no hay discusión.
La capacidad: lo que dejas de vender
Aquí está la cuenta que separa un buen evento de uno que solo parece bueno. Calcula dos números:
- Contribución del evento = precio cotizado − costo variable del pedido (insumos, envases, presentación y movilidad).
- Contribución por hora de cocina = contribución del evento ÷ horas que te ocupa, contando producción, armado y entrega.
Compáralo con lo que te deja una hora normal en tu mejor canal. Si el evento deja menos por hora, solo te conviene si esas horas iban a quedar vacías. Para hacer esa comparación entre todos tus canales, mira la guía de rentabilidad por canal.
Ejemplo: 200 alfajores para un matrimonio
Te piden 200 alfajores mini para la mesa de dulces de un matrimonio en Miraflores, un sábado. Cotizas S/ 1.60 por unidad porque es lo que has visto que se cobra.
Costo variable del pedido:
| Concepto | Cálculo | Monto |
|---|---|---|
| Insumos y pirotines | 200 × S/ 0.55 | S/ 110.00 |
| Bandejas y presentación | monto fijo | S/ 30.00 |
| Movilidad ida y vuelta | monto fijo | S/ 40.00 |
| Total | S/ 180.00 |
Horas: 6 de producción, 1 de armado y 1 de entrega = 8 horas.
Con S/ 1.60 por unidad:
- Precio total: 200 × 1.60 = S/ 320.00
- Contribución: 320.00 − 180.00 = S/ 140.00
- Por hora de cocina: 140.00 ÷ 8 = S/ 17.50
Lo que dejas de hacer: ese sábado no vas a la feria. Un sábado normal allí te deja S/ 200.00 de contribución, ya descontado el puesto, en 8 horas entre preparar y vender. Son 200.00 ÷ 8 = S/ 25.00 por hora.
El evento te deja S/ 7.50 menos por hora que tu sábado normal: S/ 60.00 menos en el día.
El precio que iguala tu sábado:
- Contribución que necesitas: S/ 200.00
- Precio total: 180.00 + 200.00 = S/ 380.00
- Por unidad: 380.00 ÷ 200 = S/ 1.90
El adelanto: la mitad de S/ 380.00 es S/ 190.00, que cubre los S/ 180.00 de costo variable. Con el precio de S/ 320.00, la mitad sería S/ 160.00 y pondrías S/ 20.00 de tu bolsillo hasta cobrar el saldo.
Si el cliente no acepta S/ 1.90, tienes tres salidas: una presentación más simple, que recojan ellos para ahorrarte los S/ 40.00 de movilidad, o decir que no y quedarte con tu feria.
Ahora cambia un dato. Si ese sábado no tenías nada, S/ 140.00 por un día que iba a quedar vacío es un buen trato. La misma cotización puede ser buena o mala según cómo esté tu semana.
Cuándo conviene el catering y cuándo no
Conviene cuando:
- El pedido cae en días que tu venta normal no usa, o su contribución por hora iguala o supera la de tu mejor canal.
- Puedes producir en lotes grandes algo que ya dominas, sin inventar una receta para cada cliente.
- El cliente acepta adelanto, fecha límite y condiciones por escrito.
No conviene cuando:
- Cada evento te pide un producto nuevo que tienes que probar y costear desde cero.
- La entrega es lejos y el pedido es chico; la movilidad se come la contribución.
- Para cumplir, dejas sin atender a los clientes fijos que te compran todas las semanas.
Una forma de ordenar todo esto es poner un pedido mínimo, por ejemplo 100 unidades, y un recargo de movilidad por zona. Los pedidos que no llegan al mínimo los atiendes con tu venta normal, al precio de siempre.
Si además alguien te propone dejar tus productos en su tienda para que los venda por ti, eso es otro trato con otros riesgos. Lo explicamos en la guía de venta a consignación.
Hazlo con la calculadora
Pon la receta en la calculadora de costos con el margen que quieres para saber el costo por unidad y el precio base. Luego súmale la presentación y la movilidad del evento, como en el ejemplo, y compara la contribución por hora con la de tu venta normal.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto adelanto debo pedir para un evento?
Como mínimo, lo que vas a gastar en insumos, envases, presentación y movilidad para ese pedido. Una forma simple es pedir la mitad al confirmar y el saldo antes de entregar.
¿Qué hago si el cliente cancela a última hora?
Escribe en la cotización hasta qué día devuelves el adelanto. Pasada esa fecha ya compraste los insumos, así que el adelanto se queda para cubrir lo gastado.
¿Me conviene aceptar un evento chico?
Mira la contribución por hora de cocina. Un pedido chico con entrega lejos puede dejarte menos por hora que tu venta normal. Pon un pedido mínimo o cobra la movilidad aparte.
¿Por cuánto tiempo vale mi cotización?
Ponle una vigencia corta, por ejemplo siete días. Los precios del mercado cambian y no te conviene respetar un precio calculado con insumos de hace un mes.