Como fazer uma previsão de fluxo de caixa simples

A previsão de fluxo de caixa é uma tabela com as próximas semanas nas colunas e, nas linhas, o dinheiro que vai entrar e o que vai sair. No pé de cada coluna você calcula o saldo com que fecha aquela semana. Ela serve para enxergar com antecedência a semana em que o dinheiro faltaria e agir antes. Para um pequeno negócio de comida, seis semanas bastam, atualizadas toda semana em 15 minutos.

Se ainda não está claro por que caixa e lucro andam por caminhos diferentes, comece pelo guia de fluxo de caixa para pequenos negócios de comida.

Antes de começar: três coisas que você precisa

1. O saldo real do negócio. Um número que você vê no banco ou conta no caixa. Se o dinheiro do negócio e o da casa estão na mesma conta, esse número não existe; primeiro separe o dinheiro pessoal e o do negócio.
2. As contas fixas com data. Aluguel, luz, gás, internet, a barraca da feira, parcelas de empréstimo.
3. A lista de quem te deve e quando paga. Padarias, lojas, empresas, apps de delivery.

Passo 1: monte a tabela

Colunas: semana 1 a semana 6. Linhas, nesta ordem:

• Saldo inicial
• Entradas, uma linha por tipo (vendas no Pix e dinheiro, recebimentos a prazo, sinais)
• Saídas, uma linha por tipo (ingredientes, embalagens, contas fixas, transporte, sua retirada)
• Saldo da semana (entradas menos saídas)
• Saldo final (saldo inicial mais saldo da semana)

O saldo final de uma semana é o saldo inicial da seguinte.

Passo 2: as entradas, na data em que você recebe

Lance cada entrada na semana em que o dinheiro cai na conta, não na semana da venda. Pix e dinheiro entram no mesmo dia. Cartão entra quando a maquininha repassa. O que você entrega para uma padaria com 14 dias de prazo entra duas semanas depois. iFood e outros apps entram no dia do repasse, já sem a comissão.

Para as vendas que você ainda não tem, use o que vendeu em semanas parecidas e fique um pouco abaixo. Se em dezembro você vende mais, não use dezembro para prever março.

Passo 3: as saídas, todas

É aqui que as coisas ficam esquecidas. Repasse:

• Ingredientes e embalagens conforme o que você vai produzir em cada semana.
• Contas fixas na semana do vencimento.
• Transporte, botijão de gás, motoboy que você paga.
• A sua retirada. Sem ela, a previsão mente para você.
• Compras grandes que você já sabe que vêm.

Passo 4: a sua linha vermelha

Defina um saldo mínimo abaixo do qual você não quer ficar. Uma regra prática é o que você gasta na sua semana mais pesada. Quando uma semana fecha abaixo disso, é essa semana que você precisa resolver.

Exemplo: uma encomenda de kits de pão de mel

Você faz pão de mel e doces. Uma empresa encomenda 200 kits a R$ 18,00 para presentear clientes no fim do ano: R$ 3.600,00. Paga 50% de sinal na confirmação (R$ 1.800,00) e o restante 15 dias depois da entrega, que acontece no fim da semana 3. Esse restante entra na semana 5.

O que você sabe:

• Saldo inicial: R$ 800,00. Linha vermelha: R$ 500,00.
• Vendas normais: R$ 1.600,00 por semana, mas R$ 1.100,00 nas semanas 2 e 3, porque a encomenda toma o seu tempo.
• Ingredientes normais: R$ 640,00 por semana, R$ 440,00 nas semanas 2 e 3.
• Para a encomenda: caixinhas, fitas e etiquetas R$ 560,00 (200 × R$ 2,80) na semana 1; chocolate, mel e farinha R$ 720,00 (200 × R$ 3,60) na semana 2; uma ajudante R$ 650,00 na semana 3.
• Aluguel, luz e gás: R$ 700,00 nas semanas 1 e 5. Transporte: R$ 100,00 por semana. Sua retirada: R$ 500,00 por semana.

Confira a semana 1: entram R$ 3.400,00 e saem R$ 2.500,00 (640 + 560 + 700 + 100 + 500). Saldo da semana R$ 900,00; R$ 800,00 + R$ 900,00 = R$ 1.700,00.

O que a tabela mostra

Primeiro: a semana 3 cruza a linha vermelha. Fecha em R$ 450,00, abaixo dos seus R$ 500,00. Solução: nessa semana retire R$ 350,00 em vez de R$ 500,00 e recupere os R$ 150,00 na semana 5, quando entra o restante da encomenda. A semana 3 fecha em R$ 600,00, a 4 em R$ 960,00 e a 5 volta a R$ 2.270,00.

Segundo: não gaste o sinal. Na semana 1 você tem R$ 1.700,00, e uma batedeira planetária usada de R$ 1.200,00 está te chamando. Se comprar nessa semana, fecha em R$ 500,00 e a semana 2 termina em R$ −160,00. Se comprar na semana 5, com o ajuste acima, fecha em R$ 1.070,00 e a semana 6 em R$ 1.430,00, sempre acima da linha vermelha.

Terceiro: a encomenda vale a pena. Deixa R$ 3.600,00 − R$ 560,00 − R$ 720,00 − R$ 650,00 = R$ 1.670,00, sem contar o seu tempo. O problema nunca foi a encomenda; foi a ordem das datas. Quanto dinheiro você precisa ter parado no negócio para aguentar essa diferença é o que mede o capital de giro.

Como manter a previsão viva

• Mesmo dia, toda semana. Por exemplo, segunda de manhã, antes de ir ao atacarejo.
• Troque previsão por realidade. Apague a semana que passou e use o saldo real do banco como novo saldo inicial.
• Compare. Se recebeu menos que o previsto, descubra por quê: cliente que atrasou, feira fraca. Corrija as próximas semanas.
• Acrescente uma semana no fim. Assim você sempre olha seis semanas à frente.

Erros comuns

• Lançar a venda na data da venda. Entrega a prazo só vira dinheiro quando o cliente paga.
• Esquecer a sua retirada. A previsão fica perfeita e depois não sobra para as contas de casa.
• Prever só o mês. Um mês positivo pode esconder uma semana no vermelho.
• Nunca mais olhar. Previsão que não é atualizada perde a utilidade em duas semanas.

Faça na calculadora

A maior linha de saídas são ingredientes e embalagens. Na calculadora de custos você coloca a receita e recebe o custo por kit ou por unidade; multiplique pelo que pretende produzir em cada semana e você tem essa linha da previsão.