Como montar uma reserva de caixa no negócio de comida

Reserva de caixa é dinheiro do negócio guardado à parte para quando algo dá errado: a fritadeira quebra, uma empresa paga a encomenda atrasada ou as vendas caem num mês. Para um pequeno negócio de comida, uma boa primeira meta é um mês de custos fixos, mais uma reposição de ingredientes e o conserto mais provável. Você junta esse valor separando um percentual fixo das vendas de cada semana, e só mexe nele em emergências que você definiu antes.

Para que serve a reserva, e para que não serve

A reserva mantém o negócio de pé quando entra menos dinheiro do que o esperado, ou quando sai muito de uma vez. Ela serve para:

• Pagar os custos fixos num mês de vendas fracas.
• Consertar ou trocar um equipamento que você precisa para produzir.
• Comprar ingredientes enquanto um cliente grande atrasa o pagamento.
• Segurar uma alta forte no preço de um ingrediente enquanto você ajusta o seu preço.

Ela não serve para comprar em quantidade porque está barato no atacarejo, para um equipamento novo que você quer mas não precisa, nem para gastos pessoais. Se você não deixar isso por escrito, a reserva vai embora em coisas que pareciam urgentes.

De quanto deve ser a sua reserva

Faça a conta com três números:

1. Um mês de custos fixos. O que você paga vendendo ou não: gás, energia, internet, combustível, aluguel se tiver, e o pró-labore mínimo de que você precisa para viver. Se você não tira um valor fixo, coloque um mesmo assim: se o negócio não te paga, o dinheiro sai de outro lugar. Se você é MEI, inclua o DAS (confira o limite e o valor atual no Portal do Empreendedor, gov.br).
2. Uma reposição. O que você gasta com ingredientes e embalagens numa semana normal. Se o caixa secar, isso garante que você continue produzindo.
3. O conserto mais provável. Pense em qual equipamento quebra primeiro e quanto custa consertar.

Reserva inicial = um mês de custos fixos + uma reposição + o conserto mais provável.

Próxima meta = dois meses de custos fixos + uma reposição + o conserto mais provável.

Se as suas vendas dependem muito de um cliente ou de uma época do ano, mire mais alto. Se você vende todo dia para muita gente diferente, a reserva inicial já dá bastante fôlego.

Exemplo: salgados por encomenda

Você faz salgados para festas e para empresas, com pedidos por WhatsApp. Seus números do mês:

Se você é MEI, some o DAS a esse total; no exemplo ele fica de fora.

• Reposição de uma semana de ingredientes e embalagens: R$ 400,00.
• Conserto mais provável (a fritadeira): R$ 350,00.

Reserva inicial: 2.140 + 400 + 350 = R$ 2.890,00.

Próxima meta: (2.140 × 2) + 400 + 350 = 4.280 + 750 = R$ 5.030,00.

Como juntar. Você vende R$ 1.800,00 por semana.

• Separando 5%: 1.800 × 0,05 = R$ 90,00 por semana. Você chega a R$ 2.890,00 em 2.890 ÷ 90 = 32,1 semanas, ou seja, 33 semanas.
• Separando 8%: 1.800 × 0,08 = R$ 144,00 por semana. Você chega em 2.890 ÷ 144 = 20,1 semanas, ou seja, 21 semanas.

Quando usar. No quinto mês a fritadeira quebra (R$ 350,00) e uma empresa paga uma encomenda de R$ 800,00 com 30 dias de atraso. Você tira R$ 1.150,00 da reserva e continua comprando ingredientes normalmente. Sobram 2.890 − 1.150 = R$ 1.740,00. Separando 8% (R$ 144,00 por semana), você repõe os R$ 1.150,00 em 1.150 ÷ 144 = 8 semanas.

Sem reserva, nessa mesma semana você teria que escolher entre parar de produzir, pegar dinheiro emprestado ou pagar o conserto do próprio bolso.

As regras da reserva

1. Conta separada. A reserva fica numa conta diferente da que recebe o Pix das vendas e paga as compras. Se você vê o dinheiro todo dia, acaba gastando.
2. Percentual fixo toda semana. Separe um percentual das vendas no mesmo dia da semana, antes de ir ao atacarejo. O percentual se ajusta sozinho: vendeu mais, guardou mais.
3. Lista de emergências por escrito. Defina o que conta como emergência. Se não está na lista, não sai da reserva.
4. Repor depois de usar. Cada vez que usar, aumente o percentual até voltar ao valor anterior.
5. Revisar a cada três meses. Se os custos fixos subiram, a reserva também precisa subir.

Para seguir essas regras, você precisa saber quanto vende e quanto gasta de verdade toda semana. O controle financeiro básico dá esses números sem você precisar ser contador.

Onde guardar

A reserva precisa estar disponível no mesmo dia, porque emergência não avisa. Uma conta separada, no seu nome ou no CNPJ, funciona bem. Evite aplicações que levam semanas para liberar ou que podem perder valor justo quando você precisa. E não guarde em dinheiro vivo na cozinha: ele se mistura com o caixa do dia.

Reserva ou empréstimo

A reserva tem um custo: é dinheiro que você não está usando para crescer. O empréstimo também custa, e ainda coloca uma parcela fixa justo no mês em que as coisas vão mal. Para emergências pequenas e frequentes, a reserva quase sempre sai melhor. Para um investimento grande e planejado, um empréstimo pode fazer sentido se as contas fecharem; o guia sobre empréstimos e financiamento mostra o que perguntar e como comparar a parcela com a sua margem.

Veja o problema chegando

A reserva segura o tranco, mas é melhor ver o problema antes. Uma previsão de caixa semanal mostra com semanas de antecedência quando você vai ficar curto, por exemplo quando a compra grande do mês cai na mesma semana de um pagamento atrasado. O guia de fluxo de caixa para negócios de comida explica como as duas coisas se encaixam.

Faça na calculadora

Coloque seus produtos na calculadora de custos para ver a margem de contribuição de cada um. Com esse número você sabe quantas unidades a mais precisa vender para montar a reserva sem cortar o seu pró-labore.