O controle financeiro de um pequeno negócio de comida se resume a cinco registros: o que você vende, o que você gasta com comprovante, o que você tira ou coloca, o que te devem e o que você deve, e uma contagem de estoque por mês. Com isso você confere o caixa toda semana e fecha o mês sabendo quanto vendeu, quanto custou e quanto sobrou. O resto é detalhe.
Os cinco registros mínimos
1. Vendas. Cada venda ou cada dia de vendas: data, produto, quantidade, preço, canal (encomenda, feira, iFood) e forma de pagamento (Pix, cartão, dinheiro). Num dia de feira cheia, basta um total por forma de pagamento.
2. Gastos. Data, de quem comprou, o quê, valor, categoria e forma de pagamento. Cada gasto com a nota ou o cupom; se não tiver, uma foto da etiqueta de preço ou do bilhete. O guia sobre como guardar notas e registros de compra mostra quais dados anotar para que sirvam depois.
3. Retiradas e aportes. Cada vez que você tira dinheiro do negócio para você, ou coloca dinheiro seu no negócio. Não é despesa nem venda. Vai numa lista própria.
4. O que te devem e o que você deve. A cafeteria que paga no fim do mês, o fornecedor que deixa pagar na sexta. Uma lista com nome, valor e data de pagamento.
5. Contagem de estoque. Uma vez por mês, quanto você tem de ingredientes, embalagens e produto pronto, pelo preço que pagou. Sem essa contagem você não sabe quanto do que comprou foi usado de verdade.
Poucas categorias de gasto
Use de seis a oito categorias, não mais: ingredientes, embalagens e etiquetas, gás e energia, transporte, aluguel ou barraca, taxas e comissões, equipamentos, outros. Com poucas categorias você anota rápido e compara um mês com o outro sem se perder.
Separe as compras que viram produto (ingredientes, embalagens) dos custos fixos (gás, combustível, internet). As primeiras sobem e descem com a produção; os segundos são pagos do mesmo jeito.
A rotina: cinco minutos por dia, meia hora por semana
- Todo dia: anote as vendas do dia por forma de pagamento e guarde os comprovantes num lugar só (um envelope, uma pasta de fotos no celular).
- Toda semana: passe os comprovantes para o registro de gastos e confira o caixa.
- Todo mês: conte o estoque, some vendas e gastos por categoria e tire o resultado do mês.
Como conferir o caixa
Caixa é todo o dinheiro do negócio: dinheiro vivo, saldo da conta que recebe o Pix e o saldo a receber da maquininha. A conta é:
saldo inicial + entradas − saídas = saldo esperado
Depois você confere o que existe de fato. Se bater, os registros estão completos. Se não, falta anotar alguma coisa.
Exemplo: bolo de pote
Você vende bolo de pote por encomenda no WhatsApp e numa feira aos domingos. Esta é uma semana:
| Item | Valor |
|---|---|
| Saldo inicial (dinheiro + conta) | R$ 480,00 |
| Vendas no Pix | + R$ 1.250,00 |
| Vendas no cartão | + R$ 420,00 |
| Vendas em dinheiro | + R$ 230,00 |
| Ingredientes | − R$ 520,00 |
| Potes e etiquetas | − R$ 160,00 |
| Gás | − R$ 35,00 |
| Combustível das entregas | − R$ 85,00 |
| Sua retirada | − R$ 600,00 |
- Entradas: 1.250 + 420 + 230 = R$ 1.900,00.
- Saídas: 520 + 160 + 35 + 85 + 600 = R$ 1.400,00.
- Saldo esperado: 480 + 1.900 − 1.400 = R$ 980,00.
- Saldo conferido: R$ 948,00.
- Diferença: 980 − 948 = R$ 32,00.
Você revisa a semana e encontra R$ 32,00 de morangos comprados em dinheiro na feira, sem anotar. Lança a compra e o caixa bate.
O fechamento do mês. Você junta as quatro semanas:
- Vendas do mês: R$ 7.600,00.
- Compras de ingredientes e embalagens: R$ 2.750,00.
- Estoque no início do mês: R$ 350,00. No fim: R$ 420,00.
- Custo do que foi usado: 350 + 2.750 − 420 = R$ 2.680,00.
- Lucro bruto: 7.600 − 2.680 = R$ 4.920,00, ou seja, 4.920 ÷ 7.600 = 64,7% das vendas.
- Despesas: gás R$ 140,00, combustível R$ 340,00, taxa da maquininha R$ 50,40 (com uma taxa de exemplo de 3% sobre R$ 1.680,00 em cartão), internet e celular R$ 90,00. Total: R$ 620,40.
- Resultado do mês antes do seu pró-labore: 4.920 − 620,40 = R$ 4.299,60.
Você retirou R$ 2.400,00 no mês (R$ 600,00 por semana). Essa retirada não entra no resultado; ela sai dele. Ficam 4.299,60 − 2.400 = R$ 1.899,60 no negócio, que aparecem no caixa e no estoque.
Repare no estoque. Você comprou R$ 2.750,00, mas usou R$ 2.680,00. Os R$ 70,00 de diferença estão no armário em forma de leite condensado e potes. É dinheiro que saiu do caixa e ainda não virou venda; o guia sobre como o estoque prende o seu caixa explica por que vale ficar de olho nele.
O que a lei vai pedir
Os registros deste guia são para você entender o seu negócio. O que a lei exige depende de como você está formalizado e de quanto fatura: que notas emitir, que registros guardar, o que declarar. Se você é MEI, confira as obrigações atuais no Portal do Empreendedor (gov.br); em qualquer caso, um contador confirma o que vale para você. Com vendas e gastos organizados, essa conversa fica curta e barata.
Para que mais serve
Com as contas em dia você vê quanto a operação custa por mês, se a alta de um ingrediente está comendo a sua margem e quanto dinheiro você tem de verdade. Também é a primeira coisa que pedem se um dia você buscar crédito: o guia sobre empréstimos e financiamento mostra quais números revisar antes de pedir. E é a base para acompanhar o seu fluxo de caixa semana a semana.
Faça na calculadora
Seus registros dizem quanto você gastou; a calculadora de custos diz quanto cada produto deveria custar. Coloque as receitas com os preços das suas notas e compare: se o custo do que foi usado no mês ficar bem acima do que as receitas somam, há desperdício ou porções maiores que você não está vendo.
Perguntas frequentes
Preciso de um sistema de gestão para começar?
Não. Um caderno ou uma planilha organizada bastam no começo. O que importa é anotar tudo, sempre do mesmo jeito, e conferir o caixa toda semana.
O dinheiro que eu tiro para mim é despesa do negócio?
Não. É retirada, ou pró-labore. Anote separado. Se misturar com as despesas, o negócio parece menos lucrativo do que é e você não sabe quanto está se pagando.
O que fazer quando o caixa não bate?
Procure primeiro compras sem nota e Pix que você não anotou. Se a diferença é pequena e se repete, revise como você conta o dinheiro do dia.
Que registros o MEI precisa guardar?
Confira as obrigações atuais no Portal do Empreendedor (gov.br) ou com um contador. Os registros deste guia servem para você entender o seu negócio e não substituem o que a lei exige.