Um registro de compras serve quando mostra quanto você pagou por quilo, litro ou unidade de cada ingrediente, onde e quando. Para isso, anote de cada compra a data, o lugar, o produto, a quantidade com a unidade, o total pago e o preço por unidade base, e guarde uma foto do cupom ou da etiqueta da gôndola. Com isso você mantém os custos em dia, compara lugares e enxerga aumentos que uma nota esquecida na gaveta nunca vai mostrar.
O que anotar de cada compra
Cada linha do registro é um produto comprado, e não uma nota. Um cupom do atacarejo com doze itens vira doze linhas.
- Data. Para ver quando um preço muda.
- Lugar ou fornecedor. Assaí, Atacadão, o mercado do bairro, a banca da feira, a loja de embalagens.
- Produto, sempre com o mesmo nome. Se um dia você escreve "leite condensado" e no outro "LC caixinha", não vai conseguir comparar.
- Quantidade e unidade como comprou. 12 caixinhas de 395 g, 1 pacote de 100 forminhas, 1 kg.
- Total pago.
- Preço por unidade base. Total ÷ quantidade em quilos, litros ou unidades. É esse número que entra no custo. Para dúzias, maços e pacotes, o guia de unidades e conversões tem as equivalências.
- Forma de pagamento. Pix, cartão, dinheiro. Ajuda a fechar o caixa.
- Observações. Marca, qualidade, se faltou algo, se a entrega atrasou.
Esse último campo parece sobrar, mas é ele que mostra, com o tempo, qual fornecedor cumpre e qual não. Quando você tiver que decidir de quais fornecedores depender, vai ter dados no lugar de lembranças.
Fotos de cupons e etiquetas
O celular faz metade do trabalho.
- Foto do cupom assim que pagar. O cupom térmico apaga com o tempo e o papel some. A foto fica.
- Foto da etiqueta da gôndola. No mercado e no atacarejo a etiqueta costuma mostrar o preço por quilo ou por litro. Serve para comparar embalagens e acompanhar o preço de coisas que você não comprou naquele dia.
- Foto ou anotação na feira. Se a banca não dá nota, anote na hora. Se der, peça para escreverem o total num papel e fotografe.
Guarde as fotos num álbum por mês. Uma vez por semana, em quinze minutos, passe o que é novo para o registro. Se deixar para o fim do mês, acumula e você para de fazer.
Exemplo: brigadeiro e um aumento que ninguém avisou
Você vende caixas com 12 brigadeiros. Esta é parte do seu registro da primeira quinzena de outubro:
| Data | Lugar | Produto | Quantidade | Total | Preço por unidade base |
|---|---|---|---|---|---|
| 02/10 | Atacarejo | Leite condensado | 12 caixinhas de 395 g | R$ 77,88 | R$ 6,49 por caixinha (R$ 16,43 por kg) |
| 02/10 | Atacarejo | Chocolate em pó 50% | 1 kg | R$ 38,90 | R$ 38,90 por kg |
| 02/10 | Atacarejo | Manteiga | 500 g | R$ 22,90 | R$ 45,80 por kg |
| 04/10 | Loja de embalagens | Forminhas nº 4 | pacote de 100 | R$ 4,50 | R$ 0,045 por forminha |
| 04/10 | Loja de embalagens | Caixas para 12 brigadeiros | 25 unidades | R$ 30,00 | R$ 1,20 por caixa |
No dia 16 você volta ao atacarejo e paga R$ 7,29 na caixinha de leite condensado (R$ 18,46 por kg) e R$ 44,90 no quilo do chocolate em pó. No caixa quase não dá para perceber: é "o de sempre, um pouco mais caro". No registro dá.
Cada caixa de 12 brigadeiros usa meia caixinha de leite condensado e 25 g de chocolate em pó.
- Leite condensado: a caixinha subiu 7,29 − 6,49 = R$ 0,80. Meia caixinha por caixa: 0,5 × 0,80 = R$ 0,40 a mais.
- Chocolate: o quilo subiu 44,90 − 38,90 = R$ 6,00. Por caixa: 0,025 × 6,00 = R$ 0,15 a mais.
- Total: 0,40 + 0,15 = R$ 0,55 a mais por caixa.
Se a sua caixa tinha custo carregado de R$ 18,00, agora custa R$ 18,55. Com 30 caixas por mês, são R$ 16,50 a menos de lucro todo mês, sem você ter mudado nada. Percebendo a tempo, a decisão é sua: absorver, comprar em outro lugar ou ajustar o preço.
Agora imagine o mesmo mês registrado como "Atacarejo R$ 139,68" e "Atacarejo R$ 155,28". Você sabe que gastou mais, mas não com o quê, nem se comprou mais ou se os preços subiram. Esse registro serve para o caixa, não para o custo.
O que os registros dão com o tempo
Um registro bem feito responde perguntas que, sem ele, você responde no chute:
- Meus custos ainda estão certos? Compare o preço por quilo de hoje com o que você usou para custear.
- Onde vale comprar cada coisa? Com preço por unidade base de vários lugares, a comparação é direta.
- Quando cada ingrediente encarece? Com um ano de dados, você tem o seu calendário de safra e entressafra.
- Quanto eu uso por semana? Somando o que comprou, você sabe o consumo real, que é a base para planejar as compras a partir da produção.
No guia de como comprar ingredientes para um negócio de comida você vê onde o registro entra em toda a rotina de compras.
Notas fiscais e contador
O registro para custear e os documentos que você guarda para o fisco se parecem, mas não são a mesma coisa. Para o custo, basta anotar direito. Para impostos, quais notas pedir, por quanto tempo guardar e como lançar depende de como o seu negócio está registrado. Confirme com o seu contador, sem supor.
O que você já pode fazer: guardar todas as notas e cupons organizados por mês e separar as compras do negócio das compras de casa. Se um cupom mistura as duas coisas, registre só o que é do negócio. No guia sobre controle financeiro básico para quem vende comida está o mínimo de registros que vale manter além do de compras.
Faça na calculadora
Quando o registro mostrar um preço novo, coloque a receita na calculadora de custos com esse preço; ela mostra o novo custo carregado por unidade e se o seu preço de venda ainda deixa a margem que você quer.
Perguntas frequentes
E se na feira não tiver nota?
Anote a compra na hora, no celular ou num caderno: data, banca, produto, quantidade e quanto pagou. Uma anotação feita ali vale mais para o seu custo do que uma nota que você nunca vai ler.
Por quanto tempo devo guardar notas e cupons?
Depende de como o seu negócio está registrado. Confirme com o seu contador e, enquanto isso, guarde tudo organizado por mês.
Peço CPF ou CNPJ na nota?
Se você tem CNPJ, por exemplo como MEI, pergunte ao seu contador o que vale mais a pena no seu caso. Para o custo dos produtos, o que importa é anotar o que comprou e quanto pagou.
Preciso de um programa especial para isso?
Não. Uma planilha ou um caderno funcionam se você anotar sempre os mesmos dados. O que importa é o preço por unidade base e a constância, não a ferramenta.