Un registro de compras sirve cuando te dice cuánto pagaste por kilo, litro o unidad de cada insumo, dónde y cuándo. Para eso, de cada compra anota fecha, lugar, producto, cantidad con su unidad, total pagado y precio por unidad base, y guarda una foto de la boleta o de la etiqueta del estante. Con eso puedes actualizar tus costos, comparar lugares y ver subidas de precio que una boleta guardada en un cajón nunca te va a mostrar.
Qué anotar de cada compra
Cada línea de tu registro es un producto comprado, no una boleta. Una boleta de Makro con doce productos son doce líneas.
- Fecha. Para ver cuándo sube o baja un precio.
- Lugar o proveedor. Makro, Plaza Vea, la casera del Mercado de Surquillo, el distribuidor que te trae los envases.
- Producto, siempre con el mismo nombre. Si un día escribes "harina" y otro "harina sin preparar 5 kg", no vas a poder comparar.
- Cantidad y unidad tal como lo compraste. 1 balde de 5 kg, 2 bolsas de 1 kg, 50 cajas, 1 docena.
- Total pagado.
- Precio por unidad base. Total ÷ cantidad en kilos, litros o unidades. Esto es lo que usas para costear. Si tienes dudas con docenas, atados o paquetes, en la guía de unidades y conversiones están las equivalencias.
- Forma de pago. Efectivo, Yape, Plin, tarjeta. Te ayuda a cuadrar la caja.
- Notas. Marca, calidad, si faltó algo, si el pedido llegó tarde.
Ese último campo parece de más, pero es el que te dice con el tiempo qué proveedor cumple y cuál no. Cuando tengas que decidir a qué proveedor comprarle, vas a tener datos en lugar de recuerdos.
Fotos de boletas y de etiquetas
El celular te ahorra la mitad del trabajo.
- Foto de la boleta apenas pagas. La tinta de las boletas térmicas se borra con el tiempo y el papel se pierde. La foto queda.
- Foto de la etiqueta del estante. En el supermercado la etiqueta suele mostrar el precio por kilo o por litro. Te sirve para comparar presentaciones y para anotar precios de productos que no compraste ese día pero quieres seguir.
- Foto o nota en el mercado. Si la casera no da boleta, anota en el momento. Si puede, pídele que te escriba el total en un papelito y fotografíalo.
Guarda las fotos en un álbum por mes. Una vez por semana, en quince minutos, pasa lo nuevo a tu registro. Si lo dejas para fin de mes, se acumula y ya no lo haces.
Ejemplo: alfajores y una subida que nadie avisó
Vendes cajas de seis alfajores. Este es parte de tu registro de la primera quincena de octubre:
| Fecha | Lugar | Producto | Cantidad | Total | Precio por unidad base |
|---|---|---|---|---|---|
| 02/10 | Makro | Harina sin preparar | 5 kg | S/ 21.50 | S/ 4.30 por kg |
| 02/10 | Makro | Mantequilla | 1 kg | S/ 28.90 | S/ 28.90 por kg |
| 02/10 | Makro | Manjar blanco | balde de 5 kg | S/ 62.50 | S/ 12.50 por kg |
| 04/10 | Bodega | Azúcar en polvo | 500 g | S/ 4.20 | S/ 8.40 por kg |
| 04/10 | Mercado de Surquillo | Cajas para 6 alfajores | 50 unidades | S/ 30.00 | S/ 0.60 por caja |
El 16 de octubre vuelves a Makro y pagas S/ 32.50 por el kilo de mantequilla y S/ 70.00 por el balde de manjar, o sea S/ 14.00 por kg. En la caja registradora no lo notas: es "lo de siempre, un poco más caro". En el registro sí.
Cada caja lleva 60 g de mantequilla y 90 g de manjar.
- Mantequilla antes: 0.06 × 28.90 = S/ 1.734. Ahora: 0.06 × 32.50 = S/ 1.950. Diferencia: S/ 0.216 por caja.
- Manjar antes: 0.09 × 12.50 = S/ 1.125. Ahora: 0.09 × 14.00 = S/ 1.260. Diferencia: S/ 0.135 por caja.
- Total: 0.216 + 0.135 = S/ 0.35 más por caja.
Si tu caja tenía un costo cargado de S/ 9.00, ahora es S/ 9.35. Con 40 cajas al mes son S/ 14.04 menos de ganancia cada mes, sin que hayas cambiado nada. Si lo detectas a tiempo, decides tú: absorberlo, buscar otro lugar o ajustar el precio.
Ahora imagina el mismo mes registrado como "Makro S/ 112.90" y "Makro S/ 125.30". Sabes que gastaste más, pero no en qué, ni si fue porque compraste más o porque subieron los precios. Ese registro sirve para la caja, pero no para tus costos.
Lo que te dan los registros con el tiempo
Un registro bien llevado responde preguntas que de otra forma contestas a ojo:
- ¿Mis costos siguen siendo verdad? Comparas el precio por kilo de hoy con el que usaste para costear.
- ¿Dónde conviene comprar cada cosa? Con precios por unidad base de varios lugares, la comparación es directa.
- ¿Cuándo sube cada insumo? Con un año de datos tienes tu calendario de precios de temporada.
- ¿Cuánto uso por semana? Sumando lo comprado sabes tu consumo real, que es la base para planificar tus compras desde tu producción.
En la guía de cómo comprar insumos para un negocio de comida ves cómo encaja el registro dentro de toda la rutina de compras.
Boletas, facturas y SUNAT
El registro de compras para costear y los comprobantes que te pide la ley son cosas distintas, aunque se parecen. Para tus costos te basta con anotar bien. Para impuestos, qué comprobante pedir (boleta o factura), cuánto tiempo guardarlos y cómo registrarlos depende de tu régimen tributario. Confírmalo con SUNAT o con un contador, sin suponer.
Lo que sí puedes hacer desde ya: guarda todos los comprobantes ordenados por mes y separa las compras del negocio de las de tu casa. Si una boleta mezcla las dos cosas, anota en tu registro solo lo del negocio. Los precios al consumidor normalmente incluyen el IGV de 18% (SUNAT); si alguna vez necesitas el monto sin IGV, es total ÷ 1.18. En la guía sobre contabilidad básica para emprendedores de comida está el mínimo de registros que conviene llevar además del de compras.
Hazlo con la calculadora
Cuando tu registro muestre un precio nuevo, pon tu receta en la calculadora de costos con ese precio; te muestra el nuevo costo cargado por unidad y si tu precio de venta todavía te deja el margen que quieres.
Preguntas frecuentes
¿Qué hago si en el mercado no me dan boleta?
Anota la compra en el momento, en el celular o en una libreta: fecha, puesto, producto, cantidad y lo que pagaste. Una nota hecha ahí mismo vale más para tus costos que una boleta que nunca vas a leer.
¿Cuánto tiempo debo guardar las boletas y facturas?
Depende de tu régimen y de lo que te pida SUNAT. Confírmalo con SUNAT o con tu contador, y mientras tanto guarda todo, ordenado por mes.
¿Anoto los precios con o sin IGV?
Anota lo que pagaste, que normalmente ya incluye el IGV. Si tu contador te pide el monto sin IGV, se calcula como precio ÷ 1.18.
¿Necesito un programa especial para esto?
No. Una hoja de cálculo o una libreta funcionan si anotas siempre los mismos datos. Lo que importa es el precio por unidad base y la constancia, no la herramienta.