Para planificar tus compras desde tu producción, parte de cuántos lotes de cada producto vas a hacer en la semana, multiplica la receta de cada lote por ese número, suma cada insumo entre todos los productos, réstale lo que ya tienes, ajusta por merma donde haga falta y redondea a las presentaciones que de verdad venden. Luego separa la lista por lugar de compra y ponle precio. Así compras lo que vas a usar, no lo que crees que falta, y sabes cuánto vas a gastar antes de salir.
Paso 1: el plan de producción de la semana
Todo empieza con una tabla simple: qué productos vas a hacer y cuántos lotes de cada uno. Esa cifra sale de tus pedidos, de lo que vendiste las semanas anteriores y de tus horas de cocina disponibles. En la guía de planificación de la producción ves cómo decidir cuánto hacer cada semana. Aquí partimos de que ya lo decidiste.
Trabaja en lotes, no en unidades. Si tu receta de alfajores da 10 cajas, piensa "4 lotes", no "40 cajas". Así multiplicas la receta tal cual.
Paso 2: la receta de cada lote, en peso
Cada producto necesita su receta por lote con cantidades en gramos, kilos, litros o unidades. "Una taza de azúcar" o "un poco de manjar" no se pueden sumar. Si todavía no tienes tus recetas escritas así, ese es el primer trabajo.
Si alguna cantidad está en peso limpio (fruta pelada, pollo sin hueso), anota también tu rendimiento medido. Lo necesitas en el paso 5.
Paso 3: multiplica y suma por insumo
Para cada insumo: cantidad por lote × número de lotes, producto por producto, y suma. La harina de los alfajores y la de los kekes van en la misma línea, porque la compras en la misma bolsa.
Paso 4: resta lo que ya tienes
Antes de salir, cuenta lo que hay de cada insumo del plan. No hace falta un inventario completo: basta con lo que vas a usar. Lo que necesitas comprar es el total del paso 3 menos lo que tienes.
Paso 5: merma y margen de seguridad
Dos ajustes, solo donde aplican:
- Rendimiento. Si la receta pide 2 kg de fruta pelada y tu rendimiento medido es 80%, tienes que comprar 2 ÷ 0.80 = 2.5 kg.
- Margen de seguridad. Para lo que se rompe o varía (huevos, fruta para jugo), compra un poco más. Para lo demás, no.
Paso 6: redondea a lo que venden
Nadie vende 3.4 kg de mantequilla en un solo bloque. Redondea hacia arriba a la presentación que compras y anota lo que te va a sobrar, porque eso entra en el conteo de la semana siguiente.
Paso 7: separa por lugar y ponle precio
Agrupa la lista por dónde compras cada cosa: mayorista, mercado, distribuidor de envases. Así haces un recorrido ordenado y no olvidas nada. Si un insumo es crítico, anota también tu plan B, por si tu proveedor de siempre no lo tiene; en la guía de cómo elegir proveedores ves cómo tener respaldos. Después pon el precio de tu última compra a cada línea y súmalo: ese es tu presupuesto de la semana.
Ejemplo: alfajores y kekes
Esta semana vas a hacer 4 lotes de alfajores (10 cajas cada uno) y 3 lotes de keke (4 kekes cada uno).
Recetas por lote:
- Alfajores: harina 1.5 kg, mantequilla 0.6 kg, manjar blanco 1.2 kg, azúcar en polvo 0.2 kg.
- Keke: harina 1.2 kg, mantequilla 0.5 kg, azúcar 1.0 kg, huevos 16, naranjas 6.
Pasos 3 y 4: totales y lo que falta
| Insumo | Alfajores (× 4) | Keke (× 3) | Total | Tienes | Falta |
|---|---|---|---|---|---|
| Harina | 6.0 kg | 3.6 kg | 9.6 kg | 2.0 kg | 7.6 kg |
| Mantequilla | 2.4 kg | 1.5 kg | 3.9 kg | 0.5 kg | 3.4 kg |
| Manjar blanco | 4.8 kg | - | 4.8 kg | 1.0 kg | 3.8 kg |
| Azúcar en polvo | 0.8 kg | - | 0.8 kg | 1.0 kg | 0 |
| Azúcar | - | 3.0 kg | 3.0 kg | 1.0 kg | 2.0 kg |
| Huevos | - | 48 | 48 | 0 | 48 |
| Naranjas | - | 18 | 18 | 0 | 18 |
Pasos 5 a 7: lo que compras, dónde y cuánto cuesta
| Lugar | Compra | Precio | Subtotal | Te sobra |
|---|---|---|---|---|
| Makro | 2 bolsas de harina de 5 kg | S/ 21.50 c/u | S/ 43.00 | 2.4 kg |
| Makro | 4 bloques de mantequilla de 1 kg | S/ 30.00 c/u | S/ 120.00 | 0.6 kg |
| Makro | 1 balde de manjar de 5 kg | S/ 65.00 | S/ 65.00 | 1.2 kg |
| Makro | 2 bolsas de azúcar de 1 kg | S/ 4.20 c/u | S/ 8.40 | 0 |
| Mercado | 2 jabas de 30 huevos | S/ 15.00 c/u | S/ 30.00 | 12 huevos |
| Mercado | 20 naranjas | S/ 0.40 c/u | S/ 8.00 | 2 naranjas |
Makro: 43.00 + 120.00 + 65.00 + 8.40 = S/ 236.40. Mercado: 30.00 + 8.00 = S/ 38.00. Total de la semana: S/ 274.40.
Fíjate en tres cosas. La azúcar en polvo no se compra: la que tienes alcanza. Los huevos y las naranjas llevan margen porque se rompen o dan jugo variable. Y la azúcar queda en cero: si la usas todas las semanas, compra una bolsa más ahora (S/ 4.20) para no tener que salir el jueves por una sola bolsa, que es justo el viaje que más caro sale.
Los sobrantes (2.4 kg de harina, 0.6 kg de mantequilla, 1.2 kg de manjar, 0.2 kg de azúcar en polvo, 12 huevos) son el "tienes" del próximo lunes.
Errores que encarecen la compra
- Comprar por costumbre. "Siempre llevo dos baldes" sin mirar el plan. Si esta semana haces menos alfajores, el segundo balde se queda.
- No contar lo que hay. Terminas con tres bolsas de harina abiertas y te falta mantequilla.
- Ignorar los precios de temporada. Si un insumo del plan está en su época cara, la lista te lo muestra en el presupuesto. Puedes cambiar el plan antes de comprar, no después.
- No comparar el presupuesto con las ventas. Si la compra de la semana se come demasiado de lo que vas a vender, algo está mal en el plan, en los precios o en el costeo.
La lista también es una buena fuente para tu registro de compras: compara lo que presupuestaste con lo que pagaste y verás qué subió. En la guía de cómo comprar insumos para un negocio de comida tienes la rutina completa de compras.
Hazlo con la calculadora
Pon cada receta en la calculadora de costos con los precios de esta lista; te muestra el costo del lote y el costo cargado por unidad, y así confirmas que tu margen sigue donde lo planeaste antes de comprar.
Preguntas frecuentes
¿Qué hago si no sé cuánto voy a vender la próxima semana?
Planifica con lo que vendiste las últimas semanas y ajusta. Con pedidos por adelantado es más fácil; sin ellos, empieza un poco por debajo de tu promedio para no quedarte con producto sin vender.
¿Cada cuánto debo contar lo que tengo en stock?
Antes de cada lista de compras. No hace falta pesar todo: un conteo rápido de los insumos de tu plan, a ojo para los que sobran y con balanza para los que están justos.
¿Conviene comprar de más por si acaso?
Solo en lo que se rompe o rinde variable, como huevos o fruta, y solo un poco. Comprar de más en todo te deja plata parada en la alacena y merma de lo que se malogra.
¿La lista sirve para algo más que comprar?
Sí. Con los precios de tu última compra, la lista te dice cuánto vas a gastar en la semana antes de salir, y si el gasto no cuadra con lo que vas a vender, lo ves a tiempo.