Para llevar las cuentas de un negocio de comida pequeño necesitas cinco registros: lo que vendes, lo que gastas con su comprobante, lo que sacas o pones tú, lo que te deben y debes, y un conteo de stock una vez al mes. Con eso puedes cuadrar la caja cada semana y cerrar el mes sabiendo cuánto vendiste, cuánto te costó y cuánto quedó. Todo lo demás es detalle.
Los cinco registros mínimos
1. Ventas. Cada venta o cada día de ventas: fecha, producto, cantidad, precio, canal (feria, pedido, bodega) y medio de pago (efectivo, Yape, Plin, tarjeta). Si vendes mucho en la feria, basta un total por día y por medio de pago.
2. Gastos. Fecha, a quién le compraste, qué compraste, monto, categoría y medio de pago. Cada gasto con su boleta o, si no hay boleta, una foto de la nota o del precio en el puesto. En la guía sobre recibos y registros de compra tienes qué datos guardar de cada compra para que te sirvan después.
3. Retiros y aportes. Cada vez que sacas plata del negocio para ti, o pones plata tuya en el negocio. No son gastos ni ventas. Van en su propia lista.
4. Lo que te deben y lo que debes. La bodega que paga a fin de mes, el proveedor que te fía hasta el viernes. Una lista con nombre, monto y fecha en que se paga.
5. Conteo de stock. Una vez al mes, cuánto tienes de insumos, envases y producto terminado, valorizado al precio que pagaste. Sin este conteo no sabes cuánto de lo que compraste se usó de verdad.
Pocas categorías de gasto
Usa entre seis y ocho categorías, no más: insumos, envases y etiquetas, gas y luz, movilidad, puesto o alquiler, comisiones, equipo y otros. Con pocas categorías anotas rápido y comparas un mes con otro sin perderte.
Separa las compras que se convierten en producto (insumos, envases) de los gastos fijos (gas, movilidad, puesto). Las primeras suben y bajan con lo que produces; los segundos se pagan igual.
La rutina: cinco minutos al día, media hora a la semana
- Cada día: anota las ventas del día por medio de pago y guarda las boletas en un solo lugar (un sobre, una carpeta de fotos en el celular).
- Cada semana: pasa las boletas al registro de gastos y cuadra la caja.
- Cada mes: cuenta el stock, suma ventas y gastos por categoría y saca el resultado del mes.
Cómo cuadrar la caja
La caja es toda la plata del negocio: efectivo, saldo de Yape o Plin y cuenta bancaria. La cuenta es:
saldo inicial + entradas − salidas = saldo esperado
Luego cuentas lo que realmente hay. Si coincide, tus registros están completos. Si no, falta anotar algo.
Ejemplo: un puesto de tamales
Vendes tamales en tu puesto de los fines de semana y por pedido. Esta es una semana:
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Saldo inicial (efectivo + Yape + banco) | S/ 640 |
| Ventas en efectivo | + S/ 980 |
| Ventas por Yape y Plin | + S/ 1,320 |
| Compra de insumos (maíz, cerdo, pollo, ají) | − S/ 870 |
| Hojas de plátano y envases | − S/ 140 |
| Gas | − S/ 60 |
| Movilidad | − S/ 90 |
| Retiro para ti | − S/ 500 |
- Entradas: 980 + 1,320 = S/ 2,300.
- Salidas: 870 + 140 + 60 + 90 + 500 = S/ 1,660.
- Saldo esperado: 640 + 2,300 − 1,660 = S/ 1,280.
- Saldo real contado: S/ 1,245.
- Diferencia: 1,280 − 1,245 = S/ 35.
Revisas y encuentras una compra de S/ 35 de culantro y cebolla en el mercado que pagaste en efectivo y no anotaste. La agregas y la caja cuadra.
El cierre del mes. Juntas las cuatro semanas:
- Ventas del mes: S/ 9,200.
- Compras de insumos y envases: S/ 4,100.
- Stock al inicio del mes: S/ 450. Stock al final: S/ 650.
- Costo de lo que usaste: 450 + 4,100 − 650 = S/ 3,900.
- Margen bruto: 9,200 − 3,900 = S/ 5,300, que es 5,300 ÷ 9,200 = 57.6% de las ventas.
- Gastos fijos: gas S/ 240 + movilidad S/ 360 + celular S/ 70 = S/ 670.
- Resultado del mes antes de pagarte: 5,300 − 670 = S/ 4,630.
Te retiraste S/ 2,000 en el mes (S/ 500 por semana). Ese retiro no entra en el resultado: sale del resultado. Quedan 4,630 − 2,000 = S/ 2,630 en el negocio, que se notan en la caja y en el stock.
Fíjate en el stock. Compraste S/ 4,100, pero usaste S/ 3,900. Los S/ 200 de diferencia están en tu despensa en forma de maíz y hojas. Es plata que salió de la caja pero todavía no se convirtió en venta; la guía sobre cómo el inventario inmoviliza tu caja explica por qué conviene vigilarla.
Lo que te pedirá SUNAT
Los registros de esta guía son para que tú entiendas tu negocio. Lo que te exige la ley depende de tu régimen tributario y de cuánto facturas: qué comprobantes emitir, qué libros llevar y qué declarar. Confirma tu caso con SUNAT o con un contador. Si tienes tus ventas y gastos ordenados, esa conversación será corta y barata.
Para qué más te sirve
Con tus cuentas al día puedes ver cuánto cuesta cada mes tu operación, si una subida de precio de insumos te está comiendo el margen y cuánta plata tienes de verdad. También es lo primero que te piden si algún día buscas financiamiento: la guía sobre préstamos para negocios de comida explica qué números revisar antes de pedir uno. Y es la base para seguir tu flujo de caja semana a semana.
Hazlo con la calculadora
Tus registros te dicen cuánto gastaste; la calculadora de costos te dice cuánto debería costarte cada producto. Pon tus recetas con los precios de tus boletas y compara: si el costo de lo que usaste en el mes es mucho mayor que lo que suman tus recetas, hay merma o porciones que no estás viendo.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un programa contable para empezar?
No. Un cuaderno o una hoja de cálculo bien ordenada alcanza para empezar. Lo importante es anotar todo, siempre igual, y cuadrar la caja cada semana.
¿Lo que saco para mí es un gasto del negocio?
No. Es un retiro. Anótalo aparte. Si lo mezclas con los gastos, el negocio parece menos rentable de lo que es y no sabes cuánto te estás pagando.
¿Qué hago si la caja no cuadra?
Busca primero compras sin boleta y ventas por Yape o Plin que no anotaste. Si la diferencia es chica y se repite, revisa cómo registras el efectivo del día.
¿Qué libros contables me exige SUNAT?
Depende de tu régimen tributario y de tus ingresos. Confírmalo con SUNAT o con un contador, porque los registros de esta guía son para que tú entiendas tu negocio, no reemplazan los que te pida la ley.