Capital de trabajo: cuánta plata necesitas para operar

El capital de trabajo es la plata que necesitas tener metida en el negocio para pagar ingredientes, envases y gastos mientras esperas a que te paguen lo que vendiste. Se calcula así: gasto diario en efectivo × días del ciclo de caja. El ciclo de caja es el tiempo que pasa desde que pagas los ingredientes hasta que cobras la venta. Mientras más largo el ciclo, más plata necesitas, aunque vendas lo mismo y al mismo precio.

Es una de las piezas del flujo de caja de un negocio de comida: explica por qué un negocio que crece puede quedarse sin plata justo cuando le va mejor.

El ciclo de caja, en tres tramos

Cada sol que pones en el negocio pasa por tres tramos antes de volver:

1. Días de inventario. Desde que compras los ingredientes hasta que vendes el producto terminado. Incluye el tiempo en tu despensa y el tiempo en tu refrigeradora o estante ya listo. Si compras de más, este tramo se alarga; lo vemos en cómo el inventario amarra tu plata.
2. Días de cobro. Desde que vendes hasta que la plata llega a tu cuenta. Con Yape o efectivo son cero. Con una bodega a 30 días son 30, si paga puntual.
3. Días de pago a proveedores. Los días que tus proveedores te dan para pagarles. Este tramo se resta, porque mientras no pagas, usas la plata de ellos. Al comienzo casi siempre es cero.

Ciclo de caja = días de inventario + días de cobro − días de pago a proveedores.

Cómo calcular cuánto necesitas

1. Suma todo lo que pagas en efectivo en un mes para operar: ingredientes, envases, etiquetas, gas, luz, movilidad. No incluyas equipos que compras una vez.
2. Divide entre 30. Ese es tu gasto diario.
3. Calcula tu ciclo de caja en días.
4. Multiplica el gasto diario por los días del ciclo.

Si de esa plata también vives, suma tu retiro mensual en el paso 1.

Ejemplo: ají en vinagre para bodegas

Vendes ají en vinagre y salsas a bodegas y minimarkets, que te pagan a 30 días. Tus gastos mensuales en efectivo para operar:

Gasto diario: S/ 3,000 ÷ 30 = S/ 100.

Tu ciclo:

Capital de trabajo: S/ 100 × 42 = S/ 4,200.

Eso quiere decir que, antes de cobrar tu primera venta, vas a haber pagado unos S/ 4,200 en ingredientes, frascos y gastos. Si empiezas con S/ 1,500, te quedas sin plata alrededor del día 15, aunque cada frasco que vendes te deje margen.

Qué pasa si cambias el ciclo

• Las bodegas pagan a 15 días en lugar de 30. El ciclo baja a 5 + 7 + 15 = 27 días. Capital: S/ 100 × 27 = S/ 2,700. Necesitas S/ 1,500 menos.
• Además, el proveedor de frascos te da 15 días. Los frascos y etiquetas son S/ 600 al mes, o sea S/ 20 por día. Quince días de crédito sobre esa parte son S/ 20 × 15 = S/ 300 menos. Capital: S/ 2,700 − S/ 300 = S/ 2,400.
• Vendes en feria al contado. El ciclo es solo el inventario: 12 días. Capital: S/ 100 × 12 = S/ 1,200.

El mismo ají, al mismo costo, puede necesitar S/ 1,200 o S/ 4,200 para funcionar. La diferencia la ponen los plazos.

Cómo bajar el capital que necesitas

• Cobra antes. Ofrece plazos cortos, pide pago contra entrega en los primeros pedidos y adelantos en pedidos grandes. En cómo vender al crédito a tiendas tienes cómo acordarlo sin perder al cliente.
• Compra para lo que vas a producir. Cada día que los ingredientes esperan en tu despensa es plata parada. El descuento por volumen tiene que ser mayor que lo que te cuesta tener esa plata amarrada.
• Produce más cerca de la entrega. Si el producto aguanta, pero no lo vas a entregar en una semana, no lo hagas todavía.
• Pide crédito a tus proveedores cuando ya te conocen. Paga puntual unos meses y luego pregunta. Aunque sea solo en envases, se nota.
• Mezcla canales. Las ventas al contado de la feria financian el plazo que das a las bodegas.

De dónde sale esa plata

Lo ideal es que salga de lo que vas juntando del propio negocio, en una cuenta que sea solo del negocio. Si la plata está mezclada con la de tu casa, no sabes cuánto capital de trabajo tienes de verdad; por eso conviene separar la plata del negocio y la personal antes de crecer.

Si tienes que pedir prestado para cubrirlo, que sea para eso y por el tiempo que dura el ciclo, y compara la cuota con lo que el negocio deja cada mes. Un préstamo para capital de trabajo tiene sentido cuando el producto deja margen y lo que falta es tiempo.

Encima del capital de trabajo, ten un colchón para lo imprevisto: un cliente que paga tarde, una refrigeradora que falla. Son dos cosas distintas; no uses una para la otra.

Cuándo volver a calcularlo

• Cuando sumas un cliente que paga a plazo.
• Cuando cambias de canal, por ejemplo de feria a bodegas o a apps de delivery.
• Cuando el volumen sube: si vendes el doble con el mismo ciclo, necesitas el doble de capital de trabajo.

Ese último punto es el que más sorprende. Crecer cuesta plata antes de dejar plata. Si sabes cuánto, puedes crecer a un ritmo que tu caja aguante, y una proyección de flujo de caja te dice semana por semana si vas bien.

Hazlo con la calculadora

Pon tus recetas en la calculadora de costos para saber cuánto gastas en ingredientes y envases por unidad. Multiplica por lo que produces al mes y tienes la cifra principal del paso 1, la que más pesa en tu capital de trabajo.