Flujo de caja para negocios de comida pequeños

El flujo de caja es la plata que de verdad entra y sale de tu negocio, y en qué fecha. La ganancia te dice si tus productos dejan plata; el flujo de caja te dice si el viernes vas a poder pagar el mercado. Un negocio de comida pequeño casi nunca se queda sin caja por vender poco: se queda sin caja porque paga los ingredientes hoy y cobra dentro de dos semanas. Manejarlo es saber tres cosas cada semana: cuánto entra, cuánto sale y cuándo.

En esta guía

• Cómo hacer una proyección de flujo de caja simple, semana por semana.
• Capital de trabajo: cuánta plata necesitas para operar.
• Cómo separar la plata del negocio y la personal.
• Vender al crédito a tiendas y cafeterías sin quedarte sin caja.
• Cuánto cuesta empezar un negocio de comida.
• Cómo armar un colchón de caja.
• Registros básicos para llevar las cuentas.
• Préstamos y financiamiento: qué preguntar.
• Cómo el inventario amarra tu plata.

Flujo de caja no es ganancia

La ganancia se calcula con lo que vendiste en el mes y lo que te costó producirlo. El flujo de caja se calcula con lo que cobraste y lo que pagaste, en el día en que pasó. Los dos números casi nunca coinciden.

Tres cosas los separan:

• Ventas que cobras después. Le entregas kekes a una cafetería el lunes y te paga a los 15 días. La venta ya existe; la plata, todavía no.
• Compras por adelantado. Compras cajas y etiquetas para todo el mes porque por cantidad salen más baratas. El costo se reparte en cuatro semanas, pero la plata sale el primer día.
• Tu retiro. Lo que sacas para la casa sale de la misma caja que paga los ingredientes.

Por eso existe el negocio que gana y no tiene plata. Lo explicamos con detalle en por qué puedes ser rentable y no tener plata. La versión corta: la ganancia es una foto del mes y la caja es una película, día por día. Puedes tener una buena foto y una película con una escena en la que te quedas en cero.

Las tres preguntas: cuánto entra, cuánto sale, cuándo

De dónde entra la plata

En un negocio de comida pequeño la plata llega por varias vías, cada una con su propio calendario:

• Efectivo, Yape y Plin: el mismo día. Es la entrada más rápida.
• Tarjeta: depende de tu proveedor de pagos. Revisa en tu contrato cada cuánto te abonan y qué comisión te descuentan.
• Apps de delivery: liquidan cada cierto número de días, ya con la comisión descontada. Anota la fecha real del abono, no la del pedido.
• Bodegas, tiendas y cafeterías a crédito: cuando vence el plazo acordado, si pagan a tiempo.
• Pedidos grandes y catering: el adelanto al confirmar y el saldo al entregar o después.

Para el flujo de caja, cada venta entra el día en que puedes usar esa plata.

A dónde se va

Las salidas también tienen su ritmo:

• Ingredientes: casi siempre al contado y antes de vender. En el mercado, a un cliente nuevo casi nadie le fía.
• Envases y etiquetas: en compras grandes, cada cierto tiempo.
• Pagos fijos: alquiler, luz, gas, internet, el puesto en la feria. Tienen fecha y no esperan.
• Tu retiro: lo que te pagas para vivir. Ponle monto y fecha, como explicamos en cómo pagarte desde tu negocio.
• Equipos y reparaciones: pocas veces, pero de golpe. Una refrigeradora que se malogra no avisa.

Cuándo

Es la pregunta que más importa. Un mes puede terminar con más plata que al inicio y aun así tener una semana en rojo en el medio. La única forma de verlo antes es ordenar las entradas y las salidas por semana.

El ciclo de caja: de la compra al cobro

Cada sol que pones en el negocio da una vuelta: compras ingredientes, produces, guardas, vendes y cobras. Mientras da esa vuelta, esa plata no está disponible. Mientras más larga la vuelta, más plata necesitas tener metida en el negocio para seguir operando.

Esa plata se llama capital de trabajo. Depende de tres tiempos:

1. Cuántos días pasan los ingredientes y el producto terminado en tu cocina antes de venderse. Si compras más de lo que usas, ahí se queda plata parada; lo vemos en cómo el inventario amarra tu plata.
2. Cuántos días tardas en cobrar después de vender. Al contado son cero; con una bodega a 30 días son 30.
3. Cuántos días te dan tus proveedores para pagar. Al comienzo casi siempre son cero.

Vender en la feria con Yape tiene un ciclo corto. Venderle a tres cafeterías a 30 días tiene un ciclo largo, aunque el producto y el precio sean los mismos. Antes de aceptar un plazo, lee cómo vender al crédito a tiendas.

Ejemplo: un mes de alfajores y kekes

Vendes alfajores y kekes en una feria de fin de semana y a dos cafeterías. Empiezas el mes con S/ 400 en la cuenta del negocio.

• Feria: S/ 900 por semana, en efectivo y Yape. Entra la misma semana.
• Cafeterías: S/ 600 por semana en entregas. Te pagan a 15 días: lo de la semana 1 entra en la semana 3 y lo de la semana 2, en la semana 4.
• Ingredientes: S/ 540 por semana.
• Puesto en la feria: S/ 80 por semana.
• Tu retiro: S/ 300 por semana.
• Cajas y etiquetas para el mes: S/ 360, en la semana 1.
• Luz y gas del mes: S/ 220, en la semana 2.

Ahora mira el mes completo. Vendiste S/ 6,000 (S/ 1,500 por semana durante cuatro semanas). Tus costos fueron S/ 3,060: S/ 2,160 de ingredientes, S/ 320 de puesto, S/ 360 de cajas y S/ 220 de luz y gas. Antes de tu retiro, el mes deja S/ 2,940. Es un mes rentable.

Pero en la semana 2 la cuenta está en S/ −220. En la vida real eso significa que no puedes comprar los ingredientes de la semana 3, o que los pagas con tu tarjeta personal, o que esa semana no llevas nada a la casa.

¿Dónde está la diferencia entre los S/ 2,940 de ganancia y lo que ves en la cuenta? Te retiraste S/ 1,200, la caja subió S/ 540 (de S/ 400 a S/ 940) y las cafeterías todavía te deben S/ 1,200 de las semanas 3 y 4, que cobrarás el mes siguiente. S/ 1,200 + S/ 540 + S/ 1,200 = S/ 2,940. La ganancia está; una parte está en la calle.

Cómo se arregla sin vender un sol más

Con los mismos números, cambia solo dos fechas:

• Compra las cajas en dos partes: S/ 180 en la semana 1 y S/ 180 en la semana 3.
• Retira S/ 150 en las semanas 1 y 2, y los S/ 300 que te faltan en la semana 3, cuando entra la plata de las cafeterías.

Rehaciendo la tabla, la semana 1 cierra en S/ 350, la semana 2 en S/ 260, la semana 3 en S/ 360 y la semana 4 en S/ 940. Terminas el mes con la misma plata y nunca bajas de S/ 260. El negocio no cambió; cambió el calendario. Si comprar las cajas en dos partes te sube el precio por unidad, compara cuánto más pagas con el riesgo de quedarte en cero.

Cómo revisar tu caja cada semana

No necesitas un sistema contable para esto. Necesitas una tabla como la de arriba con las próximas seis u ocho semanas y 15 minutos, el mismo día, cada semana.

1. Anota el saldo real de la cuenta del negocio hoy. El que ves en la app del banco, no el que crees que hay.
2. Escribe lo que esperas cobrar cada semana, en la fecha en que lo vas a recibir.
3. Escribe lo que tienes que pagar cada semana: compras según lo que piensas producir, pagos fijos y tu retiro.
4. Calcula el saldo de cierre de cada semana y busca la primera que baja de tu mínimo.

El paso a paso está en cómo hacer una proyección de flujo de caja. Para que el paso 1 funcione, la plata del negocio tiene que estar separada de la tuya; si hoy está todo en una sola cuenta, empieza por separar la plata del negocio y la personal. Y para que los pasos 2 y 3 salgan de datos y no de memoria, guarda las boletas y anota cada movimiento, como se explica en registros básicos para llevar las cuentas.

Reglas para que no te falte caja

Ten un mínimo y respétalo. Decide un saldo por debajo del cual no bajas, por ejemplo lo que gastas en una semana pesada. Si la proyección dice que vas a bajar de ahí, actúa antes. En cómo armar un colchón de caja verás cómo calcularlo y llenarlo.

Cobra rápido, paga a tiempo. Pide adelanto en pedidos grandes y en catering. Con tiendas, empieza con plazos cortos y un límite. Pagarles puntual a tus proveedores te da algo para negociar después.

Compra para lo que vas a producir. El descuento por volumen solo te conviene si no te deja sin caja ni con producto que se malogra. Un saco de azúcar a buen precio sigue siendo plata que no puedes usar esta semana.

Págate un monto fijo. Si sacas plata cuando hay, la caja sube y baja sin explicación y nunca sabes si el negocio aguanta tu sueldo.

Planifica los gastos grandes. Un horno, una congeladora o un lote de envases personalizados se compran en la semana en que la proyección lo permite, no en la semana en que "entró plata".

Sabe cuánto necesitas para arrancar. Si estás empezando o abriendo un canal nuevo, suma a tus costos de arranque la plata para operar las primeras semanas, no solo los equipos.

Pide prestado sabiendo para qué. Un préstamo puede tapar un hueco de caja de unas semanas, pero no arregla un producto que no deja margen. Antes de firmar, revisa qué preguntar sobre préstamos y financiamiento y compara la cuota con lo que el negocio genera cada mes.

Caja y margen van juntos

Mejorar el calendario te salva de un mal mes. Pero si cada producto deja poco, ninguna fecha alcanza. Antes de pelearte con la caja, asegúrate de que tus precios cubren el costo cargado y te dejan contribución. Una caja ordenada con márgenes flacos solo te muestra con más claridad que falta plata.

Lo contrario también pasa: márgenes buenos con cobros lentos y compras grandes te dejan en cero igual. Por eso conviene mirar las dos cosas. La ganancia por producto te dice qué vender. La caja te dice cuándo puedes comprar, cuándo puedes retirar y cuánto plazo puedes dar.

Hazlo con la calculadora

Pon cada producto en la calculadora de costos para saber cuánto te cuesta y cuánto te deja por unidad. Con ese costo sabes cuánto vas a gastar en ingredientes y envases para lo que piensas producir, que es la línea de salidas más grande de tu proyección de caja.