Para separar la plata del negocio y la personal necesitas tres cosas: una cuenta que sea solo del negocio, un monto fijo que te pagas a ti mismo en fechas fijas y un registro de cada vez que la plata cruza de un lado al otro. Con eso, el saldo de la cuenta del negocio te dice algo real. Sin eso, nunca sabes si el negocio gana, si te está pagando o si lo estás manteniendo tú.
Es la base para todo lo demás en el flujo de caja de un negocio de comida: sin un saldo propio no hay proyección ni colchón que sirvan.
Por qué mezclar la plata te esconde los números
Cuando todo entra y sale de la misma cuenta pasan tres cosas:
- Ves plata que no es del negocio. Un préstamo que te devuelven, el sueldo de otro trabajo, una transferencia de la familia. Parece que el negocio va bien.
- No ves gastos que sí son del negocio. La compra en Makro que pagaste con tu tarjeta personal, el balón de gas que pagó tu pareja. Parece que el negocio cuesta menos.
- Te pagas sin decidirlo. El mercado de la casa, el recibo, el pasaje: todo sale de la misma cuenta y nadie lo cuenta como tu sueldo.
El resultado es que el saldo sube o baja y no sabes por qué.
Paso 1: una cuenta solo para el negocio
Abre una cuenta que uses solo para vender y comprar para el negocio. Puede ser una cuenta de ahorros a tu nombre. Lo que importa es la regla:
- Todo cobro del negocio entra ahí: depósitos del efectivo, Yape, Plin, tarjeta, apps de delivery.
- Toda compra del negocio sale de ahí: ingredientes, envases, gas, movilidad.
- Nada personal entra ni sale de ahí, salvo tu retiro.
Si cobras con Yape o Plin, vincúlalos a esa cuenta, no a la personal. Si recibes mucho efectivo, deposítalo una vez por semana el mismo día.
Si ya emites boletas o facturas, o piensas formalizarte, consulta con un contador qué cuenta y qué registros te conviene llevar.
Paso 2: págate un monto fijo
Decide cuánto te retiras y cada cuánto: por ejemplo, S/ 400 cada viernes. Ese retiro pasa de la cuenta del negocio a tu cuenta personal y de ahí pagas lo de la casa.
El monto sale de tus números de los últimos meses, no de lo que haya en la cuenta ese día. La guía de cómo pagarte desde tu negocio explica la diferencia entre el sueldo que pones en tu costo cargado y el retiro que haces de la caja.
Paso 3: cuando la plata cruza, anótalo
Va a pasar que pagues algo del negocio con tu plata o algo tuyo con la del negocio. No es grave si lo anotas:
- Pagaste algo del negocio con tu plata: guarda la boleta y devuélvete ese monto desde la cuenta del negocio como reembolso. Si no te lo devuelves, es un aporte tuyo.
- Pagaste algo personal con la plata del negocio: cuéntalo como parte de tu retiro de esa semana.
- Gastos compartidos, como la luz y el gas de la casa donde cocinas: acuerda una regla fija. Por ejemplo, el negocio paga S/ 60 de un recibo de S/ 150 porque cocinas para vender buena parte del día. Usa siempre la misma regla.
Ejemplo: el mes que parecía bueno
Vendes chicha morada y kekes. Todo pasa por una sola cuenta. Al final del mes tienes S/ 1,600 más que al inicio y piensas: "gané S/ 1,600".
Lo que realmente pasó en esa cuenta:
| Movimiento | Monto |
|---|---|
| Ventas cobradas (efectivo, Yape, Plin) | + S/ 4,200 |
| Ingredientes, envases y gas pagados desde la cuenta | − S/ 2,000 |
| Gastos de la casa pagados desde la cuenta | − S/ 900 |
| Tu hermano te devolvió un préstamo | + S/ 300 |
| Cambio en la cuenta | + S/ 1,600 |
Y lo que no aparece en la cuenta: S/ 1,200 de una compra grande en Makro para el negocio que pagaste con tu tarjeta personal y que vence el mes que viene.
Ahora separa:
- Lo que dejó el negocio: S/ 4,200 − S/ 2,000 − S/ 1,200 = S/ 1,000.
- Lo que te retiraste sin decidirlo: S/ 900.
- Lo que de verdad le quedó al negocio: S/ 1,000 − S/ 900 = S/ 100.
Comprueba desde la cuenta: S/ 1,600 − S/ 300 (que eran tuyos) − S/ 1,200 (de la tarjeta, que el negocio debe) = S/ 100. Cuadra.
No ganaste S/ 1,600. El negocio dejó S/ 1,000, tú usaste S/ 900 y quedaron S/ 100. Si tu retiro tiene que ser de S/ 900 al mes, el negocio apenas lo cubre, y eso es una pregunta de precios y costos que no habrías visto con la cuenta mezclada.
Tampoco aparece en la cuenta lo que te deben. Si vendes a cafeterías o bodegas, lleva una lista aparte de cuánto te debe cada una y cuándo vence; en cómo vender al crédito a tiendas tienes cómo manejarla.
Si ya está todo mezclado
No hace falta reconstruir el pasado. Empieza hoy:
- Abre o elige la cuenta del negocio.
- Pasa a esa cuenta la plata que decides que es del negocio. Ese es tu saldo inicial y tu aporte.
- Anota también lo que ya pusiste en equipos y primeras compras. Es útil para saber cuánto invertiste, como explicamos en cuánto cuesta empezar un negocio de comida.
- Desde hoy, aplica las reglas de los pasos 1 a 3.
En un mes vas a tener el primer saldo que significa algo.
Registros mínimos
No necesitas un sistema contable. Basta con:
- Fotos de cada boleta o ticket de compra, guardadas en una carpeta por mes.
- Una hoja con cada movimiento de la cuenta del negocio y una palabra que diga qué es: venta, ingredientes, envases, retiro, aporte, reembolso.
- La lista de lo que te deben y lo que debes.
Hazlo con la calculadora
Con la plata separada puedes comparar lo que dejó el negocio con lo que debería dejar. Pon tus productos en la calculadora de costos con tu tiempo incluido y mira cuánto te deja cada uno; si la suma del mes no alcanza para tu retiro, ya sabes dónde mirar.
Preguntas frecuentes
¿Necesito una cuenta empresarial para separar la plata?
No necesariamente. Para empezar basta una cuenta a tu nombre que uses solo para el negocio, con su propio Yape o Plin. Si te formalizas, pregunta a tu banco y a tu contador qué tipo de cuenta te conviene.
¿Qué hago si un día pago algo del negocio con mi plata?
Guarda la boleta y devuélvete ese monto desde la cuenta del negocio, anotándolo como reembolso. Si no te lo devuelves, anótalo como aporte tuyo al negocio.
¿Cómo divido los gastos de la casa donde también cocino?
Acuerda una regla fija y úsala todos los meses, por ejemplo una parte del recibo de luz y gas según las horas que cocinas para vender. Lo importante es que sea siempre la misma regla.
¿Cuánto debo retirarme cada mes?
Un monto fijo que el negocio pueda pagar según tus números de los últimos meses, no lo que haya en la cuenta ese día. Si el negocio no alcanza a pagarlo, el problema está en precios, costos o volumen.