Cómo hacer una proyección de flujo de caja simple

Una proyección de flujo de caja es una tabla con las próximas semanas en columnas y, en filas, la plata que va a entrar y la que va a salir. Al final de cada columna calculas el saldo con el que cierras esa semana. Sirve para ver con anticipación la semana en que te quedarías sin plata y moverte antes. Para un negocio de comida pequeño basta con seis semanas, actualizadas cada semana en 15 minutos.

Si todavía no tienes claro por qué la caja y la ganancia van por caminos distintos, empieza por la guía de flujo de caja para negocios de comida.

Antes de empezar: tres cosas que necesitas

1. El saldo real del negocio. Una cifra que puedas ver en el banco o contar en la caja. Si la plata del negocio y la de tu casa están en la misma cuenta, esa cifra no existe; primero separa la plata del negocio y la personal.
2. Tus pagos fijos con fecha. Alquiler, luz, gas, internet, el puesto en la feria, cuotas de algún préstamo.
3. La lista de quién te debe y cuándo paga. Cafeterías, bodegas, empresas, apps de delivery.

Paso 1: arma la tabla

Columnas: semana 1 a semana 6. Filas, en este orden:

• Saldo inicial
• Entradas, una fila por tipo (ventas al contado, cobros a crédito, adelantos)
• Salidas, una fila por tipo (ingredientes, envases, pagos fijos, movilidad, tu retiro)
• Neto de la semana (entradas menos salidas)
• Saldo de cierre (saldo inicial más neto)

El saldo de cierre de una semana es el saldo inicial de la siguiente.

Paso 2: las entradas, en la fecha en que cobras

Anota cada entrada en la semana en que la plata llega a tu cuenta, no en la semana en que vendes. Efectivo, Yape y Plin entran el mismo día. Lo que entregas a una bodega a 15 días entra dos semanas después. Lo de las apps de delivery entra cuando te liquidan, ya con la comisión descontada.

Para las ventas que todavía no tienes, usa lo que vendiste en semanas parecidas y quédate un poco abajo. Si en diciembre vendes más, no uses diciembre para proyectar marzo.

Paso 3: las salidas, todas

Aquí la gente se olvida de cosas. Repasa:

• Ingredientes y envases según lo que vas a producir cada semana.
• Pagos fijos en la semana en que vencen.
• Movilidad, gas del balón, delivery que pagas tú.
• Tu retiro. Si no lo pones, la proyección te miente.
• Compras grandes que ya sabes que vienen.

Paso 4: tu línea roja

Decide un saldo mínimo por debajo del cual no quieres bajar. Una regla práctica es lo que gastas en tu semana más pesada. Cuando una semana cierra por debajo, esa es la semana que tienes que arreglar.

Ejemplo: un pedido grande de ají en vinagre

Vendes ají en vinagre y salsas. Una empresa te pide 200 frascos a S/ 12 para canastas de fin de año: S/ 2,400. Te paga 50% al confirmar (S/ 1,200) y el otro 50% dos semanas después de la entrega, que es al final de la semana 3. Ese saldo entra en la semana 5.

Lo que sabes:

• Saldo inicial: S/ 500. Línea roja: S/ 300.
• Ventas normales: S/ 1,000 por semana, pero en las semanas 2 y 3 bajan a S/ 700 porque estás ocupado con el pedido.
• Ingredientes normales: S/ 420 por semana, S/ 300 en las semanas 2 y 3.
• Para el pedido: frascos y etiquetas S/ 420 (200 × S/ 2.10) en la semana 1; ají, vinagre y especias S/ 480 (200 × S/ 2.40) en la semana 2; un ayudante S/ 300 en la semana 3.
• Alquiler y gas: S/ 400 en las semanas 1 y 5. Movilidad: S/ 80 por semana. Tu retiro: S/ 350 por semana.

Revisa la semana 1: entran S/ 2,200 y salen S/ 1,670 (420 + 420 + 400 + 80 + 350). Neto S/ 530; S/ 500 + S/ 530 = S/ 1,030.

Lo que la tabla te dice

Primero: la semana 3 cruza la línea roja. Cierra en S/ 190, por debajo de tus S/ 300. Solución: esa semana retira S/ 200 en lugar de S/ 350 y recupera los S/ 150 en la semana 5, cuando entra el saldo del pedido. La semana 3 cierra en S/ 340, la 4 en S/ 490 y la 5 vuelve a S/ 1,290.

Segundo: no gastes el adelanto. En la semana 1 tienes S/ 1,030 y una licuadora industrial usada de S/ 900 te está esperando. Si la compras esa semana, cierras en S/ 130 y la semana 2 termina en S/ −380. Si la compras en la semana 5, con el ajuste anterior, cierras en S/ 390 y la semana 6 en S/ 540, siempre por encima de la línea roja.

Tercero: el pedido sí vale la pena. Te deja S/ 2,400 − S/ 420 − S/ 480 − S/ 300 = S/ 1,200, sin contar tu tiempo. El problema nunca fue el pedido; fue el orden de las fechas. Cuánta plata necesitas tener metida para aguantar ese desfase es lo que mide el capital de trabajo.

Cómo mantenerla viva

• Mismo día, cada semana. Por ejemplo, el lunes antes de ir al mercado.
• Reemplaza la proyección por lo real. La semana que pasó se borra; anota el saldo real del banco como nuevo saldo inicial.
• Compara. Si cobraste menos de lo proyectado, averigua por qué: un cliente que pagó tarde, una feria floja. Corrige las semanas siguientes.
• Agrega una semana al final. Así siempre miras seis semanas adelante.

Errores comunes

• Poner las ventas en la fecha de venta. Una entrega a crédito no es plata hasta que te pagan.
• Olvidar tu retiro. La caja sale perfecta y luego no alcanza para la casa.
• Proyectar solo el mes. Un mes en positivo puede esconder una semana en rojo.
• No volver a mirarla. Una proyección que no se actualiza deja de servir en dos semanas.

Hazlo con la calculadora

La línea más grande de tus salidas son los ingredientes y envases. En la calculadora de costos pones la receta y te da el costo por frasco o por unidad; multiplícalo por lo que piensas producir cada semana y tienes esa fila de la proyección.