Como separar o dinheiro pessoal e o do negócio

Para separar o dinheiro pessoal e o do negócio você precisa de três coisas: uma conta só do negócio, um valor fixo que você se paga em datas fixas e um registro de cada vez que o dinheiro passa de um lado para o outro. Com isso, o saldo da conta do negócio passa a dizer algo real. Sem isso, você nunca sabe se o negócio dá lucro, se está te pagando ou se é você quem está sustentando o negócio.

É a base de tudo no fluxo de caixa de um negócio de comida: sem um saldo próprio, nenhuma previsão ou reserva serve de muito.

Por que misturar o dinheiro esconde os números

Quando tudo entra e sai da mesma conta, acontecem três coisas:

• Você vê dinheiro que não é do negócio. Um empréstimo que te devolveram, o salário de outro trabalho, um Pix da família. Parece que o negócio vai bem.
• Você não vê custos que são do negócio. A compra no atacarejo paga no seu cartão pessoal, o botijão que o seu marido pagou. Parece que o negócio custa menos.
• Você se paga sem decidir. Mercado de casa, conta de celular, passagem: tudo sai da mesma conta e ninguém chama isso de salário.

O resultado é um saldo que sobe e desce sem que você saiba por quê.

Passo 1: uma conta só para o negócio

Abra uma conta que você use só para vender e comprar para o negócio. Para começar, pode ser uma segunda conta no seu nome. O que importa é a regra:

• Todo recebimento do negócio entra nela: Pix, maquininha, repasse do iFood, o dinheiro que você deposita.
• Toda compra do negócio sai dela: ingredientes, embalagens, gás, transporte.
• Nada pessoal entra ou sai dela, a não ser a sua retirada.

Cadastre a chave Pix e a maquininha nessa conta, não na pessoal. Se recebe muito em dinheiro, deposite uma vez por semana, no mesmo dia.

Se ainda não é formalizado, o MEI é o registro simplificado para pequenos empreendedores individuais; confira o limite e o valor atual no Portal do Empreendedor (gov.br). Com CNPJ, vale perguntar ao banco e a um contador qual conta e quais registros você precisa.

Passo 2: se pague um valor fixo

Decida quanto retira e de quanto em quanto tempo: por exemplo, R$ 500,00 toda sexta. Essa retirada sai da conta do negócio para a sua conta pessoal, e é de lá que você paga as contas de casa.

O valor sai dos seus números dos últimos meses, não do que tiver na conta naquele dia. O guia de como se pagar com o seu negócio de comida explica a diferença entre o salário que entra no custo carregado e a retirada que sai do caixa.

Passo 3: quando o dinheiro cruzar, anote

Vai acontecer de você pagar algo do negócio com o seu dinheiro, ou algo seu com o dinheiro do negócio. Tudo bem, desde que anote:

• Pagou um custo do negócio com o seu dinheiro: guarde a nota e devolva esse valor para você a partir da conta do negócio, como reembolso. Se não devolver, conta como aporte seu.
• Pagou algo pessoal com o dinheiro do negócio: conte como parte da retirada daquela semana.
• Contas compartilhadas, como luz e gás da casa onde você cozinha: combine uma regra fixa. Por exemplo, o negócio paga R$ 90,00 de uma conta de R$ 240,00 porque você cozinha para vender boa parte do dia. Use sempre a mesma regra.

Exemplo: o mês que parecia bom

Você vende marmitas. Tudo passa por uma conta só. No fim do mês, a conta tem R$ 2.500,00 a mais do que no começo e você pensa: "lucrei R$ 2.500,00".

O que de fato aconteceu nessa conta:

E o que não aparece na conta: R$ 1.700,00 de uma compra grande no atacarejo para o negócio, paga no seu cartão pessoal, que vence no mês que vem.

Agora separe:

• O que o negócio gerou: R$ 7.800,00 − R$ 3.900,00 − R$ 1.700,00 = R$ 2.200,00.
• O que você retirou sem decidir: R$ 1.900,00.
• O que de fato ficou no negócio: R$ 2.200,00 − R$ 1.900,00 = R$ 300,00.

Confira pela conta: R$ 2.500,00 − R$ 500,00 (que eram seus) − R$ 1.700,00 (do cartão, que o negócio deve) = R$ 300,00. Bate.

Você não lucrou R$ 2.500,00. O negócio gerou R$ 2.200,00, você usou R$ 1.900,00 e sobraram R$ 300,00. Se a sua retirada precisa ser de R$ 1.900,00 por mês, o negócio mal cobre, e essa é uma pergunta sobre preço e custo que você não teria visto com o dinheiro misturado.

O que os clientes te devem também não aparece na conta. Se você vende para empresas, padarias ou lojas, mantenha uma lista à parte de quanto cada um deve e quando vence; em como vender a prazo para lojas você vê como cuidar dela.

Se já está tudo misturado

Não precisa reconstruir o passado. Comece hoje:

1. Abra ou escolha a conta do negócio.
2. Transfira para ela o dinheiro que você decide que é do negócio. Esse é o saldo inicial e o seu aporte.
3. Anote também o que você já colocou em equipamentos e primeiras compras. Isso mostra quanto você investiu, como explicamos em quanto custa abrir um pequeno negócio de comida.
4. A partir de hoje, siga as regras dos passos 1 a 3.

Em um mês você terá o primeiro saldo que significa alguma coisa.

Registros mínimos

Você não precisa de sistema de contabilidade. Basta:

• Foto de cada nota ou cupom de compra, numa pasta por mês.
• Uma planilha com cada movimento da conta do negócio e uma palavra dizendo o que é: venda, ingredientes, embalagens, retirada, aporte, reembolso.
• A lista do que te devem e do que você deve.

Faça na calculadora

Com o dinheiro separado, você consegue comparar o que o negócio gerou com o que deveria gerar. Coloque os seus produtos na calculadora de custos, com o seu tempo incluído, e veja quanto cada um deixa; se a soma do mês não cobre a sua retirada, você já sabe onde olhar.