Fluxo de caixa para pequenos negócios de comida

Fluxo de caixa é o dinheiro que de fato entra e sai do seu negócio, e em que data. O lucro diz se os seus produtos dão dinheiro; o fluxo de caixa diz se na sexta você vai conseguir pagar o atacarejo. Pequeno negócio de comida quase nunca fica sem caixa por vender pouco: fica sem caixa porque paga os ingredientes hoje e recebe daqui a duas semanas. Cuidar dele é saber três coisas toda semana: quanto entra, quanto sai e quando.

Neste guia

• Como fazer uma previsão de fluxo de caixa simples, semana a semana.
• Capital de giro: quanto dinheiro você precisa para operar.
• Como separar o dinheiro pessoal e o do negócio.
• Vender a prazo para lojas e padarias sem ficar sem caixa.
• Quanto custa abrir um pequeno negócio de comida.
• Como montar uma reserva de caixa.
• Controles básicos para quem empreende com comida.
• Empréstimos e financiamento: o que perguntar.
• Como o estoque prende o seu dinheiro.

Fluxo de caixa não é lucro

O lucro é calculado com o que você vendeu no mês e quanto custou produzir. O fluxo de caixa é calculado com o que você recebeu e o que pagou, no dia em que aconteceu. Os dois números quase nunca batem.

Três coisas separam um do outro:

• Vendas recebidas depois. Você entrega marmitas para uma empresa na segunda e ela paga em 15 dias. A venda existe; o dinheiro, ainda não.
• Compras antecipadas. Você compra embalagens para o mês inteiro porque em quantidade sai mais barato. O custo é de quatro semanas, mas o dinheiro sai no primeiro dia.
• A sua retirada. O que você leva para casa sai do mesmo caixa que paga os ingredientes.

É assim que existe o negócio que dá lucro e não tem dinheiro. Explicamos em detalhe em por que você pode ter lucro e continuar sem dinheiro. A versão curta: o lucro é uma foto do mês e o caixa é um filme, dia a dia. Dá para ter uma foto boa e um filme com uma cena em que o saldo chega a zero.

As três perguntas: quanto entra, quanto sai, quando

De onde vem o dinheiro

Num pequeno negócio de comida, o dinheiro chega por vários caminhos, cada um com o seu calendário:

• Pix e dinheiro: no mesmo dia. É a entrada mais rápida.
• Cartão: depende da sua maquininha. Confira no contrato em quanto tempo cai o dinheiro e qual taxa é descontada.
• Apps de delivery como iFood e Rappi: repassam de tempos em tempos, já com a comissão descontada. Anote a data real do repasse, não a do pedido.
• Lojas, padarias e empresas a prazo: quando vence o prazo combinado, se pagarem em dia.
• Encomendas grandes e festas: o sinal na confirmação e o restante na entrega ou depois.

No fluxo de caixa, cada venda entra no dia em que você pode usar o dinheiro.

Para onde vai

As saídas também têm o seu ritmo:

• Ingredientes: quase sempre à vista e antes de vender. No atacarejo, quem está começando paga na hora.
• Embalagens e etiquetas: em compras maiores, de tempos em tempos.
• Contas fixas: aluguel, luz, gás, internet, a barraca na feira. Têm data e não esperam.
• A sua retirada: o que você se paga para viver. Defina valor e data, como explicamos em como se pagar com o seu negócio de comida.
• Equipamentos e consertos: raramente, mas de uma vez. Freezer que queima não avisa.

Quando

É a pergunta que mais importa. Um mês pode terminar com mais dinheiro do que começou e ainda assim ter uma semana no vermelho no meio. O único jeito de ver isso antes é organizar entradas e saídas por semana.

O ciclo de caixa: da compra ao recebimento

Cada real que você coloca no negócio dá uma volta: você compra ingredientes, produz, guarda, vende e recebe. Enquanto dá essa volta, esse real não está disponível. Quanto mais longa a volta, mais dinheiro precisa ficar parado no negócio para ele continuar rodando.

Esse dinheiro se chama capital de giro. Ele depende de três tempos:

1. Quantos dias os ingredientes e o produto pronto ficam na sua cozinha antes de vender. Se você compra mais do que usa, o dinheiro fica parado na prateleira; veja como o estoque prende o seu dinheiro.
2. Quantos dias você leva para receber depois de vender. No Pix é zero; numa padaria com prazo de 28 dias, são 28.
3. Quantos dias os seus fornecedores te dão para pagar. No começo, quase sempre zero.

Vender na feira no Pix tem ciclo curto. Vender para três padarias com 28 dias de prazo tem ciclo longo, mesmo com o mesmo produto e o mesmo preço. Antes de aceitar um prazo, leia como vender a prazo para lojas.

Exemplo: um mês de marmitas

Você vende marmitas direto para clientes, no Pix e em dinheiro, e para uma empresa que compra para os funcionários. Começa o mês com R$ 600,00 na conta do negócio.

• Venda direta: R$ 1.400,00 por semana. Entra na mesma semana.
• Empresa: R$ 900,00 por semana em entregas. Paga com 15 dias: o da semana 1 entra na semana 3, o da semana 2 na semana 4.
• Ingredientes: R$ 880,00 por semana.
• Entregas (motoboy): R$ 120,00 por semana.
• A sua retirada: R$ 400,00 por semana.
• Embalagens do mês: R$ 480,00, na semana 1.
• Aluguel, luz e gás: R$ 650,00, na semana 2.

Agora olhe o mês inteiro. Você vendeu R$ 9.200,00 (R$ 2.300,00 por semana durante quatro semanas). Os custos foram R$ 5.130,00: R$ 3.520,00 de ingredientes, R$ 480,00 de entregas, R$ 480,00 de embalagens e R$ 650,00 de aluguel, luz e gás. Antes da sua retirada, o mês deixa R$ 4.070,00. É um mês lucrativo.

Mas na semana 2 a conta está em R$ −530,00. Na vida real, isso quer dizer que você não consegue comprar os ingredientes da semana 3, ou paga no cartão pessoal, ou não leva nada para casa naquela semana.

Onde está a diferença entre os R$ 4.070,00 de lucro e o que aparece na conta? Você retirou R$ 1.600,00, o saldo subiu R$ 670,00 (de R$ 600,00 para R$ 1.270,00) e a empresa ainda deve R$ 1.800,00 das semanas 3 e 4, que você recebe no mês seguinte. R$ 1.600,00 + R$ 670,00 + R$ 1.800,00 = R$ 4.070,00. O lucro existe; uma parte está na mão do cliente.

Como resolver sem vender uma marmita a mais

Com os mesmos números, mude só duas datas:

• Compre as embalagens em duas vezes: R$ 240,00 na semana 1 e R$ 240,00 na semana 3.
• Retire R$ 200,00 nas semanas 1 e 2, e os R$ 400,00 que faltam na semana 3, quando entra o dinheiro da empresa.

Refazendo a tabela, a semana 1 fecha em R$ 560,00, a semana 2 em R$ 110,00, a semana 3 em R$ 370,00 e a semana 4 em R$ 1.270,00. Você termina o mês com o mesmo dinheiro e o saldo nunca fica negativo. O negócio não mudou; mudou o calendário. Se comprar as embalagens em duas vezes encarecer cada unidade, compare quanto você paga a mais com o risco de zerar a conta. E repare que R$ 110,00 ainda é pouco: é o sinal de que falta uma reserva.

Como olhar o caixa toda semana

Você não precisa de sistema de contabilidade para isso. Precisa de uma tabela como a de cima, com as próximas seis a oito semanas, e de 15 minutos no mesmo dia de cada semana.

1. Anote o saldo real da conta do negócio hoje. O que aparece no app do banco, não o que você acha que tem.
2. Escreva o que espera receber em cada semana, na data em que o dinheiro vai cair.
3. Escreva o que precisa pagar em cada semana: compras conforme o que você pretende produzir, contas fixas e a sua retirada.
4. Calcule o saldo no fim de cada semana e procure a primeira que fica abaixo do seu mínimo.

O passo a passo está em como fazer uma previsão de fluxo de caixa. Para o passo 1 funcionar, o dinheiro do negócio precisa estar separado do seu; se hoje está tudo numa conta só, comece por separar o dinheiro pessoal e o do negócio. E para os passos 2 e 3 saírem de registro e não de memória, guarde as notas e anote cada movimento, como mostramos em controles básicos para quem empreende com comida.

Regras para não faltar caixa

Tenha um mínimo e respeite. Defina um saldo abaixo do qual você não desce, por exemplo o que você gasta numa semana pesada. Se a previsão mostra que vai ficar abaixo, aja antes. Em como montar uma reserva de caixa você vê como calcular e encher essa reserva.

Receba rápido, pague em dia. Peça sinal em encomendas grandes e em festas. Com lojas, comece com prazo curto e um limite. Pagar o fornecedor em dia te dá algo para negociar depois.

Compre para o que você vai produzir. Desconto por volume só compensa se não te deixa sem caixa nem com produto estragando. Um fardo de arroz em promoção continua sendo dinheiro que você não pode usar esta semana.

Se pague um valor fixo. Se você tira dinheiro quando tem, o saldo sobe e desce sem explicação e você nunca sabe se o negócio aguenta o seu salário.

Planeje as compras grandes. Um forno, um freezer ou um lote de embalagens personalizadas se compram na semana em que a previsão permite, não na semana em que "entrou dinheiro".

Saiba quanto precisa para começar. Se você está começando ou abrindo um canal novo, some aos seus custos para abrir o negócio o dinheiro para operar as primeiras semanas, não só os equipamentos.

Pegue empréstimo sabendo para quê. Um empréstimo pode cobrir um buraco de caixa de algumas semanas, mas não conserta um produto sem margem. Antes de assinar, veja o que perguntar sobre empréstimos e financiamento e compare a parcela com o que o negócio gera por mês.

Caixa e margem andam juntos

Arrumar o calendário te salva de um mês ruim. Mas se cada produto deixa pouco, nenhuma data resolve. Antes de brigar com o caixa, confirme que os seus preços cobrem o custo carregado e deixam margem de contribuição. Um caixa organizado com margem apertada só mostra com mais clareza que falta dinheiro.

O contrário também acontece: margem boa com cliente que paga devagar e compras grandes zera a conta do mesmo jeito. Por isso vale olhar as duas coisas. O lucro por produto diz o que vender. O caixa diz quando você pode comprar, quando pode retirar e quanto prazo pode dar.

Faça na calculadora

Coloque cada produto na calculadora de custos para saber quanto custa e quanto deixa por unidade. Com esse custo você sabe quanto vai gastar em ingredientes e embalagens para o que pretende produzir, que é a maior linha de saídas da sua previsão de caixa.