Dá para ter lucro e não ter dinheiro porque lucro e caixa medem coisas diferentes. O lucro diz quanto você ganhou com o que vendeu no mês. O caixa diz quanto dinheiro entrou e saiu de verdade, e quando. Entre os dois ficam as vendas que ainda não foram pagas, o repasse do app que cai depois, os insumos comprados que estão na prateleira, as parcelas de um empréstimo e o que você tira para casa. Se você não olha para isso, um mês com lucro pode terminar com a conta quase zerada.
As cinco coisas que comem o caixa
1. Você vende hoje e recebe depois
Você entrega bolo de pote para um empório que paga em quinze dias. Vende brigadeiros para uma cafeteria que acerta no fim do mês. O app de delivery repassa no prazo dele, não no dia da venda. A venda no cartão de crédito também pode cair depois. Nos seus números a venda já conta como receita, mas o dinheiro não está na conta. Enquanto isso, você já pagou ingredientes, embalagem e gás. O guia de vendas a prazo e condições de pagamento mostra como combinar prazos sem perder o cliente.
2. Você compra mais do que usa
Você comprou leite condensado em promoção no Assaí, ou cem potes porque o fornecedor fez um preço melhor. O lucro do mês só conta o que foi usado. O caixa já pagou tudo. Comprar em volume pode economizar, mas esse dinheiro fica parado na prateleira até virar venda.
3. Você paga equipamento e empréstimo
O freezer pago à vista sai inteiro do caixa naquele mês, mesmo durando anos. Se foi parcelado ou financiado, cada parcela tira dinheiro do caixa, mas só a parte dos juros é despesa. O valor emprestado que você devolve não aparece no lucro.
4. Você tira mais do que o negócio ganha
Se o seu pró-labore não é fixo e você tira dinheiro sempre que falta em casa, é fácil retirar mais do que o negócio ganhou. O lucro não muda, mas o caixa sim. O guia de como definir o seu pró-labore mostra como separar o que você recebe do que o negócio ganha.
5. Você cresce
Esse surpreende. Se você vende mais neste mês, precisa comprar mais insumos antes de receber por essas vendas. Se ainda pega clientes novos a prazo, o buraco aumenta. Um negócio que cresce rápido pode ficar sem dinheiro justamente quando está indo melhor.
Exemplo: um mês com lucro e sem caixa
Você faz bolo de pote e brigadeiros. Vende por encomenda no WhatsApp com Pix, pelo iFood e, há dois meses, entrega para três empórios que pagam em quinze dias.
Você começou o mês com R$ 3.000,00 na conta. Os números dizem que você teve R$ 4.200,00 de lucro (antes do seu pró-labore). Veja para onde foi o dinheiro:
| Item | Efeito no caixa |
|---|---|
| Lucro do mês | + R$ 4.200,00 |
| Vendas aos empórios ainda não recebidas | − R$ 1.800,00 |
| Repasse do app que só cai no mês seguinte | − R$ 900,00 |
| Insumos comprados que estão em estoque | − R$ 1.100,00 |
| Parcela da batedeira (só o valor emprestado) | − R$ 380,00 |
| O que você tirou para casa | − R$ 2.400,00 |
| Variação do caixa | − R$ 2.380,00 |
A conta: 4.200 − 1.800 − 900 − 1.100 − 380 − 2.400 = −2.380.
Você termina o mês com 3.000,00 − 2.380,00 = R$ 620,00 na conta. Teve R$ 4.200,00 de lucro e tem R$ 620,00.
Nenhuma dessas saídas é um erro sozinha. Os empórios vão pagar, o repasse vai cair, o leite condensado vai ser usado, a batedeira é necessária e você precisa viver. O problema é que tudo aconteceu no mesmo mês e ninguém somou antes.
Repare no que não explica o problema: não é que o produto dê prejuízo. Para descartar isso também, confira os sinais de que um produto está dando prejuízo. E se a margem for mesmo curta, veja qual margem o seu negócio precisa.
Como parar de ficar sem dinheiro
Receba antes quando puder. Em encomendas grandes e festas, peça um sinal por Pix antes de comprar os insumos. O que o cliente adianta é dinheiro que você não precisa colocar.
Encurte os prazos. Quinze dias é melhor que trinta. Sete é melhor que quinze. Anote cada entrega, quanto devem e quando vence, e não deixe mercadoria nova onde há conta atrasada.
Compre conforme a produção. Comprar em volume só economiza se você usar antes de estragar e se o dinheiro estiver sobrando. Se a promoção do atacarejo deixou você sem dinheiro para o gás, não foi promoção.
Tire um pró-labore fixo. Um valor fixo, em data fixa, é mais fácil de planejar do que retiradas soltas. O que sobrar de lucro você tira no fim do mês, quando já sabe quanto foi.
Olhe o caixa das próximas semanas. Toda semana, anote o que espera receber e o que precisa pagar. Isso avisa com antecedência quando vem um mês apertado. O guia de fluxo de caixa para negócios de comida traz o método passo a passo.
É problema de caixa ou de lucro
Faça duas perguntas. Primeiro: os seus produtos deixam margem depois de todos os custos, incluindo o seu tempo? Se não, não é problema de caixa, é de preço ou de custo, e cobrar melhor não resolve. Segundo: se deixam, você consegue explicar a diferença entre lucro e caixa com uma tabela como a de cima? Se consegue, já sabe o que ajustar. O guia de como saber se o seu produto dá lucro ajuda com a primeira pergunta.
Faça na calculadora
Antes de olhar o caixa, confirme o lucro: na calculadora de custos você coloca a receita e o preço de cada produto e vê quanto sobra por unidade com todos os custos.
Perguntas frequentes
Se tenho lucro mas não tenho dinheiro, estou no prejuízo?
Não necessariamente. O lucro mede o que você ganhou; o caixa mede quando o dinheiro entra e sai. Se a diferença se explica por vendas a prazo, estoque ou parcelas, o negócio pode estar bem e você só precisa acertar os prazos.
Quanto dinheiro devo manter sempre no caixa?
O suficiente para pagar as compras e despesas das próximas semanas sem depender do que os clientes devem. Calcule com as suas despesas semanais, não com uma regra genérica.
Vale a pena vender a prazo para empórios e cafeterias?
Pode valer se o volume compensar, mas cada venda a prazo é dinheiro que você banca até receber. Combine prazos curtos por escrito e pare de entregar para quem atrasa.
Por que a parcela do empréstimo não aparece como despesa?
Porque devolver o valor emprestado não é custo: você está devolvendo um dinheiro que já recebeu. Só os juros são despesa. Por isso a parcela pesa muito mais no caixa do que no lucro.