Cada real parado em ingredientes, embalagens ou produto pronto é um real que você não pode usar para mais nada até produzir, vender e receber. Quanto mais dias de estoque você guarda, mais dinheiro fica preso. Para saber quanto, conte o estoque, avalie pelo que pagou e divida pelo que você usa por dia. Muitas vezes o dinheiro parado está no que você comprou em quantidade (saquinhos, etiquetas, caixas) mais do que nos ingredientes frescos.
Por que estoque é dinheiro parado
Siga um real: você paga no atacarejo, ele fica no armário, entra na massa, sai num pão de mel embalado, espera na prateleira, é vendido e, se o cliente for uma cafeteria, é pago dias depois. Só aí volta para o caixa. Enquanto faz esse caminho, ele não paga o gás nem uma compra urgente.
Estoque não é o vilão. Sem ingrediente não há produção. O problema é o estoque a mais: comprar para três meses o que você usa em um.
Quanto dinheiro está no seu estoque
Uma vez por mês, conte tudo o que você tem:
- Ingredientes: quantidade × preço pago por unidade (kg, litro, lata).
- Embalagens e etiquetas: quantidade × preço por unidade.
- Produto pronto: unidades × custo de material de cada uma.
A soma é o dinheiro que está preso. Para fazer a contagem rápido e com ordem, o guia de estoque simples para cozinhas pequenas mostra como contar e como definir pontos de reposição.
Dias de estoque
Um valor solto não diz se é muito ou pouco. Para isso, calcule os dias de estoque:
dias de estoque = valor do estoque ÷ o que você usa por dia (a custo)
O que você usa por dia é o custo de material das vendas de um mês dividido por 30. Faça a conta também item por item: é aí que aparecem os que têm meses de estoque.
Exemplo: pão de mel
Você vende 600 pães de mel por mês, em encomendas e para duas cafeterias. O custo de material de cada um (chocolate, leite condensado, farinha, mel, recheio, saquinho, etiqueta) é R$ 2,10. A contagem do fim do mês:
| Item | Conta | Valor |
|---|---|---|
| Chocolate para cobertura | 8 kg × R$ 42,00 | R$ 336,00 |
| Leite condensado | 24 latas × R$ 6,50 | R$ 156,00 |
| Farinha, mel e especiarias | R$ 95,00 | |
| Saquinhos metalizados | 1.500 × R$ 0,22 | R$ 330,00 |
| Etiquetas | 2.000 × R$ 0,12 | R$ 240,00 |
| Pão de mel pronto | 120 × R$ 2,10 | R$ 252,00 |
| Total | R$ 1.409,00 |
O que você usa por dia: 600 × 2,10 = R$ 1.260,00 por mês; 1.260 ÷ 30 = R$ 42,00 por dia.
Dias de estoque: 1.409 ÷ 42 = 33,5 dias. Você tem mais de um mês de dinheiro no armário.
Onde está esse dinheiro:
- Saquinhos: 1.500 ÷ 600 por mês = 2,5 meses de estoque.
- Etiquetas: 2.000 ÷ 600 por mês = 3,3 meses de estoque.
- Saquinhos e etiquetas juntos: 330 + 240 = R$ 570,00, ou seja, 570 ÷ 1.409 = 40,5% do total.
O chocolate é caro, mas gira rápido. Boa parte do dinheiro parado está em plástico e papel.
O que acontece se você comprar menos. O fornecedor cobra R$ 0,23 por saquinho em pacotes de 700, e a gráfica R$ 0,13 por etiqueta em tiragens de 700. Com esses lotes:
- Saquinhos: 700 × 0,23 = R$ 161,00.
- Etiquetas: 700 × 0,13 = R$ 91,00.
- Novo total: 336 + 156 + 95 + 161 + 91 + 252 = R$ 1.091,00.
- Novos dias de estoque: 1.091 ÷ 42 = 26 dias.
- Dinheiro liberado: 1.409 − 1.091 = R$ 318,00.
O preço de liberar esse dinheiro. Você paga mais por unidade: R$ 0,01 a mais por saquinho e R$ 0,01 a mais por etiqueta. Com 600 unidades por mês, são (0,01 + 0,01) × 600 = R$ 12,00 por mês.
Então a decisão é esta: vale R$ 12,00 por mês ter R$ 318,00 disponíveis? Se você não precisa desse dinheiro para nada, compre o milheiro e fique com os R$ 12,00. Se com ele você aceita uma terceira cafeteria, ou se sem ele teria que pegar empréstimo, R$ 12,00 por mês sai barato.
Quando vale a pena ter mais estoque
Ter mais do que você usa faz sentido quando:
- O desconto por quantidade é grande perto do que custa ter esse dinheiro parado.
- O ingrediente encarece em certas épocas e dura sem estragar.
- O fornecedor não é confiável e ficar sem um item pararia a produção.
E deixa de fazer sentido quando o item estraga, ocupa um espaço que você não tem, pode mudar (arte nova da etiqueta, receita nova) ou deixa você sem caixa para o resto. O guia sobre quando comprar em quantidade compensa faz a conta completa, com desperdício e armazenamento.
Como baixar o estoque sem deixar faltar
- Defina um mínimo e um máximo para cada item. Chegou no mínimo, reponha até o máximo. Só isso.
- Compre a partir do plano de produção. Parta do que você vai produzir na semana, não do que estava em promoção.
- Olhe os itens parados. O que está há meses na prateleira é dinheiro que não volta; use, venda ou pare de comprar.
- Primeiro que entra, primeiro que sai. Use o estoque mais antigo antes, para não perder por validade.
- Fique de olho no produto pronto. Pão de mel embalado que não vende é o estoque mais caro: já tem ingrediente, embalagem e o seu tempo.
O estoque e o resto do caixa
Os dias de estoque são só uma parte do tempo em que o seu dinheiro fica fora. Se as cafeterias pagam em 15 dias, no exemplo o seu dinheiro ficava fora 34 + 15 = 49 dias. Depois da mudança, 26 + 15 = 41 dias. Oito dias a menos aparecem no caixa toda semana.
Para ver quando você vai ficar curto, coloque as compras de ingredientes e embalagens numa previsão de caixa semanal: uma compra grande de embalagem aparece com antecedência. E o guia de fluxo de caixa para negócios de comida mostra como o estoque se encaixa com as outras entradas e saídas.
Faça na calculadora
Para avaliar o produto pronto, você precisa do custo de material por unidade. Coloque a receita na calculadora de custos e use esse valor na contagem do fim do mês e no cálculo dos dias de estoque.
Perguntas frequentes
Quantos dias de estoque um pequeno negócio de comida deve ter?
Depende de com que frequência você consegue repor e de quanto tempo cada item dura. Ingrediente fresco, dias; embalagem, poucas semanas costumam bastar se o fornecedor entrega rápido. Meça seus dias atuais e corte primeiro os itens com mais dinheiro parado.
Estoque conta como lucro?
Não. É dinheiro que você gastou e que ainda não virou venda. Só gera lucro quando você produz, vende e recebe.
Por qual preço eu avalio o meu estoque?
Pelo que você pagou, não pelo preço de venda. Se comprou saquinhos a R$ 0,22, cada um vale R$ 0,22 na contagem, e o produto pronto entra pelo custo de material.
Comprar embalagem de milheiro é má ideia?
Não necessariamente. Vale a pena se a economia for maior do que custa ter esse dinheiro parado. Se deixar você sem caixa para ingredientes ou obrigar a pegar empréstimo, o desconto deixa de compensar.