Cada sol que tienes en insumos, envases o producto terminado es un sol que no puedes usar para nada más hasta que produces, vendes y te pagan. Mientras más días de stock guardas, más plata tienes quieta. Para saber cuánto es, cuenta tu inventario, valorízalo a lo que pagaste y divídelo entre lo que usas al día. Muchas veces la plata quieta está en lo que compraste por cantidad (frascos, etiquetas, cajas) más que en los insumos frescos.
Por qué el stock es plata quieta
Sigue el camino de un sol: lo pagas en Makro o en el mercado, se queda en tu despensa, entra a una olla, sale en un frasco, espera en tu estante, lo vendes y, si es a una bodega, te lo pagan días después. Recién ahí vuelve a tu caja. Mientras recorre ese camino, ese sol no puede pagar el gas ni una compra urgente.
No es que el stock sea malo. Sin insumos no produces. El problema es el stock de más: lo que compraste para tres meses cuando lo usas en uno.
Cuánta plata tienes en stock
Una vez al mes, cuenta todo lo que tienes:
- Insumos: cantidad × precio que pagaste por unidad (kg, litro, unidad).
- Envases y etiquetas: cantidad × precio por unidad.
- Producto terminado: unidades × costo de materiales de cada una.
La suma es la plata que tienes inmovilizada. Para llevar el conteo con orden, la guía de inventario simple para cocinas pequeñas explica cómo hacerlo en poco tiempo y con niveles mínimos de reposición.
Días de inventario
Un monto suelto no te dice si es mucho o poco. Para eso calcula los días de inventario:
días de inventario = valor del stock ÷ lo que usas al día (a costo)
Lo que usas al día es el costo de materiales de lo que vendes en un mes, dividido entre 30. Haz la cuenta también artículo por artículo: ahí aparecen los que tienen meses de stock.
Ejemplo: ají en vinagre y salsas
Vendes 300 frascos al mes entre Instagram y bodegas. El costo de materiales de cada frasco (ají, vinagre, aceite, frasco, etiqueta) es S/ 4.50. Haces el conteo de fin de mes:
| Artículo | Cálculo | Valor |
|---|---|---|
| Ají amarillo y rocoto | 6 kg × S/ 7.00 | S/ 42 |
| Vinagre | 10 L × S/ 4.50 | S/ 45 |
| Aceite | 5 L × S/ 9.00 | S/ 45 |
| Frascos | 900 × S/ 1.20 | S/ 1,080 |
| Etiquetas | 2,000 × S/ 0.18 | S/ 360 |
| Producto terminado | 80 frascos × S/ 4.50 | S/ 360 |
| Total | S/ 1,932 |
Lo que usas al día: 300 × 4.50 = S/ 1,350 al mes; 1,350 ÷ 30 = S/ 45 al día.
Días de inventario: 1,932 ÷ 45 = 42.9 días. Tienes más de seis semanas de plata en la despensa.
Dónde está esa plata:
- Frascos: 900 frascos ÷ 300 al mes = 3 meses de stock.
- Etiquetas: 2,000 ÷ 300 al mes = 6.7 meses de stock.
- Frascos y etiquetas juntos: 1,080 + 360 = S/ 1,440, o sea 1,440 ÷ 1,932 = 74.5% del total.
El ají y el vinagre no son el problema. Tres cuartos de tu plata quieta están en vidrio y papel.
Qué pasa si compras menos. Tu proveedor de frascos te cobra S/ 1.25 si compras de a 400, y la imprenta S/ 0.22 por etiqueta en tirajes de 600. Con esos lotes:
- Frascos: 400 × 1.25 = S/ 500.
- Etiquetas: 600 × 0.22 = S/ 132.
- Nuevo total: 42 + 45 + 45 + 500 + 132 + 360 = S/ 1,124.
- Nuevos días de inventario: 1,124 ÷ 45 = 25 días.
- Plata liberada: 1,932 − 1,124 = S/ 808.
El precio de liberar esa plata. Pagas más por unidad: S/ 0.05 más por frasco y S/ 0.04 más por etiqueta. Con 300 frascos al mes son (0.05 + 0.04) × 300 = S/ 27 al mes.
Entonces la decisión es esta: ¿vale S/ 27 al mes tener S/ 808 disponibles? Si esa plata no la necesitas para nada, compra por millar y ahorra los S/ 27. Si con ella puedes aceptar el pedido de una bodega nueva, o si sin ella tendrías que pedir prestado, S/ 27 al mes es barato.
Cuándo sí conviene tener más stock
Tener más de lo que usas tiene sentido cuando:
- El descuento por cantidad es grande comparado con lo que te cuesta tener esa plata quieta.
- El insumo sube de precio en ciertas temporadas y dura sin malograrse.
- Tu proveedor es poco confiable y quedarte sin un insumo te para la producción.
Y deja de tener sentido cuando el insumo se malogra, ocupa espacio que no tienes, cambia tu etiqueta o te deja sin caja para lo demás. La guía sobre cuándo comprar al por mayor tiene la cuenta completa con merma y almacenamiento.
Cómo bajar el stock sin quedarte corto
- Pon un mínimo y un máximo a cada artículo. Cuando llegas al mínimo, repones hasta el máximo. Nada más.
- Compra según lo que vas a producir. Parte de tu plan de la semana, no de lo que viste barato.
- Revisa los artículos lentos. Lo que lleva meses en el estante es plata que no vuelve; úsalo, véndelo o deja de comprarlo.
- Lo primero que entra, primero sale. Usa el stock más antiguo primero para no perderlo por vencimiento.
- Vigila el producto terminado. Frascos listos que no se venden son la forma más cara de stock: ya pusiste insumos, envase y tu tiempo.
El stock y el resto de tu caja
Los días de inventario son solo una parte del tiempo que tu plata está afuera. Si le vendes a bodegas que te pagan a 15 días, en el ejemplo tu plata estaba fuera 43 + 15 = 58 días. Después del cambio, 25 + 15 = 40 días. Esos 18 días menos se notan en tu caja cada semana.
Para ver cuándo vas a estar corto, mete tus compras de insumos y envases en un pronóstico de caja semanal: una compra grande de frascos se ve venir con anticipación. Y la guía de flujo de caja para negocios de comida muestra cómo encaja el inventario con el resto de entradas y salidas.
Hazlo con la calculadora
Para valorizar tu producto terminado necesitas el costo de materiales por unidad. Pon tu receta en la calculadora de costos y úsalo para tu conteo de fin de mes y para calcular tus días de inventario.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos días de inventario debería tener?
Depende de qué tan seguido puedes reponer y de cuánto dura cada insumo. Para insumos frescos, días; para envases, unas pocas semanas suele bastar si tu proveedor te repone rápido. Mide tus días actuales y baja primero los artículos que más plata tienen quieta.
¿El inventario cuenta como ganancia?
No. Es plata que gastaste y que todavía no se convirtió en venta. Solo genera ganancia cuando lo produces, lo vendes y te pagan.
¿Con qué precio valorizo mi stock?
Con lo que pagaste, no con lo que lo vendes. Si compraste frascos a S/ 1.20, cada frasco vale S/ 1.20 en tu conteo, y el producto terminado se valoriza a su costo de materiales.
¿Comprar envases por millar es mala idea?
No necesariamente. Conviene si el ahorro es mayor que lo que te cuesta tener esa plata quieta. Si te deja sin caja para insumos o te obliga a pedir prestado, el descuento deja de convenir.