Un inventario simple para una cocina pequeña consiste en contar, siempre el mismo día, los diez o quince insumos que más pesan en tu costo, anotar lo que compraste entre conteo y conteo y comparar lo que usaste con lo que dicen tus recetas. Con eso sabes cuánto se pierde, qué comprar y cuánto. Súmale dos reglas, usar primero lo más antiguo (PEPS) y tener un nivel par por insumo, y tienes un sistema que funciona sin ningún programa.
Qué contar y qué no
No cuentes todo. Cuenta:
- Los insumos caros o que usas en cantidad: carnes, queso, mantequilla, manjar blanco, aceite, harina si haces volumen.
- Los que se malogran rápido: lácteos, frutas, verduras de hoja, rellenos preparados.
- Los envases y etiquetas, porque quedarte sin frascos para un pedido cuesta más que el frasco.
- El producto terminado que guardas para vender.
Deja fuera la sal, las especias y todo lo que cuesta céntimos por lote. Contarlo te quita tiempo y no cambia ninguna decisión.
Usa la misma unidad con la que compras y costeas: kilos, litros, unidades. Si compras manjar en baldes de 5 kg, cuenta los baldes cerrados y pesa el abierto.
Cada cuánto y cómo contar
Una vez por semana, el mismo día y a la misma hora, alcanza para la mayoría. Lo ideal es contar antes de comprar: el lunes temprano, antes de ir a Santa Anita o a Makro, por ejemplo. Así el conteo te sirve también para armar la lista.
Para contar rápido:
- Ten una hoja con los insumos en el mismo orden en que están guardados.
- Cuenta de izquierda a derecha y de arriba abajo, sin saltar.
- Pesa lo abierto. Una balanza de cocina vale más que cualquier cálculo al ojo.
- Anota lo que encuentres malogrado y bótalo. Eso es merma y va a tu registro.
En la misma hoja, al lado de cada insumo, anota lo que compraste durante la semana. Lo sacas de tus boletas.
Uso real contra uso teórico
Aquí está el valor del inventario. Para cada insumo:
uso real = inventario inicial + compras − inventario final
Después calcula el uso teórico: lo que tus recetas dicen que deberías haber usado para lo que produjiste. Si hiciste 300 piezas y la receta lleva 20 g por pieza, el uso teórico es 6 kg.
La diferencia entre uno y otro tiene pocas explicaciones: porciones más grandes que la receta, merma de preparación que no estaba en el costeo, producto que se malogró, compras mal anotadas o consumo que no es venta (lo que comes tú, las degustaciones). Cada una se arregla distinto, pero ninguna se ve si no cuentas. Si la diferencia viene de las porciones, la guía de control de porciones te ayuda a cerrarla.
PEPS: primero en entrar, primero en salir
Cuando llega mercadería nueva, va atrás o abajo; lo antiguo queda adelante. Así usas primero lo que lleva más tiempo guardado y reduces lo que se vence al fondo de la refrigeradora.
Para que funcione:
- Rotula cada envase abierto o preparado con el nombre y la fecha.
- Ordena igual en la alacena, la refrigeradora y la congeladora.
- Si vendes producto envasado, pon lote y fecha en la etiqueta; te permite contar y rotar el producto terminado por lote.
Cuando recibes un insumo nuevo, guarda también su etiqueta o ficha técnica. La vas a necesitar si algún día tienes que calcular la información nutricional de tus productos, y te sirve para notar si el proveedor te cambió de marca.
Nivel par: cuánto tener de cada cosa
El nivel par es la cantidad que quieres tener de un insumo justo después de comprar:
nivel par = uso entre compra y compra + colchón
El colchón cubre una semana más movida de lo normal o un proveedor que no tiene el producto ese día. Para lo que se malogra rápido, el colchón es chico o cero. Para los secos puede ser más grande, siempre que no te deje la plata inmovilizada.
Con el nivel par, la lista de compras se arma sola: compra = nivel par − lo que contaste, redondeado al tamaño del envase. Si quieres pasar de ahí a una lista completa según lo que vas a producir, mira la guía de planificar compras desde tu producción.
Ejemplo: el manjar blanco de los alfajores
Haces alfajores y el manjar blanco es tu insumo más caro. Lo compras en baldes de 5 kg a S/ 90.00, o sea S/ 18.00 por kg. La receta lleva 28 g de manjar por alfajor.
Conteo de la semana:
| Dato | Cantidad |
|---|---|
| Inventario inicial (lunes) | 4.0 kg |
| Compras (dos baldes) | 10.0 kg |
| Inventario final (domingo) | 2.5 kg |
| Alfajores producidos | 360 |
Uso real: 4.0 + 10.0 − 2.5 = 11.5 kg
Uso teórico: 360 × 28 g = 10,080 g = 10.08 kg
Diferencia: 11.5 − 10.08 = 1.42 kg
Costo de la diferencia: 1.42 × S/ 18.00 = S/ 25.56 por semana. En cuatro semanas, 25.56 × 4 = S/ 102.24 al mes.
Por alfajor estás usando 11,500 g ÷ 360 = 31.9 g en lugar de 28 g. El manjar cuesta S/ 18.00 ÷ 1,000 = S/ 0.018 por gramo, así que los 3.9 g de más son 3.9 × 0.018 = S/ 0.07 más por alfajor que tu costeo no ve. Una manga marcada o una cuchara medida lo corrige.
Nivel par: usas 11.5 kg entre compra y compra. Con un colchón de 2.5 kg, el nivel par es 11.5 + 2.5 = 14 kg. El lunes cuentas 2.5 kg, así que te faltan 14 − 2.5 = 11.5 kg. En baldes de 5 kg son dos baldes (quedas en 12.5 kg, un poco debajo del par) o tres (17.5 kg, bastante encima). Si el manjar abierto te dura poco, compra dos y completa a mitad de semana.
Cuando corrijas la porción, recalcula: con 10.08 kg de uso, el nivel par baja a 10.08 + 2.5 = 12.58 kg, y dos baldes más los 2.5 kg que te quedan (12.5 kg) prácticamente lo cubren.
El inventario también es plata
Todo lo que está en la alacena es dinero que ya salió y todavía no vuelve. Un saco extra "porque estaba barato" puede ser buena compra o caja inmovilizada, según cuánto tarde en usarse. La guía sobre cómo el inventario inmoviliza tu caja muestra cómo calcularlo.
Para ver cómo encaja el inventario con el resto de tus registros (compras, producción y ventas), revisa la guía de operación y registros.
Hazlo con la calculadora
Cuando tengas el uso real por pieza, ponlo en la calculadora de costos en lugar del gramaje de la receta: verás el costo por unidad que de verdad estás pagando.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debo hacer inventario en un negocio de comida pequeño?
Una vez por semana, el mismo día y antes de comprar. Si trabajas con insumos muy perecibles, cuenta esos dos veces por semana.
¿Tengo que contar todos los insumos?
No. Cuenta los que más pesan en tu costo, los que se malogran rápido, los envases y el producto terminado. Lo que cuesta céntimos por lote no cambia ninguna decisión.
¿Qué hago si el uso real es mayor que el teórico?
Busca la causa: porciones más grandes que la receta, merma que no costeaste, producto malogrado o compras mal anotadas. Mientras lo corriges, costea con el uso real.
¿Qué significa PEPS?
Primero en entrar, primero en salir: usas primero lo que llegó antes. Se logra guardando lo nuevo atrás y rotulando con fecha todo lo abierto o preparado.