Controle de estoque simples para cozinha pequena

Um controle de estoque simples numa cozinha pequena é contar, sempre no mesmo dia, os dez ou quinze insumos que mais pesam no seu custo, anotar o que você comprou entre uma contagem e outra e comparar o que usou com o que as fichas técnicas dizem. Com isso, você sabe quanto se perde, o que comprar e quanto. Some duas regras, usar primeiro o mais antigo (PEPS) e ter um nível de reposição para cada item, e você tem um sistema que funciona sem programa nenhum.

O que contar e o que deixar de fora

Não conte tudo. Conte:

• Os insumos caros ou que você usa em quantidade: leite condensado, chocolate, manteiga, carnes, queijo, óleo, farinha se você produz volume.
• Os que estragam rápido: laticínios, frutas, verduras, recheios prontos.
• As embalagens e etiquetas, porque ficar sem pote para uma encomenda custa mais que o pote.
• O produto pronto guardado para venda.

Deixe de fora sal, temperos e tudo o que custa centavos por lote. Contar isso toma tempo e não muda nada.

Use a mesma unidade em que você compra e calcula o custo: quilo, litro, unidade. Se o leite condensado vem em caixas de 24 latas, conte as caixas fechadas e as latas soltas.

Com que frequência e como contar

Uma vez por semana, no mesmo dia e horário, basta para a maioria. O ideal é contar antes de comprar: segunda cedo, antes de ir ao Assaí, ao Atacadão ou à Ceasa, por exemplo. Assim a contagem também vira a sua lista de compras.

Para contar rápido:

1. Tenha uma folha com os itens na mesma ordem em que estão guardados.
2. Conte da esquerda para a direita, de cima para baixo, sem pular.
3. Pese o que está aberto. Uma balança de cozinha vale mais que qualquer estimativa no olho.
4. Anote o que encontrar estragado e jogue fora. Isso é desperdício e vai para o seu registro.

Na mesma folha, ao lado de cada item, anote o que você comprou durante a semana. Isso sai das suas notas.

Uso real contra uso teórico

Aqui está o valor do estoque. Para cada item:

uso real = estoque inicial + compras − estoque final

Depois calcule o uso teórico: o que as fichas técnicas dizem que você deveria ter usado para o que produziu. Se fez 300 unidades e a ficha leva 20 g por unidade, o uso teórico é 6 kg.

A diferença entre os dois tem poucas explicações: porções maiores que a ficha, perda no preparo que não estava no custo, produto que estragou, compras anotadas errado ou consumo que não é venda (o que você come, as degustações). Cada uma se corrige de um jeito, mas nenhuma aparece se você não conta. Se a diferença vem das porções, o guia de controle de porções ajuda a fechar essa conta.

PEPS: primeiro que entra, primeiro que sai

Quando chega mercadoria nova, ela vai para trás ou para baixo; o antigo fica na frente. Assim você usa primeiro o que está guardado há mais tempo e diminui o que vence no fundo da geladeira.

Para funcionar:

• Etiquete cada embalagem aberta ou preparo com o nome e a data.
• Organize do mesmo jeito o armário, a geladeira e o freezer.
• Se você vende produto embalado, coloque lote e data no rótulo; isso permite contar e girar o produto pronto por lote.

Quando receber um insumo novo, guarde também o rótulo ou a ficha técnica dele. Você vai precisar disso se um dia tiver que calcular a tabela nutricional dos seus produtos, e isso ajuda a perceber quando o fornecedor trocou a marca.

Nível de reposição: quanto ter de cada coisa

O nível de reposição é a quantidade que você quer ter de um item logo depois de comprar:

nível de reposição = uso entre uma compra e outra + margem de segurança

A margem de segurança cobre uma semana mais movimentada que o normal ou um fornecedor sem o produto naquele dia. Para o que estraga rápido, a margem é pequena ou zero. Para os secos pode ser maior, desde que não deixe dinheiro parado demais.

Com o nível definido, a lista de compras se faz sozinha: compra = nível de reposição − o que você contou, arredondado para o tamanho da embalagem. Para ir daí a uma lista completa baseada no que você vai produzir, veja o guia de planejar compras a partir da produção.

Exemplo: o leite condensado do brigadeiro

Você faz brigadeiro e o leite condensado é o insumo que mais pesa. Compra em caixas de 24 latas no atacarejo, a R$ 6,50 a lata. Pela ficha, uma lata rende 25 brigadeiros.

Contagem da semana:

Uso real: 14 + 48 − 10 = 52 latas

Uso teórico: 1.200 ÷ 25 = 48 latas

Diferença: 52 − 48 = 4 latas

Custo da diferença: 4 × R$ 6,50 = R$ 26,00 por semana. Em quatro semanas, 26,00 × 4 = R$ 104,00 por mês.

Na prática, cada lata está rendendo 1.200 ÷ 52 = 23,1 brigadeiros, e não 25. O leite condensado de cada brigadeiro custa 6,50 ÷ 23,1 = R$ 0,28, e não 6,50 ÷ 25 = R$ 0,26 como diz a sua conta. Parece pouco, mas são R$ 0,02 a mais em cada um dos 1.200 brigadeiros da semana. Bolear com balança ou com uma colher medidora corrige isso.

Nível de reposição: você usa 52 latas entre uma compra e outra. Com uma margem de 8 latas, o nível é 52 + 8 = 60 latas. Na segunda você conta 10, então faltam 60 − 10 = 50 latas. Em caixas de 24, duas caixas deixam você com 58 latas, um pouco abaixo do nível; duas caixas e mais duas latas avulsas fecham as 60.

Quando você corrigir a porção, refaça a conta: com 48 latas de uso, o nível cai para 48 + 8 = 56 latas, e as duas caixas mais as 10 que sobraram (58 latas) já cobrem a semana.

Estoque também é dinheiro

Tudo o que está no armário é dinheiro que já saiu e ainda não voltou. Um fardo a mais "porque estava barato" pode ser boa compra ou caixa parado, dependendo de quanto tempo leva para ser usado. O guia sobre como o estoque prende o seu caixa mostra como calcular isso.

Para ver como o estoque se encaixa no resto dos seus registros (compras, produção e vendas), leia o guia de operação e registros.

Faça na calculadora

Quando souber o uso real por unidade, coloque esse número na calculadora de custos no lugar da quantidade da ficha: você vai ver o custo por unidade que está pagando de verdade.