Como comprar insumos para um negócio de comida

Comprar bem é comprar o que a sua produção precisa, no lugar onde cada insumo sai mais barato contando a ida, na quantidade que você vai usar antes de estragar, e anotando o que pagou para saber quando o custo muda. Nenhum lugar ganha em tudo: os frescos costumam compensar na feira, os secos e as embalagens no atacarejo, e o mercadinho da esquina serve para emergência. A diferença entre comprar no olho e comprar com método costuma ser de centavos por unidade, que no fim do mês viram dezenas de reais.

Neste guia

Este é o guia geral de compras. Cada parte tem um guia próprio com mais detalhes:

• Feira, atacarejo ou mercado: onde comprar cada insumo
• Como acompanhar o preço dos insumos entre lojas
• Como negociar com fornecedores e feirantes
• Quando comprar no atacado vale a pena
• O custo escondido da ida às compras
• Preços sazonais e como se planejar
• Como guardar notas e registros de compra úteis
• Como planejar as compras a partir da produção
• Como escolher fornecedores: preço, qualidade e confiança

Comece pelo que você vai produzir

A lista de compras sai do plano de produção, e não do que acabou no armário. Se nesta semana você vai fazer quatro fornadas de bolo de pote de chocolate e duas de ninho com morango, multiplique a receita de cada fornada pelo número de fornadas e some por insumo. É isso que você precisa comprar, menos o que já tem guardado.

Esse passo evita os dois erros mais caros: faltar insumo no meio da produção (e correr para o mercadinho pagar o preço mais alto) e comprar demais algo que estraga. No guia de como planejar as compras a partir da produção está o método passo a passo, com um modelo de lista.

Separe a lista em duas:

• Frescos: ovos, frutas, verduras, carnes, laticínios. Comprados para a semana ou para a fornada.
• Secos e embalagens: farinha, açúcar, leite condensado, chocolate em pó, potes, etiquetas, sacolas. Duram semanas ou meses e podem ser comprados com menos frequência.

Compare preço por unidade base, não por pacote

Pacote mais barato não é insumo mais barato. O pacote de arroz de 1 kg a R$ 6,49 parece mais em conta que o de 5 kg a R$ 27,90, mas o de 5 kg sai a R$ 5,58 o quilo. Para comparar, divida sempre o preço pelo tamanho e leve tudo para a mesma unidade: reais por quilo, por litro ou por unidade.

Faça o mesmo com o que se vende no olho. Na feira, se o cheiro-verde é vendido por maço, pese um em casa e anote quantos gramas vem, em média. Com os ovos, divida o preço da bandeja pelo número de ovos.

Anote cada compra: data, lugar, produto, embalagem, quantidade e preço pago. Com um mês de registros você já sabe onde compensa comprar cada coisa e quanto os preços oscilam. O guia de como acompanhar o preço dos insumos mostra que colunas usar e como fazer a conversão.

Onde comprar cada coisa

Cada tipo de lugar tem seu ponto forte:

A regra prática: compre cada insumo onde o preço por unidade base, somado à parte dele no custo da ida, for o menor, desde que a qualidade seja a que a receita pede. Em feira, atacarejo ou mercado: onde comprar cada insumo está a análise por categoria.

Quanto comprar de uma vez

Comprar em quantidade baixa o preço por quilo, mas tem três custos que não aparecem na nota: o que estraga antes de usar, o dinheiro parado no armário e o espaço que ocupa. Uma caixa com 500 potes sai muito mais barata por unidade, mas se você usa 300 por mês, uma parte do dinheiro fica parada por quase dois meses, e a caixa precisa de lugar.

Antes de comprar em volume, faça a conta completa: economia por unidade vezes o que você vai usar de verdade, menos o que se perderia, menos o transporte extra. Se o resultado é pequeno e deixa você sem caixa na semana, não compensa. Em quando comprar no atacado vale a pena tem a fórmula com exemplos.

Os preços dos frescos também mudam com a época. Tem meses em que o morango ou o tomate disparam e meses em que caem. Conhecer esse ciclo permite ajustar receitas, antecipar compras do que dá para guardar ou subir o preço a tempo. Isso está no guia de preços sazonais.

Com que frequência ir às compras

Cada ida custa: Uber, ônibus ou gasolina, e as suas horas. Se a sua hora vale R$ 20 e a ida ao atacarejo leva duas horas entre ida, compra e volta, essa ida custa R$ 40 de tempo mais o transporte, mesmo que você não pague isso em dinheiro. Esse custo se divide por tudo o que você comprou. Uma ida longa para comprar pouco pode sair mais cara do que comprar perto por um preço um pouco maior.

Por isso vale agrupar: frescos uma vez por semana na feira mais próxima que tenha boa qualidade, e secos e embalagens uma vez por mês no atacarejo. O guia sobre o custo escondido da ida às compras ensina a calcular quanto custa cada ida e a dividir isso no custo por unidade.

Fornecedores: preço, qualidade e compromisso

O fornecedor mais barato não serve se um dia não tem o produto, se a qualidade muda toda semana ou se obriga você a voltar duas vezes. Para cada insumo importante, tenha um fornecedor principal e um reserva, e observe três coisas: o preço por unidade base, a qualidade constante e o cumprimento do combinado. No guia de como escolher fornecedores há um jeito simples de dar nota a cada um.

Quando você já compra com frequência e em quantidades parecidas, tem com o que negociar: volume, constância e pagamento rápido no Pix. Um feirante que sabe que toda sexta você leva duas bandejas de ovos e 3 kg de morango pode separar o melhor para você ou baixar alguns centavos. Em como negociar com fornecedores e feirantes você vê o que pedir e como.

Guarde as notas

Cada nota ou cupom é um dado de custo. Se você guarda (nem que seja uma foto no celular), sabe o que pagou, onde e quando, e consegue reconstruir o custo real do mês. Se não guarda, depende da memória, e a memória sempre lembra do preço antigo. O guia sobre notas e registros de compra explica o que guardar e como organizar sem perder tempo.

Exemplo: as compras do mês de quem faz bolo de pote

Você vende bolo de pote de 250 ml. Produz 80 potes por semana, 320 por mês. No exemplo usamos só os três itens que mais pesam: ovos (2 bandejas de 30 por semana, 8 por mês), leite condensado (10 caixinhas por semana, 40 por mês) e potes com tampa (320 por mês). Você valoriza a sua hora em R$ 20.

Preços que você encontrou:

Plano 1: tudo perto de casa, toda semana.

• Ovos: 8 × 22,00 = R$ 176,00
• Leite condensado: 40 × 7,50 = R$ 300,00
• Potes: 320 × 0,90 = R$ 288,00
• Itens: R$ 764,00
• Idas: 4 idas a pé de 30 minutos = 2 horas × R$ 20 = R$ 40,00
• Total: R$ 804,00

Plano 2: tudo no atacarejo, toda semana.

• Ovos: 8 × 18,00 = R$ 144,00
• Leite condensado: 40 × 5,90 = R$ 236,00
• Potes: 320 × 0,65 = R$ 208,00
• Itens: R$ 588,00
• Idas: 4 idas × (R$ 25 de Uber + 2 horas × R$ 20) = 4 × R$ 65 = R$ 260,00
• Total: R$ 848,00

Plano 3: ovos na feira toda semana; leite condensado e potes no atacarejo uma vez por mês.

• Ovos: 8 × 20,00 = R$ 160,00
• Leite condensado e potes: 236,00 + 208,00 = R$ 444,00
• Itens: R$ 604,00
• Idas à feira: 4 idas a pé de 1 hora = 4 horas × R$ 20 = R$ 80,00
• Ida ao atacarejo: R$ 35 de Uber com as caixas + 2 horas × R$ 20 = R$ 75,00
• Total: R$ 759,00

O plano 3 custa R$ 45 a menos por mês que o plano 1: R$ 45 ÷ 320 = R$ 0,14 por pote. O plano 2 tem os menores preços na nota, mas as quatro idas ao atacarejo comem toda a economia e ele termina sendo o mais caro dos três.

O exemplo mostra mais duas coisas. Primeiro, o plano 3 pede R$ 444 de uma vez no começo do mês para leite condensado e potes; se esse dinheiro não estiver no caixa, o plano mais barato não funciona. Segundo, se a bandeja de ovos na feira subir para R$ 24,00, o plano 3 sobe R$ 32 por mês (8 bandejas × R$ 4,00) e o custo por pote vai para R$ 2,47. Por isso vale continuar anotando os preços.

Quando um preço muda, o seu custo muda

Comprar bem adianta pouco se o custo por unidade ainda está calculado com os preços de seis meses atrás. Sempre que um insumo importante sobe ou desce e fica assim, atualize a receita e olhe de novo a margem. O guia de como calcular o custo de um produto de comida explica como montar o custo carregado completo, com embalagem, mão de obra, despesas e desperdício, para o preço de compra entrar no lugar certo.

Faça na calculadora

Na calculadora de custos você coloca o que pagou por cada insumo e o tamanho da embalagem; ela mostra o custo por unidade do seu produto, e você pode comparar o que acontece com a margem se comprar num lugar ou em outro.