Os três servem para calcular custos. A diferença está no que acontece quando um preço muda. No caderno, você refaz à mão cada receita que usa aquele ingrediente. Numa planilha bem montada, muda o preço numa célula e todas as receitas se atualizam. No app acontece o mesmo sem você montar fórmula nenhuma, em troca de pagar e depender dele. Escolha o que você vai manter em dia: custo com preço de três meses atrás está errado, esteja onde estiver.
O caderno
É por onde quase todo mundo começa, e tem vantagens de verdade.
O que faz bem
- Está sempre à mão, na cozinha ou na feira.
- Não custa nada e não trava.
- Obriga você a fazer a conta, então você entende de onde vem cada número.
O que deixa escapar
- Quando um ingrediente sobe, é preciso achar todas as receitas que o usam e recalcular uma por uma. Na prática, ninguém faz.
- Erro de soma fica lá. Ninguém confere uma conta feita à mão há dois meses.
- Comparar é difícil: qual produto dá mais, quanto o custo mudou desde janeiro.
- Molha, some, fica em casa.
O caderno funciona com três ou quatro produtos e preços estáveis. Com mais do que isso, vira um arquivo de custos velhos.
A planilha
Excel ou Google Planilhas resolvem o principal problema do caderno, se forem bem montados.
O que faz bem
- As fórmulas fazem as contas sem erro de soma.
- Se os preços ficam numa aba única de ingredientes e as receitas buscam dali, uma mudança de preço atualiza tudo.
- É de graça ou quase, e você adapta ao seu negócio.
O que deixa escapar
- Depende de como foi montada. Se você digitou o preço do leite condensado dentro de cada receita em vez de puxar de uma lista, volta ao problema do caderno.
- As unidades. Você compra o óleo em garrafa de 900 ml, a receita pede "meia xícara" e a planilha não converte se você não ensinar. É a fonte de erro mais comum, explicada em unidades e conversões para calcular custos.
- As fórmulas quebram. Uma linha inserida ou uma célula apagada e o custo de um produto fica errado sem ninguém notar.
- No celular é desconfortável, e é no atacarejo que você vê os preços.
- Quase sempre só uma pessoa entende como ela funciona.
O aplicativo
Um app de custos faz por você a montagem que a planilha obriga a fazer à mão.
O que faz bem
- Os ingredientes ficam numa lista única: muda um preço e todas as receitas que o usam são recalculadas.
- Converte unidade de compra em unidade de receita.
- Costuma funcionar bem no celular, então dá para anotar o preço na hora da compra.
- Alguns guardam o histórico de preços, útil para ver como um custo mudou.
O que deixa escapar
- Você continua tendo de lançar os preços. Nenhum app sabe quanto você pagou ontem no Assaí.
- Pode ter mensalidade, e aprender a usar leva tempo.
- Você passa a depender dele. Antes de escolher, veja se dá para exportar os seus dados.
- Se não considera embalagem, mão de obra e gás, entrega um custo de ingredientes, não um custo carregado.
Para saber que outras partes do negócio vale digitalizar primeiro, veja ferramentas digitais para negócios de comida.
O que cada um deixa escapar, lado a lado
| Caderno | Planilha | App | |
|---|---|---|---|
| Um ingrediente sobe | Refazer cada receita | Uma mudança, se bem montada | Uma mudança |
| Conversão de unidades | À mão | Se você programar | Normalmente incluída |
| Erros de cálculo | Frequentes | Fórmulas quebradas | Poucos |
| Uso na hora da compra | Sim | Desconfortável | Sim |
| Custo | Zero | Zero ou quase | Pode ter mensalidade |
| Seus dados | No papel | Seus | Confira se dá para exportar |
Exemplo: o leite condensado sobe
Você faz brigadeiro, bolo de pote e pão de mel. A lata de leite condensado de 395 g custava R$ 6,00 e esta semana está R$ 7,50: R$ 1,50 a mais por lata.
| Produto | Latas por fornada | Fornadas por mês | Latas por mês | A mais por mês |
|---|---|---|---|---|
| Brigadeiro (25 por lata) | 1 | 40 | 40 | R$ 60,00 |
| Bolo de pote (10 potes por fornada) | 2 | 12 | 24 | R$ 36,00 |
| Pão de mel (20 por fornada) | 1 | 10 | 10 | R$ 15,00 |
As contas, para o brigadeiro: 40 latas × R$ 1,50 = R$ 60,00 por mês, ou 1,50 ÷ 25 = R$ 0,06 a mais por brigadeiro. No bolo de pote, 2 × 1,50 ÷ 10 = R$ 0,30 a mais por pote.
No total, 40 + 24 + 10 = 74 latas, e 74 × 1,50 = R$ 111,00 por mês de custo a mais por causa de um único ingrediente. Se o seu custeio ainda diz R$ 6,00, as margens no papel continuam iguais e esses R$ 111,00 somem sem você ver. Some uma alta do chocolate e a conta cresce rápido.
O trabalho de corrigir em cada ferramenta:
- Caderno: três receitas para refazer, se você lembrar quais levam leite condensado.
- Planilha com o preço digitado em cada receita: três células para mudar, e é fácil esquecer uma.
- Planilha com lista de ingredientes, ou app: uma mudança, três receitas atualizadas.
E quando o preço voltar a cair, o mesmo trabalho ao contrário.
O problema de verdade: preços em dia
Qualquer uma das três dá o custo certo no dia em que você preenche. A diferença está no esforço para mantê-la certa. O que mais ajuda, seja qual for a ferramenta:
- Anotar o preço na hora da compra, por unidade base (por quilo, por litro), e não "quando der". Em como acompanhar o preço dos ingredientes há um método simples.
- Guardar a nota, ou uma foto dela, no mesmo dia.
- Ter uma regra para saber quando recalcular. Ela está em quando atualizar seus custos.
Como escolher
- Poucos produtos, preços estáveis e tempo para conferir: caderno, com uma revisão por mês.
- Vários produtos que dividem ingredientes, e você se vira com fórmulas: planilha, com uma aba de ingredientes que todas as receitas consultam.
- Muitas receitas, preços que mudam toda semana ou pouco tempo: app.
Seja qual for, o método é o mesmo: custo carregado por unidade, com ingredientes, embalagem, mão de obra, gás e desperdício. Está passo a passo em como calcular o custo de um produto de comida.
Faça na calculadora
Se quiser testar antes de decidir, a calculadora de custos é grátis: você coloca uma receita com quanto pagou por cada ingrediente e ela mostra o custo por unidade e o preço para a sua margem. É um jeito rápido de conferir o que o seu caderno ou a sua planilha dizem hoje.
Perguntas frequentes
Existe uma planilha de custos pronta que sirva para tudo?
Uma planilha pronta poupa a montagem, mas confira três coisas: se os preços ficam numa lista única de ingredientes, se ela converte a unidade de compra em gramas ou mililitros, e se dá para somar embalagem, mão de obra e gás. Se faltar alguma, o custo vai sair curto.
Excel ou Google Planilhas?
Para calcular custos, tanto faz. O Google Planilhas abre fácil no celular e é simples de compartilhar; o Excel funciona sem internet. Use o que você já conhece.
Vale a pena pagar por um app de custos?
Com poucas receitas e preços estáveis, uma planilha bem montada resolve. O app começa a compensar quando muitas receitas dividem os mesmos ingredientes, os preços mudam com frequência ou falta tempo para cuidar das fórmulas.
De quanto em quanto tempo atualizo os preços?
Toda vez que pagar um preço diferente por um ingrediente importante, e uma revisão completa pelo menos uma vez por mês. A ferramenta importa menos que a rotina.