Ferramentas digitais para negócio de comida

O primeiro a digitalizar é o que hoje faz você perder dinheiro sem perceber: o custo das receitas e o registro das compras. Depois vêm as vendas por produto e os recebimentos. Pedidos, estoque e o resto chegam quando isso já funciona. Uma ferramenta vale a pena se economiza mais tempo ou dinheiro do que custa, e só se você for usar toda semana.

Os tipos de ferramenta que existem

Você não precisa de todas. A lista serve para você saber o que cada tipo faz e escolher pelo que está faltando.

• Custo e receitas. Calculam o custo carregado de cada produto a partir da receita e do preço dos ingredientes, e avisam quando um preço muda. Pode ser uma planilha ou um app de custos como o Rindero. No guia de planilha ou app para calcular custos está a comparação com números.
• Registro de compras. Desde uma pasta de fotos de cupons até apps que leem a nota e guardam item, quantidade e preço. Servem para saber quanto você pagou por cada ingrediente e quando subiu.
• Vendas e caixa. Um registro do que você vendeu, quanto e por qual canal. Planilha, caderno passado a limpo no fim do dia ou sistema de frente de caixa.
• Recebimentos. Pagamento instantâneo, links de pagamento, QR code e maquininha de cartão. Cada um tem seu custo: alguns são gratuitos, outros cobram taxa por venda ou mensalidade.
• Pedidos e mensagens. Catálogos em apps de mensagem, formulários de pedido e apps de delivery. Organizam os pedidos, mas alguns cobram comissão em cada um.
• Estoque e produção. Listas de estoque e planejadores de produção. Úteis quando você tem vários produtos que usam os mesmos ingredientes.
• Notas e contabilidade. Sistemas para emitir nota e organizar a parte fiscal. O que você precisa depende do enquadramento: veja o guia de licenças e registro e confirme com um contador.
• Fichas técnicas e controle de qualidade. Receitas padronizadas com pesos, passos e fotos que qualquer pessoa na cozinha consegue seguir. No guia de como padronizar seu produto você vê o que colocar nelas.
• Agenda e lembretes. Para renovações, contas e validade do que está em estoque.

O que digitalizar primeiro

A ordem depende de onde você perde mais dinheiro sem ver. Para quase todo negócio pequeno de comida é esta:

1. Custos e receitas. Se você não sabe quanto custa cada produto, todo o resto se apoia num número inventado.
2. Compras. Sem o preço real de cada ingrediente, o custo da receita fica velho em semanas.
3. Vendas por produto. Mostra qual produto deixa mais dinheiro, que nem sempre é o que mais vende.
4. Recebimentos. Conferir o que entrou por cada meio de pagamento sem somar na mão.
5. Pedidos. Quando o volume de mensagens já não deixa você cozinhar.
6. O resto, quando o anterior funciona sozinho.

Se você digitaliza o passo 5 antes do 1, vai receber mais pedidos de produtos que talvez estejam dando prejuízo.

Como saber se uma ferramenta vale o que custa

Há dois tipos de custo: mensalidade fixa ou taxa por venda. Cada um se avalia de um jeito.

Mensalidade fixa: compare o que você paga com o tempo que ela economiza e os erros que evita.

economia por mês = horas economizadas × valor da sua hora + perdas evitadas − mensalidade

Para o valor da sua hora, use quanto pagaria a alguém para fazer esse trabalho, ou quanto quer ganhar por hora. O guia de custo da mão de obra ajuda a chegar nesse número.

Taxa por venda: se os clientes que usam esse meio comprariam de qualquer jeito, a taxa é só custo. Ela só se paga com vendas novas.

vendas novas necessárias = taxa do mês ÷ margem de contribuição (%)

Exemplo: um app de custos e uma maquininha

Você vende marmitas, brigadeiros e bolo de pote, seis produtos no total. Todo mês recalcula os custos na mão e leva 3 horas. Você valoriza sua hora em R$ 25,00.

O app de custos. Suponha uma mensalidade de R$ 30,00 (valor de exemplo). Com ele, recalcular leva 1 hora.

• Horas economizadas: 3 − 1 = 2 horas
• Valor da economia: 2 × R$ 25,00 = R$ 50,00
• Resultado: 50 − 30 = R$ 20,00 por mês a favor

Basta economizar 30 ÷ 25 = 1,2 hora por mês para cobrir. E se ele mostrar a alta da carne um mês antes, poupando R$ 150,00 de margem perdida, o mês fica em 50 + 150 − 30 = R$ 170,00.

A maquininha. Digamos que cobre 3,5% por venda (taxa de exemplo; confira a do seu contrato). No mês, você vendeu R$ 2.000,00 no cartão.

• Taxa: 2.000 × 0,035 = R$ 70,00

Se todos esses clientes pagariam de outro jeito, você perdeu R$ 70,00. Se alguns só compraram porque você aceita cartão, veja quantas vendas novas são necessárias. Com margem de contribuição de 40%:

• Vendas novas necessárias: 70 ÷ 0,40 = R$ 175,00 por mês
• Em marmitas de R$ 22,00: 175 ÷ 22 = 7,95, ou seja, 8 marmitas por mês que você não venderia sem cartão

Se na feira ou em pedidos de empresa você perde mais de 8 vendas por mês por não aceitar cartão, compensa. Se seus clientes são do bairro e pagam na hora de outro jeito, provavelmente não.

Erros que saem caros

• Pagar várias ferramentas que não conversam. Se você copia os mesmos dados em três lugares, acaba não atualizando nenhum.
• Digitalizar a bagunça. Se hoje você não anota as compras num caderno, um app não vai fazer isso por você. Primeiro o hábito, depois a ferramenta. A rotina semanal do negócio é um bom lugar para começar.
• Não conseguir tirar seus dados. Antes de começar, confirme que dá para exportar receitas e vendas para um arquivo.
• Testar tudo de uma vez. Uma ferramenta nova por mês, e só quando a anterior já virou costume.

No guia de operação do negócio você vê como essas ferramentas se encaixam com estoque, segurança dos alimentos e registros.

Faça na calculadora

Antes de pagar qualquer coisa, teste a calculadora de custos com um dos seus produtos: coloque a receita, os preços do último cupom e o seu preço de venda, e veja se o custo carregado bate com o que você tinha na cabeça.