Herramientas digitales para negocios de comida

Lo primero que conviene pasar a digital es lo que hoy te hace perder plata sin que te enteres: el costo de tus recetas y el registro de tus compras. Después vienen las ventas por producto y los cobros. Pedidos, inventario y lo demás llegan cuando lo anterior ya funciona. Una herramienta vale la pena si te ahorra más tiempo o plata de lo que cuesta, y solo si la vas a usar cada semana.

Los tipos de herramientas que existen

No necesitas todas. Esta es la lista para que sepas qué hace cada tipo y elijas según lo que te falta.

• Costeo y recetas. Calculan el costo cargado de cada producto a partir de la receta y los precios de los insumos, y te avisan cuando un precio cambia. Puede ser una hoja de cálculo o una app de costeo como Rindero. En la guía de hoja de cálculo o app para costear está la comparación con números.
• Registro de compras. Desde una carpeta de fotos de boletas hasta apps que leen el comprobante y guardan producto, cantidad y precio. Sirve para saber cuánto pagaste por cada insumo y cuándo subió.
• Ventas y caja. Un registro de qué vendiste, cuánto y por qué canal. Puede ser una hoja, un cuaderno pasado a digital al final del día o un sistema de punto de venta.
• Cobros digitales. Billeteras digitales, transferencias, códigos QR y lectores de tarjeta. Cada uno tiene su costo: algunos son gratis para montos chicos, otros cobran comisión por venta.
• Pedidos y mensajería. Catálogos en apps de mensajería, formularios de pedido y apps de delivery. Ordenan los pedidos, pero algunos cobran comisión por cada uno.
• Inventario y producción. Listas de stock y planificadores de producción. Útiles cuando tienes varios productos que comparten insumos.
• Comprobantes y contabilidad. Sistemas para emitir comprobantes electrónicos y llevar libros. Lo que necesitas depende de tu régimen: revísalo en la guía de permisos y registro y confírmalo con SUNAT o un contador.
• Fichas de receta y control de calidad. Recetas estandarizadas con pesos, pasos y fotos que cualquiera en la cocina puede seguir. En la guía de cómo hacer tu producto igual siempre verás qué poner en ellas.
• Calendario y recordatorios. Para renovaciones, pagos y fechas de vencimiento de lo que tienes en stock.

Qué pasar a digital primero

El orden depende de dónde pierdes más plata sin verlo. Para casi cualquier negocio chico de comida es este:

1. Costos y recetas. Si no sabes cuánto te cuesta cada producto, todo lo demás se apoya en un número inventado.
2. Compras. Sin el precio real de cada insumo, el costo de la receta se queda viejo en semanas.
3. Ventas por producto. Te dice qué producto te deja más plata, que no siempre es el que más vendes.
4. Cobros. Cuadrar lo que entró por cada medio de pago sin sumar a mano.
5. Pedidos. Cuando el volumen de mensajes ya no te deja cocinar.
6. El resto, cuando lo anterior funciona solo.

Si pasas a digital el paso 5 antes que el 1, vas a recibir más pedidos de productos que quizá te hacen perder plata.

Cómo saber si una herramienta vale lo que cuesta

Hay dos tipos de costo: una cuota fija al mes o una comisión por venta. Cada uno se evalúa distinto.

Cuota fija: compara lo que pagas con el tiempo que te ahorra y los errores que te evita.

ahorro al mes = horas ahorradas × valor de tu hora + pérdidas evitadas − cuota

Para el valor de tu hora usa lo que le pagarías a alguien por hacer ese trabajo, o lo que quieres ganar por hora. Si no lo tienes claro, la guía de costo de mano de obra te ayuda a ponerle número.

Comisión por venta: si los clientes que usan ese medio igual te habrían comprado, la comisión es solo costo. Solo se paga sola si te trae ventas nuevas.

ventas nuevas necesarias = comisión al mes ÷ margen de contribución (%)

Ejemplo: una app de costeo y un lector de tarjetas

Vendes alfajores, kekes y chicha morada, seis productos en total. Cada mes recalculas costos a mano: te toma 3 horas. Valoras tu hora en S/ 15.

La app de costeo. Supón una cuota de S/ 25 al mes (monto de ejemplo). Con ella, recalcular te toma 1 hora.

• Horas ahorradas: 3 − 1 = 2 horas
• Valor del ahorro: 2 × S/ 15 = S/ 30.00
• Resultado: 30 − 25 = S/ 5.00 al mes a favor

Solo con el tiempo, apenas se paga: necesitas ahorrar 25 ÷ 15 = 1.7 horas al mes para cubrirla. Lo que la hace valer es lo otro. Si el ají amarillo sube y te das cuenta un mes antes, y eso te ahorra S/ 60 de margen perdido, el mes te deja 30 + 60 − 25 = S/ 65.00.

El lector de tarjetas. Digamos que cobra 4% por venta (tasa de ejemplo; revisa la de tu proveedor). Este mes vendiste S/ 800.00 con tarjeta.

• Comisión: 800 × 0.04 = S/ 32.00

Si todos esos clientes igual te habrían pagado en efectivo o con billetera digital, perdiste S/ 32.00. Si algunos solo compraron porque aceptas tarjeta, mira cuántas ventas nuevas hacen falta. Con un margen de contribución de 45%:

• Ventas nuevas necesarias: 32 ÷ 0.45 = S/ 71.11 al mes
• En alfajores de S/ 5.00: 71.11 ÷ 5.00 = 14.2, o sea 15 alfajores al mes que no habrías vendido sin tarjeta

Si en una feria o con pedidos corporativos pierdes más de 15 ventas al mes por no aceptar tarjeta, te conviene. Si tus clientes son caseros del barrio que pagan en efectivo, probablemente no.

Errores que salen caros

• Pagar varias herramientas que no se hablan. Si copias los mismos datos en tres lugares, terminas sin actualizar ninguno.
• Digitalizar el desorden. Si hoy no anotas tus compras en un cuaderno, una app no lo hará por ti. Primero el hábito, después la herramienta. La rutina semanal es un buen lugar para empezar.
• No poder sacar tus datos. Antes de empezar, confirma que puedes exportar tus recetas y ventas a un archivo.
• Probar todo a la vez. Una herramienta nueva por mes, y solo si la anterior ya la usas sin pensar.

En la guía de operación del negocio está cómo encajan estas herramientas con el inventario, la inocuidad y los registros.

Hazlo con la calculadora

Antes de pagar nada, prueba la calculadora de costos con uno de tus productos: pon la receta, los precios de tu última boleta y tu precio de venta, y mira si el costo cargado que te da se parece al que tenías en la cabeza.