Una hora a la semana, siempre el mismo día, alcanza para llevar los números de un negocio chico de comida. En esa hora haces cinco cosas: ordenar las boletas, cuadrar ventas y caja, ver cuánto te dejó cada producto, actualizar los costos que cambiaron y planear la semana que viene. Lo que no revisas cada semana lo descubres tarde, cuando ya te costó un mes de ganancia.
Por qué una hora y siempre el mismo día
Una revisión que depende de que tengas tiempo no ocurre. Elige un día con pocas ventas y antes de salir a comprar, porque lo que decidas en la revisión cambia tu lista de compras. Lunes temprano o domingo en la noche funcionan para muchos.
Una hora alcanza si lo haces todas las semanas. Si lo dejas un mes, vas a necesitar una tarde entera y la mitad de las boletas ya no estarán. La rutina no reemplaza llevar las cuentas de tus impuestos; sirve para que tú sepas, cada semana, si tu negocio te está dejando plata.
La rutina, bloque por bloque
1. Boletas y compras (15 minutos)
Junta todas las boletas y comprobantes de la semana: Makro, el mercado, el gas, los envases. Anota cada compra con fecha, producto, cantidad y precio. Si un insumo subió, márcalo; lo vas a usar en el bloque 4. Saca foto a cada boleta y guárdala en una carpeta por mes. El papel térmico se borra.
2. Ventas y caja (15 minutos)
Anota cuántas unidades vendiste de cada producto y por qué canal. Luego cuadra: lo que dicen tus ventas tiene que coincidir con lo que entró en efectivo, Yape, Plin y tarjeta. Si no cuadra, busca la diferencia ahora, que todavía te acuerdas. Si mezclas la plata del negocio con la de la casa, este bloque te lo va a mostrar rápido.
3. Margen por producto y merma (10 minutos)
Para cada producto, multiplica las unidades vendidas por su margen de contribución (precio menos costo variable). Así ves cuál te dejó más plata, que no siempre es el que más vendiste. Anota también lo que produjiste y no vendiste, a costo: eso es tu merma de la semana.
4. Costos que cambiaron (10 minutos)
Mira los insumos que marcaste en el bloque 1. Si alguno subió lo suficiente para mover tu costo, recalcula el costo de los productos que lo usan. No hace falta recalcular todo cada semana; solo lo que cambió.
5. La semana que viene (10 minutos)
Con lo anterior decides cuánto producir de cada cosa, armas la lista de compras y revisas pendientes: pedidos grandes, pagos, y fechas de renovación de licencias o trámites. En la guía de permisos y registro está qué conviene tener en el calendario.
Ejemplo: una semana de tamales y ají en vinagre
Vendes tamales a S/ 5.00 y frascos de ají en vinagre a S/ 12.00. El costo variable de un tamal es S/ 2.60 y el de un frasco, S/ 5.80. Esta semana hiciste 192 tamales.
Bloque 2, ventas:
- Tamales: 180 × S/ 5.00 = S/ 900.00
- Ají: 25 × S/ 12.00 = S/ 300.00
- Total: S/ 1,200.00
Cobros: S/ 520.00 en efectivo, S/ 610.00 por Yape y S/ 70.00 por Plin. Suman 520 + 610 + 70 = S/ 1,200.00. Cuadra.
Bloque 3, margen y merma:
- Tamales: 180 × (5.00 − 2.60) = 180 × 2.40 = S/ 432.00
- Ají: 25 × (12.00 − 5.80) = 25 × 6.20 = S/ 155.00
- Contribución total: S/ 587.00
- Merma: 192 − 180 = 12 tamales × S/ 2.60 = S/ 31.20
Bloque 4, costos: el ají amarillo pasó de S/ 6.00 a S/ 8.00 el kilo en el mercado. Cada frasco lleva 0.30 kg. El frasco te cuesta 0.30 × 2.00 = S/ 0.60 más: S/ 6.40. Tu margen por frasco baja de S/ 6.20 a S/ 5.60. Con 25 frascos a la semana, son 25 × 0.60 = S/ 15.00 menos por semana, unos S/ 65 al mes. Ahora sabes que tienes que decidir: subir el frasco a S/ 13.00, que te dejaría 13.00 − 6.40 = S/ 6.60, buscar otro proveedor o aceptar el margen menor mientras dure la subida.
Bloque 5, plan: vendiste 180 de 192 tamales. La próxima semana haces 186 y mantienes los 25 frascos.
La hoja de la semana queda así:
| Número | Esta semana | Semana pasada |
|---|---|---|
| Ventas | S/ 1,200.00 | S/ 1,150.00 |
| Compras | S/ 540.00 | S/ 495.00 |
| Contribución | S/ 587.00 | S/ 566.00 |
| Merma | S/ 31.20 | S/ 18.20 |
Cuatro números, comparados con la semana anterior. Si uno se mueve mucho, ahí está tu pregunta para la próxima semana. Esta semana, la merma casi se duplicó: vale la pena ver si el día de más venta cambió.
Una vez al mes, media hora más
La última semana de cada mes, suma las cuatro semanas y mira tendencias: si la contribución sube o baja, qué producto crece, cuánto se fue en merma en total. Es el momento de decidir cosas más grandes, como sacar un producto o cambiar de canal. En la guía sobre qué números medir en tu negocio verás cuáles vale la pena seguir mes a mes y cuáles son ruido.
Dónde anotarlo
Un cuaderno sirve si lo usas siempre. Una hoja de cálculo o una app te ahorra las sumas y te deja comparar semanas sin buscar páginas. En la guía de herramientas digitales verás qué conviene pasar a digital primero, y en la guía de operación del negocio cómo encaja esta rutina con el inventario y los registros.
Hazlo con la calculadora
Cuando el bloque 4 te diga que un insumo subió, pon el precio nuevo en la calculadora de costos en cada producto que lo usa, uno por uno, y mira en un minuto cuánto cambian su costo cargado y su margen.
Preguntas frecuentes
¿Qué día conviene hacer la revisión semanal?
El día con menos ventas y antes de ir a comprar. Para muchos negocios es el lunes temprano o el domingo en la noche. Lo importante es que sea siempre el mismo día, para que no dependa de las ganas.
¿Y si una semana no tengo tiempo?
Haz solo los dos primeros bloques: boletas y ventas. Son los que se pierden si los dejas pasar. Los demás se pueden recuperar la semana siguiente.
¿Necesito un contador para esto?
No para la rutina semanal: esto es para que tú sepas cómo va tu negocio. Para impuestos y comprobantes sí conviene que lo revises con SUNAT o con un contador.
¿Compras de la semana es lo mismo que costo de lo vendido?
No. Puedes comprar un saco de harina que dura tres semanas. Las compras te dicen cuánta plata salió; el costo de lo vendido te dice cuánto te costó lo que vendiste.