Uma hora por semana, sempre no mesmo dia, basta para cuidar dos números de um negócio pequeno de comida. Nessa hora você faz cinco coisas: organiza as notas, confere vendas e caixa, vê quanto cada produto deixou, atualiza os custos que mudaram e planeja a semana seguinte. O que você não olha toda semana descobre tarde, quando já custou um mês de lucro.
Por que uma hora e sempre no mesmo dia
Revisão que depende de sobrar tempo não acontece. Escolha um dia de pouco movimento e faça antes de ir às compras, porque o que você decide na revisão muda a lista. Segunda cedo ou domingo à noite funcionam para muita gente.
Uma hora basta se for toda semana. Se deixar um mês, vai precisar de uma tarde inteira e metade das notas já terá sumido. A rotina não substitui a parte fiscal; ela existe para você saber, toda semana, se o negócio está deixando dinheiro.
A rotina, bloco por bloco
1. Notas e compras (15 minutos)
Junte todas as notas e cupons da semana: atacarejo, Ceasa, feira, gás, embalagens. Anote cada compra com data, item, quantidade e preço. Se algum ingrediente subiu, marque; você vai usar isso no bloco 4. Fotografe cada cupom e guarde numa pasta por mês. Papel térmico apaga.
2. Vendas e caixa (15 minutos)
Anote quantas unidades de cada produto você vendeu e por qual canal. Depois confira: o total das vendas tem que bater com o que entrou por Pix, cartão e dinheiro. Se não bater, procure a diferença agora, enquanto ainda lembra da semana. Se o dinheiro do negócio e o de casa estão misturados, este bloco vai mostrar rápido.
3. Margem por produto e desperdício (10 minutos)
Para cada produto, multiplique as unidades vendidas pela margem de contribuição (preço menos custo variável). Assim você vê qual deixou mais dinheiro, que nem sempre é o que mais vendeu. Anote também o que produziu e não vendeu, a custo: esse é o desperdício da semana.
4. Custos que mudaram (10 minutos)
Olhe os ingredientes que você marcou no bloco 1. Se algum subiu o bastante para mexer no custo, recalcule os produtos que o usam. Não precisa recalcular tudo toda semana; só o que mudou.
5. A semana que vem (10 minutos)
Com tudo isso, decida quanto produzir de cada coisa, monte a lista de compras e confira as pendências: encomendas grandes, contas a pagar e datas de renovação de licenças e cadastros. O guia de licenças e registro mostra o que vale ter no calendário.
Exemplo: uma semana de marmitas e molho de pimenta
Você vende marmitas a R$ 22,00 e vidros de molho de pimenta a R$ 18,00. O custo variável de uma marmita é R$ 11,50 e o de um vidro, R$ 7,00. Nesta semana você fez 126 marmitas.
Bloco 2, vendas:
- Marmitas: 120 × R$ 22,00 = R$ 2.640,00
- Molho: 20 × R$ 18,00 = R$ 360,00
- Total: R$ 3.000,00
Recebimentos: R$ 2.100,00 por Pix, R$ 650,00 no cartão e R$ 250,00 em dinheiro. Somam 2.100 + 650 + 250 = R$ 3.000,00. Bateu.
Bloco 3, margem e desperdício:
- Marmitas: 120 × (22,00 − 11,50) = 120 × 10,50 = R$ 1.260,00
- Molho: 20 × (18,00 − 7,00) = 20 × 11,00 = R$ 220,00
- Contribuição total: R$ 1.480,00
- Desperdício: 126 − 120 = 6 marmitas × R$ 11,50 = R$ 69,00
Bloco 4, custos: o patinho passou de R$ 42,00 para R$ 46,00 o quilo. Cada marmita leva 0,15 kg. A marmita agora custa 0,15 × 4,00 = R$ 0,60 a mais: R$ 12,10. A margem por marmita cai de R$ 10,50 para R$ 9,90. Com 120 marmitas por semana, são 120 × 0,60 = R$ 72,00 a menos por semana, uns R$ 312 por mês. Agora você sabe que há uma decisão a tomar: subir a marmita para R$ 23,00, o que deixaria 23,00 − 12,10 = R$ 10,90, trocar o corte em alguns dias ou aceitar a margem menor enquanto o preço estiver alto.
Bloco 5, plano: você vendeu 120 de 126 marmitas. Na próxima semana faz 122 e mantém os 20 vidros.
A folha da semana fica assim:
| Número | Esta semana | Semana passada |
|---|---|---|
| Vendas | R$ 3.000,00 | R$ 2.860,00 |
| Compras | R$ 1.380,00 | R$ 1.290,00 |
| Contribuição | R$ 1.480,00 | R$ 1.415,00 |
| Desperdício | R$ 69,00 | R$ 34,50 |
Quatro números, comparados com a semana anterior. Se um deles mexe muito, ali está a sua pergunta para a próxima semana. Nesta, o desperdício dobrou: vale ver se o dia de mais pedidos mudou.
Uma vez por mês, meia hora a mais
Na última semana do mês, some as quatro semanas e olhe as tendências: se a contribuição sobe ou cai, qual produto cresce, quanto foi para o lixo no total. É a hora das decisões maiores, como tirar um produto do cardápio ou mudar de canal. No guia sobre quais números acompanhar no negócio você vê quais valem a pena seguir mês a mês e quais são ruído.
Onde anotar
Um caderno funciona se você usar sempre. Uma planilha ou um app faz as contas e deixa comparar semanas sem folhear páginas. O guia de ferramentas digitais para negócio de comida mostra o que digitalizar primeiro, e o guia de operação do negócio mostra como essa rotina se encaixa com estoque e registros.
Faça na calculadora
Quando o bloco 4 mostrar que um ingrediente subiu, coloque o preço novo na calculadora de custos em cada produto que usa esse ingrediente, um por vez, e veja em um minuto quanto mudam o custo carregado e a margem de cada um.
Perguntas frequentes
Qual o melhor dia para fazer a revisão semanal?
O dia de menos movimento e antes de ir às compras. Para muitos negócios é segunda cedo ou domingo à noite. O importante é ser sempre o mesmo dia, para não depender de vontade.
E se numa semana eu não tiver tempo?
Faça só os dois primeiros blocos: notas e vendas. São os que se perdem se você deixar passar. O resto dá para recuperar na semana seguinte.
Preciso de contador para isso?
Não para a rotina semanal: ela serve para você saber como o negócio está indo. Para impostos e obrigações do MEI ou de outro regime, confira no Portal do Empreendedor (gov.br) ou com um contador.
Compras da semana é a mesma coisa que custo do que vendi?
Não. Você pode comprar um fardo de arroz que dura três semanas. As compras mostram quanto dinheiro saiu; o custo do que foi vendido mostra quanto custou o que você vendeu.