Teste de validade e registro de lote: custo e valor

Testar a validade mostra quanto o seu produto dura de verdade, e o registro de lote mostra o que entrou em cada leva e para onde ela foi. As duas coisas custam: potes que você não vende porque guarda como amostra, análises de laboratório e minutos anotando. Dividido pelo que você vende, costuma ser pouco por unidade. Em troca, você para de chutar a data do rótulo e, se um lote der problema, recolhe só aquele lote, e não tudo o que está nas lojas.

O que a lei exige para o seu produto não está neste guia. Confira com a vigilância sanitária do seu município e com as regras da Anvisa quais registros, testes e controles se aplicam ao seu caso.

Por que testar a validade

Sem teste, a data de validade é um chute, e quase sempre erra para um de dois lados:

• Curta demais. Você coloca dois meses "por garantia". As lojas tiram seus potes antes, devolvem ou pedem troca, e você produz lotes menores do que poderia. No guia sobre validade e o custo do estoque parado você vê quanto custa esse desperdício.
• Longa demais. Você coloca seis meses porque "doce de leite aguenta". Se aos quatro meses aparece mofo ou a tampa estufa, o problema chega ao cliente e ao seu nome.

Com teste, a data sai do que você viu no seu próprio produto, feito com a sua receita, o seu pote e o seu jeito de envasar.

Que testes você pode fazer

Observação própria com amostras de retenção

De cada lote, guarde alguns potes nas mesmas condições em que são vendidos: numa prateleira em temperatura ambiente, ou na geladeira se é assim que você vende. Em datas que você define (a cada duas semanas, por exemplo), abra um e anote:

• Aparência: cor, separação, bolhas, mofo.
• Cheiro e sabor.
• Textura.
• A tampa: se está estufada ou se sai ar ao abrir.

Quando aparece uma mudança que você não aceitaria num pote vendido, você sabe até onde o produto vai naquelas condições. A data do rótulo deve ficar antes desse ponto, com folga.

Isso não substitui uma análise. É informação sua para decidir e algo concreto para mostrar se alguém perguntar.

Análise de laboratório

Um laboratório pode analisar o seu produto em diferentes momentos da validade. Pergunte quais análises fazem sentido para doce de leite, geleia ou molho, e quais a vigilância sanitária pede. Peça orçamento por escrito. Não colocamos preços aqui porque dependem do laboratório e da análise.

O que anotar no registro de lote

O registro de lote é uma planilha (no papel ou no celular) com uma linha por leva. No mínimo:

• Número do lote e data de produção. O mesmo número vai no rótulo do pote.
• Ingredientes e fornecedor, e se der, o lote ou a data de compra de cada um.
• Quantidades de cada ingrediente e rendimento: quantos potes saíram.
• Processo: tempo e temperatura de cozimento, como envasou, quem fez.
• Amostras guardadas: quantas e onde.
• Para onde foi: qual loja, qual feira ou quais encomendas receberam potes daquele lote.
• Observações: qualquer coisa fora do normal, de um leite diferente a uma tampa que não vedou bem.

No guia de boas práticas de segurança dos alimentos estão as práticas de cozinha que vale registrar junto.

Exemplo: doce de leite em pote

Você vende doce de leite em potes de 400 g. Vende 300 potes por mês em quatro lotes de 75. O custo carregado por pote é R$ 9,40.

Amostras de retenção. Você decide guardar 2 potes por lote: um para abrir nas verificações e um de reserva para o caso de reclamação.

• Potes guardados por mês: 2 × 4 = 8
• Custo: 8 × 9,40 = R$ 75,20 por mês
• Por pote vendido: 75,20 ÷ 300 = R$ 0,251

Registro de lote. Você cronometrou: anotar um lote completo leva 10 minutos. Você valoriza sua hora em R$ 15,00.

• Tempo por mês: 10 × 4 = 40 minutos
• Custo: 40 ÷ 60 × 15 = R$ 10,00 por mês
• Por pote vendido: 10,00 ÷ 300 = R$ 0,033

Total sem laboratório: 0,251 + 0,033 = R$ 0,28 por pote.

Análise de laboratório. Peça o orçamento e divida pelos potes que você vai vender com aquela receita. Se a receita não muda em um ano, são 300 × 12 = 3.600 potes. Cada R$ 100,00 de análise soma 100 ÷ 3.600 = R$ 0,028 por pote. Multiplique isso pelo valor orçado, em centenas.

Quanto vale ter o registro

Agora imagine que uma loja avisa que um cliente achou mofo num pote. Você tem três lotes na rua, 225 potes no total.

• Sem registro de lote: você não sabe de qual leva veio, então recolhe os 225. Se não puder vender, perde 225 × 9,40 = R$ 2.115,00 só em custo.
• Com registro: você lê o número do lote no rótulo, confere a amostra guardada daquele lote e recolhe só aqueles 75 potes. Perde 75 × 9,40 = R$ 705,00.

A diferença é de R$ 1.410,00 num único incidente, sem contar a viagem para recolher, o tempo e a confiança da loja. Perto de R$ 10,00 por mês de anotação, a conta é clara.

E se os testes mostram que o doce de leite dura mais do que a data que você usava, dá para colocar uma data maior com respaldo. Se de cada 300 potes voltavam 15 perto da validade, eram 15 × 9,40 = R$ 141,00 por mês de desperdício.

Como levar isso ao custo e ao preço

Amostras e registro fazem parte do custo de um produto embalado, assim como o pote e o rótulo. Some como custo por unidade: no exemplo, R$ 0,28 mais a parte do laboratório. Para ver quanto a margem muda com esses centavos, use a ferramenta de markup e margem.

Se você muda a receita, o pote ou o jeito de envasar, a validade pode mudar. Teste de novo e comece uma nova sequência de lotes. E se o número do lote vai impresso ou em adesivo, ele é mais uma parte do rótulo; no guia sobre custo de rótulo você vê como somar.

Faça na calculadora

Na calculadora de custos, acrescente uma linha de "amostras e registro de lote" com o seu custo por pote (R$ 0,28 no exemplo, mais o laboratório dividido) e veja o custo carregado completo antes de definir o preço para lojas e feiras.