O custo de equipe de um evento é a soma de todas as horas que o pessoal trabalha, desde que sai da sua cozinha até voltar, mais transporte e refeição, dividida pelo número de convidados. O erro comum é contar só as horas de festa. Um garçom que serve quatro horas trabalha sete ou oito quando você conta o deslocamento, a montagem e a desmontagem, e essas horas também são pagas.
Conte as horas de ponta a ponta
Para cada pessoa da equipe, anote cinco trechos:
- Ida, com a carga de panelas, réchauds e bandejas.
- Montagem: arrumar o buffet, aquecer, montar as entradas, arrumar mesas se isso for com você.
- Serviço: as horas que o cliente vê.
- Desmontagem e limpeza: recolher, raspar e embalar o que voltou sujo, contar a louça alugada.
- Volta e descarga na sua cozinha.
Você e o auxiliar de cozinha ainda têm as horas de produção antes da festa: picar, temperar, fazer o arroz e a feijoada, enrolar os salgados. Essas horas podem entrar aqui ou no custo da comida, mas num lugar só. Contadas duas vezes, o orçamento fica caro; esquecidas, você trabalha de graça. No guia de custo de mão de obra você vê como transformar o tempo de cozinha em reais por hora.
Diária, hora extra e o que não é hora
Muitos garçons cobram diária: um valor fechado por um número de horas, e hora extra acima disso. Faça a conta com as horas reais do evento, e não com as horas de festa, porque é aí que a hora extra aparece.
- Transporte: festa que acaba à meia-noite significa garçom voltando de Uber. Ou você paga, ou eles pedem uma diária maior.
- Refeição da equipe: ninguém trabalha oito horas sem comer. Um prato por pessoa tem custo, mesmo saindo da sua panela.
- Uniforme e lavanderia: se é você quem fornece, divida o custo pelos eventos do ano.
Quantas pessoas você precisa
Não existe número certo de convidados por garçom. Depende do serviço (buffet, empratado, volante), da distância da cozinha às mesas e de ter ou não bebida para servir. Use o seu próprio registro: em cada evento, anote quantos garçons levou, quantos convidados vieram e se deu conta. Depois de cinco ou seis eventos você tem sua própria tabela por tipo de serviço, que vale mais que qualquer regra geral.
Exemplo: feijoada para 100 convidados
Um aniversário num salão de festas com feijoada completa, arroz, couve, farofa, laranja e brigadeiro de sobremesa. Quatro horas de festa. A equipe: você como cozinheira principal, um auxiliar de cozinha e quatro garçons. Os valores são os que você paga; o frete da van entra em transporte, não aqui.
Os garçons cobram diária de R$ 150,00 por até 6 horas e R$ 25,00 por hora extra. Com ida, montagem, festa, desmontagem e volta, cada um trabalha 7,5 horas: 1,5 hora extra, que eles arredondam para 2.
| Pessoa | Horas | Conta | Custo |
|---|---|---|---|
| Você (cozinheira) | 10 | 10 × R$ 30,00 | R$ 300,00 |
| Auxiliar de cozinha | 9 | 9 × R$ 20,00 | R$ 180,00 |
| 4 garçons | 7,5 cada | 4 × (150 + 2 × 25) | R$ 800,00 |
| Subtotal | R$ 1.280,00 |
Some ainda:
- Uber de volta para os quatro garçons: 4 × R$ 35,00 = R$ 140,00
- Refeição da equipe: 6 pessoas × R$ 15,00 = R$ 90,00
Custo total de equipe: 1.280 + 140 + 90 = R$ 1.510,00
Custo de equipe por convidado: 1.510 ÷ 100 = R$ 15,10
Agora a versão que muita gente orça: só a diária base dos garçons e as quatro horas de festa para você e o auxiliar.
- Garçons: 4 × 150 = R$ 600,00
- Você: 4 × 30 = R$ 120,00
- Auxiliar: 4 × 20 = R$ 80,00
- Total: R$ 800,00, ou 800 ÷ 100 = R$ 8,00 por convidado
A diferença: 1.510 − 800 = R$ 710,00 por evento, R$ 7,10 por convidado. Orçando com R$ 8,00, esses R$ 710,00 saem da sua margem ou do seu próprio pagamento. Com três eventos assim no mês, são R$ 2.130,00.
Como levar para o orçamento
O custo de equipe entra no preço por pessoa junto com comida, descartáveis e transporte. O guia de como orçar bufê por pessoa mostra a montagem completa, e a calculadora de orçamento de bufê por pessoa dá o preço quando você já tem cada custo.
Duas coisas mudam com o número de convidados:
- A equipe sobe em degraus. De 100 para 110 convidados talvez quatro garçons ainda deem conta; com 140 você precisa de um quinto. Quando o cliente aumenta a lista, veja se passou de um degrau.
- Menos convidados, custo maior por pessoa. Se a mesma equipe atende 60 pessoas, são 1.510 ÷ 60 = R$ 25,17 por convidado. Por isso vale ter um mínimo de convidados ou uma taxa fixa de serviço.
Hora extra para o cliente
Calcule quanto custa mais uma hora de toda a equipe que fica. No exemplo: você R$ 30,00, auxiliar R$ 20,00 e quatro garçons a R$ 25,00, ou seja, 30 + 20 + 4 × 25 = R$ 150,00 por hora. Coloque sua margem por cima e escreva no orçamento como valor da hora extra.
Regras trabalhistas
Este guia não traz valores de salário mínimo nem regras de contratação. Como contratar equipe por evento, que encargos se aplicam e que documento emitir dependem do seu caso: confira com um contador antes de fechar seus valores, porque isso muda o seu custo por hora.
Para ver como a equipe se encaixa no resto do negócio de festas, leia o guia de bufê e eventos, e para os outros gastos do dia, locação, descartáveis e frete.
Faça na calculadora
Na calculadora de custos você coloca as receitas do cardápio e acrescenta a equipe como custo do evento; ela mostra quanto a mão de obra pesa em cada prato e o preço que você precisa para a sua margem.
Perguntas frequentes
Quantos garçons preciso para uma festa?
Depende do tipo de serviço, do espaço e de quanto cada garçom anda entre a cozinha e as mesas. Use o que funcionou nos seus eventos anteriores e anote por tipo de serviço: buffet, empratado ou volante de salgados.
Devo incluir as minhas horas no custo da equipe?
Sim. Coloque suas horas com um valor por hora, como as de qualquer pessoa da equipe. Se você não se conta, o evento parece lucrativo e o seu trabalho sai de graça.
Quanto pagar de diária para garçom?
O que você combinar dentro das regras trabalhistas. Como contratar por evento, que pagamentos e encargos se aplicam e que documento emitir você confere com um contador antes de fechar seu valor.
Como cobrar quando a festa passa do horário?
Coloque no orçamento um valor por hora extra, calculado com o custo por hora de toda a equipe que fica. Assim o cliente sabe quanto custa esticar a festa antes de pedir.