Como ter um negócio de bufê lucrativo

Um bufê dá lucro quando cada orçamento inclui todos os custos (comida com sobra planejada, equipe, transporte, aluguéis e o seu próprio tempo), tem pedido mínimo, cobra um sinal que cobre as compras e deixa por escrito o que acontece se a festa passar do horário ou chegarem mais convidados. A maior parte do dinheiro que se perde num bufê não se perde na receita. Vai embora no dia do evento, em hora extra, viagem a mais e gastos que ninguém orçou. Este guia junta o método todo e indica o guia detalhado de cada parte.

Neste guia

• Orçamento de bufê por pessoa com pedido mínimo
• Quanta comida por convidado preparar num bufê
• Preço do cento de salgados
• Custo da equipe no bufê
• Aluguéis e transporte para eventos
• Sinal e condições do bufê
• Degustação para clientes
• Bufê para casamento
• Marmitas e almoços para empresas

Onde se ganha e onde se perde dinheiro

Um pedido de bufê tem quatro blocos de custo. Vale olhar separado, porque eles se comportam de jeitos diferentes:

A comida é a parte que você mais controla, porque sai das suas fichas. A equipe e os gastos do dia são os que mais escapam. Se você já vende outros produtos e quer ver como as festas se encaixam no resto do negócio (a capacidade que ocupam, as semanas em que não dá para produzir outra coisa), veja o guia de encomendas para festas e eventos.

Orçar: preço por pessoa e pedido mínimo

O preço por pessoa sai de separar o que se multiplica por convidado (comida, sobra planejada, descartáveis) do que custa o mesmo para o evento todo (equipe, transporte, aluguéis, gás). A fórmula:

preço por pessoa = (custo por convidado + custos do evento ÷ convidados) ÷ (1 − margem)

Como os custos do evento se dividem, o preço por pessoa cai quando há mais convidados e sobe rápido quando há poucos. Por isso você precisa de duas coisas: uma tabela com duas ou três faixas de convidados e um pedido mínimo. O guia de orçamento por pessoa mostra o passo a passo com um almoço de 50 pessoas, e o de como calcular o preço do bufê por pessoa traz a versão curta e o que fazer quando pedem desconto. A ferramenta de orçamento de bufê por pessoa ajuda a fazer a conta.

Se você emite nota, confira com seu contador como o imposto entra no preço. Se é MEI, confira o limite e o valor atual no Portal do Empreendedor (gov.br).

Quantidades: quanto cozinhar

A sobra planejada é necessária, porque faltar comida numa festa não tem conserto. Mas é comida que você compra e cozinha, e precisa estar no preço. Três regras práticas:

• Use as suas próprias gramas por convidado de cada prato, tiradas da sua porção de sempre e corrigidas com a sobra de cada evento. Não existe tabela que sirva para todos.
• Coloque o extra onde é barato (arroz, farofa, pão) e deixe as carnes perto do que o seu registro diz que se come.
• Pese a sobra depois de cada festa, antes de dividir.

O guia de quantidades para bufê tem a conta completa com um exemplo de 60 convidados. Se a festa é de salgados, o guia de preço do cento de salgados explica como calcular o custo do cento e quantos salgados prever por convidado. Para levar uma ficha ao tamanho da festa, use a ferramenta de ajustar a receita para N porções.

Equipe: o seu tempo também conta

No bufê, a equipe costuma ser o maior custo depois da comida, e o mais subestimado. Conte:

• As suas horas de compras, preparo, montagem, serviço, desmontagem e limpeza, pelo valor que você dá ao seu tempo. O guia de custo de mão de obra explica como definir esse valor.
• Ajudantes de cozinha e garçons, pelo que você paga, mais transporte e refeição se você der.
• As horas reais, não as do contrato. Uma festa de quatro horas ocupa o seu dia inteiro.

A equipe sobe em degraus: um ajudante dá conta até certo número de convidados e depois você precisa de outro. O guia sobre custo da equipe no bufê mostra como montar esses degraus.

Aluguéis e transporte

Réchauds, caixas térmicas, travessas, mesas, toalhas. E o transporte: idas às compras, frete ou carro de aplicativo com as panelas, ida e volta, e às vezes uma segunda viagem. São custos quase fixos por evento: custam o mesmo para 30 e para 50 pessoas.

Duas coisas protegem você: uma lista de carga conferida antes de sair (cada coisa esquecida é uma viagem paga) e uma linha no orçamento sobre quebra e perda do que foi alugado. O guia de aluguéis e transporte para eventos detalha o que vale alugar, o que vale comprar e como cobrar.

Sinal e condições

O sinal existe para o seu dinheiro não ficar preso numa festa que pode ser cancelada. No mínimo, ele deve cobrir o que você gasta antes do dia: compras, aluguéis e transporte. Junto com o orçamento, deixe por escrito:

• O que o preço inclui e o que não inclui (garçons, louça, imposto).
• O sinal e quando se paga o restante, por Pix ou como combinarem.
• A data limite para confirmar o número de convidados e o preço por convidado extra.
• Quanto você cobra por hora extra de serviço.
• O que acontece se algo alugado quebrar ou sumir.
• O que acontece com o sinal se o cliente cancelar.

O guia de sinal e condições detalha cada ponto.

Degustação

Muitos clientes, principalmente noivos, querem provar antes de fechar. A degustação tem custo: ingredientes, o seu tempo de preparar e receber, às vezes transporte. Decida se cobra à parte, se desconta do evento quando fecharem ou se coloca nas despesas fixas. O que não dá é deixar de contar. O guia de degustação para clientes mostra como calcular o custo.

Tipos de evento

O método é o mesmo, mas cada tipo de evento tem a sua armadilha:

• Casamentos: muitas reuniões antes, degustação, mudanças de última hora e serviço longo. O guia de bufê para casamento explica como orçar tudo isso.
• Almoços para empresas: volume repetido, entrega com hora marcada, pouco serviço no salão. É outra lógica, mais parecida com produção em série. O guia de marmitas e almoços para empresas desenvolve esse caso.
• Aniversários, batizados e festas de família: grupos menores, em que o pedido mínimo pesa mais.

Exemplo: um almoço de 60 pessoas, orçado e real

Você orçou um almoço de casamento no civil para 60 convidados a R$ 65,00 por pessoa: R$ 3.900,00. Os custos planejados:

Margem planejada: (3.900 − 2.520) ÷ 3.900 = 1.380 ÷ 3.900 = 35,4%.

O que aconteceu no dia:

• Custo real: 2.520 + 415 = R$ 2.935,00
• Lucro real: 3.900 − 2.935 = R$ 965,00
• Margem real: 965 ÷ 3.900 = 24,7%

Você perdeu R$ 415,00 dos R$ 1.380,00 que ia ganhar: quase um terço do lucro (415 ÷ 1.380 = 30%). E a receita não teve nada a ver com isso.

Com condições por escrito: se o orçamento dissesse R$ 150,00 por hora extra de serviço e o preço por convidado extra, o cliente teria pago 2 × 150 = R$ 300,00 pelas horas e 6 × 65 = R$ 390,00 pelos convidados a mais.

• Receita: 3.900 + 300 + 390 = R$ 4.590,00
• Margem: (4.590 − 2.935) ÷ 4.590 = 1.655 ÷ 4.590 = 36,1%

A travessa quebrada e a segunda viagem não entram em nenhuma dessas cláusulas. Essas você evita com a lista de carga e uma linha sobre quebras.

O que revisar depois de cada festa

Reserve meia hora no dia seguinte para comparar o orçado com o real:

1. Comida: quanto sobrou de cada prato, pesado. Ajuste as suas gramas por convidado.
2. Horas: quantas horas você e a equipe trabalharam de verdade. Ajuste os degraus de equipe.
3. Extras: o que você comprou ou pagou que não estava no orçamento. Se repete, vira linha fixa.
4. Margem real: receita recebida menos custo real, dividido pela receita. Se ficar longe do planejado, descubra onde.

Três ou quatro festas registradas assim dão orçamentos muito mais certeiros do que qualquer tabela. Para ligar tudo isso ao preço, os guias de como calcular o preço do bufê por pessoa e de orçamento por pessoa são o próximo passo.

Faça na calculadora

Lance cada prato do cardápio na calculadora de custos para ter o custo por convidado; com isso você monta o orçamento, compara faixas de convidados e sabe a partir de que preço vale aceitar uma festa.