Peça um sinal que cubra tudo o que você vai gastar antes do próximo pagamento, receba o saldo antes da festa e escreva desde o primeiro dia o que acontece se o cliente cancelar. Um bufê compra comida, reserva locação e confirma garçons dias antes do evento. Se o cliente paga tudo no final, você financia a festa dele com o seu dinheiro, e se ele cancela, sobra para você o desperdício e a conta da locadora.
O que o sinal precisa cobrir
O sinal não é um percentual copiado de outro bufê. É o dinheiro de que você precisa para não tirar do próprio bolso. Coloque os gastos do evento em ordem de data:
- No fechamento: o sinal da locadora de louça e réchauds, e a data que você deixa de vender para outro cliente.
- Uma a duas semanas antes: compras secas (arroz, óleo, feijão, refrigerante, descartáveis).
- Uma semana antes: você confirma garçons e auxiliar; a partir daí deve a eles mesmo se a festa for cancelada, conforme o que combinou.
- Dois ou três dias antes: perecíveis (carnes, frango, laticínios, verduras) e começa a produção.
- No final: o saldo da locação, o frete, o gás.
Cada pagamento do cliente precisa chegar antes de cada bloco de gasto e ser suficiente para cobri-lo. O seu melhor guia são os seus próprios eventos: olhe os últimos e anote o dia em que saiu cada gasto.
Três pagamentos, três datas
Uma estrutura simples:
- Sinal no fechamento, que cobre o que você gasta até uma semana antes.
- Segunda parcela uma semana antes, que cobre equipe e perecíveis.
- Saldo dois dias antes da festa, que cobre o resto e a sua margem.
Receber o saldo antes do evento é o jeito de não bancar a festa dos outros. Deixar para depois é dar crédito, e no guia de prazo de pagamento para clientes você vê quanto isso custa.
Exemplo: festa para 80 convidados
Uma festa de bodas num salão em Campinas, 80 convidados a R$ 85,00 por pessoa: R$ 6.800,00 no total. Os seus custos:
| Gasto | Quando | Valor |
|---|---|---|
| Sinal da locação | No fechamento | R$ 450,00 |
| Compras secas e bebidas | 10 dias antes | R$ 900,00 |
| Equipe (garçons e auxiliar) | 7 dias antes | R$ 1.200,00 |
| Perecíveis | 3 dias antes | R$ 1.800,00 |
| Saldo da locação | Dia da festa | R$ 450,00 |
| Frete | Dia da festa | R$ 300,00 |
| Gás e outros | Dia da festa | R$ 200,00 |
| Total | R$ 5.300,00 |
A sua margem: 6.800 − 5.300 = R$ 1.500,00.
Plano de pagamento:
- Sinal, 30% no fechamento: 6.800 × 0,30 = R$ 2.040,00
- Segunda parcela, 40% sete dias antes: 6.800 × 0,40 = R$ 2.720,00
- Saldo, 30% dois dias antes: R$ 2.040,00
Confira se cada pagamento cobre o que você gasta até o próximo:
- Até sete dias antes você gasta 450 + 900 = R$ 1.350,00. Tem R$ 2.040,00. Coberto.
- Até dois dias antes gasta ainda 1.200 + 1.800. Acumulado: 1.350 + 3.000 = R$ 4.350,00. Tem 2.040 + 2.720 = R$ 4.760,00. Coberto.
- No dia gasta mais 450 + 300 + 200 = R$ 950,00. Total de R$ 5.300,00, e você já recebeu R$ 6.800,00.
Em nenhum momento entra dinheiro seu. Se os seus custos chegam em outra ordem, mude os percentuais; o método é o mesmo.
A tabela de cancelamento
Escreva no orçamento com datas concretas. Para o exemplo:
| Se cancelar | Já gasto ou comprometido | O que você retém |
|---|---|---|
| Mais de 30 dias antes | R$ 450,00 da locação | R$ 650,00 (locação + R$ 200,00 pela data); devolve R$ 1.390,00 |
| Entre 30 e 8 dias antes | Locação e, perto do fim, compras secas | O sinal inteiro, R$ 2.040,00 |
| 7 dias antes ou menos | Equipe e perecíveis | As duas primeiras parcelas, R$ 4.760,00 |
A lógica é simples: você retém o que já gastou e não recupera, mais uma parte pela data que não consegue mais vender. Com menos de uma semana, é difícil fechar outro evento naquela data.
As regras de defesa do consumidor sobre sinal e devolução você confere com um advogado ou com o Procon se tiver dúvida sobre o seu caso.
O número de convidados também tem prazo
O cliente confirma o número final numa data fixa, por exemplo junto com a segunda parcela. Depois disso, o número pode subir se ainda der tempo de comprar, mas se cair, você cobra o confirmado: já comprou para essa quantidade. Escreva isso ao lado da tabela de cancelamento.
Coloque as datas no seu fluxo de caixa
Cada evento fechado tem três entradas e várias saídas com data. Coloque tudo na sua previsão de fluxo de caixa: com dois ou três eventos no mesmo mês você vê se algum pagamento chega tarde para uma compra grande. Para o resto do orçamento, o guia de bufê e eventos junta todas as peças, da degustação com o cliente até o saldo final.
Faça na calculadora
Na calculadora de custos você monta o custo total do evento com as suas receitas; com esse total e o preço, sabe quanto do pagamento precisa em cada data.
Perguntas frequentes
Quanto pedir de sinal para um evento?
O suficiente para cobrir o que você vai gastar até o próximo pagamento. Some o que compra e reserva entre o fechamento e esse pagamento, e peça pelo menos isso, mais um valor pela data que você bloqueia.
Devolvo o sinal se o cliente cancelar?
Depende de quando ele cancela e do que você já gastou. Escreva a tabela de cancelamento no orçamento antes de receber, para o cliente conhecer as regras desde o início.
Posso receber o saldo depois da festa?
Pode, mas aí você está dando crédito ao cliente e bancando comida e equipe com o seu dinheiro. O mais seguro é receber o saldo antes do evento.
Preciso emitir nota fiscal do sinal?
Quando emitir a nota de um pagamento antecipado depende do seu enquadramento. Confira com o seu contador.