Para montar um orçamento de bufê por pessoa, separe os custos em dois grupos: o que se multiplica por convidado (comida, sobra planejada, descartáveis) e o que custa o mesmo para o evento todo (equipe, transporte, aluguéis, gás). Divida o segundo grupo pelo número de convidados, some ao primeiro e divida o resultado por (1 − sua margem). Esse é o preço por pessoa. Repita a conta para alguns tamanhos de evento e defina um pedido mínimo, porque abaixo de certo número de convidados o preço por pessoa sobe rápido.
Os dois grupos de custos
Custos por convidado. Sobem um a um com cada pessoa:
- O custo de cada prato do cardápio, tirado das suas fichas.
- A sobra planejada que você decide (o que cozinha a mais para não faltar), como percentual sobre a comida.
- Descartáveis: pratos, talheres, copos, guardanapos.
Custos do evento. Você paga uma vez, venham 30 ou 50:
- Equipe: as suas horas pelo valor que você dá ao seu tempo e o que paga a cada ajudante ou garçom. A equipe sobe em degraus, não pessoa por pessoa. O guia sobre custo da equipe no bufê explica como montar esses degraus, e o de custo de mão de obra mostra como dar preço à sua própria hora.
- Transporte: idas às compras e o frete ou carro de aplicativo com as panelas, ida e volta.
- Aluguéis: réchauds, caixas térmicas, travessas, mesas. O guia de aluguéis e transporte para eventos detalha o que vale alugar e como cobrar.
- Gás das levas grandes.
A fórmula fica assim:
custo por convidado = comida com sobra + descartáveis + (equipe + custos do evento) ÷ convidados
preço por convidado = custo por convidado ÷ (1 − margem)
Exemplo: almoço de confraternização para 50 pessoas
Uma empresa pede um almoço para 50 pessoas: strogonoff de frango, arroz, batata palha, salada, suco e pudim. Você quer margem de 30%.
1. Comida por convidado (das suas fichas)
| Item | Custo por convidado |
|---|---|
| Strogonoff de frango | R$ 7,80 |
| Arroz | R$ 0,90 |
| Batata palha | R$ 1,10 |
| Salada | R$ 1,40 |
| Suco | R$ 1,20 |
| Pudim | R$ 2,10 |
| Total | R$ 14,50 |
Com 8% de sobra planejada (número seu, tirado dos eventos anteriores): 14,50 × 1,08 = R$ 15,66. Mais descartáveis a R$ 2,00 por convidado: 15,66 + 2,00 = R$ 17,66 por convidado.
2. Custos do evento para 50 pessoas
| Item | Cálculo | Valor |
|---|---|---|
| Seu tempo | 14 h × R$ 30,00 | R$ 420,00 |
| Dois ajudantes | 2 × R$ 150,00 | R$ 300,00 |
| Transporte | compras e frete com as panelas | R$ 120,00 |
| Aluguel de réchauds | 4 × R$ 35,00 | R$ 140,00 |
| Gás | R$ 40,00 | |
| Total | R$ 1.020,00 |
3. Preço por convidado
- Custos do evento por convidado: 1.020 ÷ 50 = R$ 20,40 (equipe 14,40 + o resto 6,00)
- Custo por convidado: 17,66 + 20,40 = R$ 38,06
- Preço: 38,06 ÷ (1 − 0,30) = 38,06 ÷ 0,70 = R$ 54,37
- Arredondado para cima: R$ 55,00 por pessoa, total 55 × 50 = R$ 2.750,00
- Custo total: 38,06 × 50 = R$ 1.903,00
- Margem real: (2.750 − 1.903) ÷ 2.750 = 847 ÷ 2.750 = 30,8%
O seu tempo já está dentro do custo: os R$ 847,00 de lucro vêm além dos R$ 420,00 que você se paga pelas horas.
A tabela por número de convidados
O mesmo cliente, ou o próximo, vai perguntar por 30 ou por 80 pessoas. A equipe muda em degraus: para 30, um ajudante e menos horas suas; para 80, três ajudantes e mais horas. Transporte, aluguéis e gás ficam em R$ 300,00.
| Convidados | Equipe | Custo por convidado | Preço (30%) arredondado | Total |
|---|---|---|---|---|
| 30 | suas 11 h (R$ 330,00) + 1 ajudante (R$ 150,00) = R$ 480,00 | 17,66 + 16,00 + 10,00 = R$ 43,66 | 43,66 ÷ 0,70 = 62,37 → R$ 63,00 | R$ 1.890,00 |
| 50 | R$ 720,00 | 17,66 + 14,40 + 6,00 = R$ 38,06 | R$ 55,00 | R$ 2.750,00 |
| 80 | suas 18 h (R$ 540,00) + 3 ajudantes (R$ 450,00) = R$ 990,00 | 17,66 + 12,38 + 3,75 = R$ 33,79 | 33,79 ÷ 0,70 = 48,27 → R$ 49,00 | R$ 3.920,00 |
Em cada linha, a equipe e os R$ 300,00 são divididos pelos convidados daquela linha: para 30, 480 ÷ 30 = 16,00 e 300 ÷ 30 = 10,00; para 80, 990 ÷ 80 = 12,38 e 300 ÷ 80 = 3,75.
Com essa tabela você responde qualquer cliente em um minuto, sem refazer a conta.
O pedido mínimo
Veja o que acontece com 20 convidados: 9 horas suas (R$ 270,00) e um ajudante (R$ 150,00) dão R$ 420,00 de equipe.
- Custo por convidado: 17,66 + 420 ÷ 20 + 300 ÷ 20 = 17,66 + 21,00 + 15,00 = R$ 53,66
- Preço: 53,66 ÷ 0,70 = R$ 76,66, ou seja, R$ 77,00 por pessoa
Poucos clientes aceitam pagar R$ 77,00 quando uma festa de 50 paga R$ 55,00. Por isso vale definir um mínimo. Um jeito simples: mínimo de 30 convidados ou R$ 1.890,00, que é o total da sua menor faixa. Se alguém quer o almoço para 22 pessoas, você cobra os R$ 1.890,00 (R$ 85,91 por pessoa) ou recusa. A decisão é sua, mas com o número na frente.
Escreva no orçamento o mínimo, o preço por convidado extra e a data limite para confirmar o número final. O sinal e quando se paga o restante estão no guia de sinal e condições do bufê.
O que vai em linha separada
Garçons servindo à mesa, louça em vez de descartável ou um bar de bebidas são extras que o cliente pode querer ou não. Orce em linhas separadas para que o preço por pessoa compare bem e para você não absorver um custo que não calculou. Se você emite nota, confira com seu contador como o imposto entra no preço.
Para a versão mais curta deste método, com um tamanho de evento só e o que fazer quando pedem desconto, veja como calcular o preço do bufê por pessoa. Para saber quanta comida preparar por convidado, veja o guia de quantidades para bufê.
Faça na calculadora
Lance cada prato do cardápio na calculadora de custos para ter o custo por convidado e depois use a ferramenta de orçamento de bufê por pessoa para somar equipe, transporte e aluguéis e chegar ao preço por pessoa.
Perguntas frequentes
Por que o preço por pessoa muda com o número de convidados?
Porque transporte, aluguéis e boa parte da equipe custam quase o mesmo para 30 e para 50 pessoas. Com menos convidados, esses custos se dividem por menos pratos.
O que é pedido mínimo e como eu defino?
É o valor abaixo do qual você não aceita um evento. Um jeito simples: o preço por pessoa da sua menor faixa vezes o número de convidados dessa faixa. Se o cliente quer menos gente, paga o mínimo ou você recusa.
Garçom entra no preço por pessoa?
Depende de como você vende. Se sempre leva a mesma equipe, inclua. Se o cliente pode escolher só a entrega ou o serviço completo, orce os garçons como linha separada.
E o imposto no orçamento?
Se você emite nota, confira com seu contador como o imposto entra no preço. Calcule a margem antes do imposto e deixe claro no orçamento se o valor inclui imposto.