Para cotizar un catering por persona, separa los costos en dos grupos: lo que se multiplica por cada invitado (comida, sobreproducción, descartables) y lo que cuesta igual para todo el evento (personal, transporte, alquileres, gas). Divide el segundo grupo entre los invitados, súmalo al primero y divide el resultado entre (1 − tu margen). Ese es tu precio por persona. Repite la cuenta para varios tamaños de evento y fija un pedido mínimo, porque por debajo de cierto número de invitados el precio por persona sube rápido.
Los dos grupos de costos
Costos por invitado. Suben uno a uno con cada persona:
- El costo de cada plato del menú, sacado de tus recetas.
- La sobreproducción que tú decides (lo que cocinas de más para no quedarte corto), como porcentaje sobre la comida.
- Descartables: platos, cubiertos, vasos, servilletas.
Costos del evento. Se pagan una vez, vengan 30 o 50:
- Personal: tus horas a la tarifa que le pones a tu tiempo y lo que pagas a cada ayudante o mozo. Sube por escalones, no persona por persona. La guía sobre el costo del personal en un catering explica cómo armar esos escalones, y la de costo de mano de obra cómo ponerle precio a tu propia hora.
- Transporte: movilidad para las compras y el flete o taxi con las ollas, ida y vuelta.
- Alquileres: calentadores, ollas térmicas, fuentes, mesas. La guía de alquileres y transporte para eventos detalla qué conviene alquilar y cómo cobrarlo.
- Gas de las preparaciones grandes.
La fórmula queda así:
costo por invitado = comida con sobreproducción + descartables + (personal + costos del evento) ÷ invitados
precio por invitado = costo por invitado ÷ (1 − margen)
Ejemplo: almuerzo de empresa para 50 personas
Una empresa te pide un almuerzo para 50 personas: papa a la huancaína, arroz con pollo, chicha morada y mazamorra morada. Quieres un margen de 30%.
1. Comida por invitado (de tus recetas)
| Plato | Costo por invitado |
|---|---|
| Papa a la huancaína | S/ 1.60 |
| Arroz con pollo | S/ 5.20 |
| Chicha morada | S/ 0.70 |
| Mazamorra morada | S/ 0.90 |
| Total | S/ 8.40 |
Con 8% de sobreproducción (tu número, sacado de tus eventos anteriores): 8.40 × 1.08 = S/ 9.07. Más descartables a S/ 1.30 por invitado: 9.07 + 1.30 = S/ 10.37 por invitado.
2. Costos del evento para 50 personas
| Concepto | Cálculo | Monto |
|---|---|---|
| Tu tiempo | 14 h × S/ 15 | S/ 210.00 |
| Dos ayudantes | 2 × S/ 90 | S/ 180.00 |
| Transporte | compras y flete con las ollas | S/ 90.00 |
| Alquiler de calentadores | 4 × S/ 25 | S/ 100.00 |
| Gas | S/ 30.00 | |
| Total | S/ 610.00 |
3. Precio por invitado
- Costos del evento por invitado: 610 ÷ 50 = S/ 12.20 (personal 7.80 + resto 4.40)
- Costo por invitado: 10.37 + 12.20 = S/ 22.57
- Precio: 22.57 ÷ (1 − 0.30) = 22.57 ÷ 0.70 = S/ 32.24
- Redondeado hacia arriba: S/ 33 por persona, total 33 × 50 = S/ 1,650
- Costo total: 22.57 × 50 = S/ 1,128.50
- Margen real: (1,650 − 1,128.50) ÷ 1,650 = 521.50 ÷ 1,650 = 31.6%
Tu tiempo ya está dentro del costo: los S/ 521.50 de ganancia van además de los S/ 210 que te pagas por tus horas.
La tabla por número de invitados
El mismo cliente, u otro, te va a preguntar por 30 o por 80 personas. El personal cambia por escalones: para 30 vas con un ayudante y menos horas tuyas; para 80, con tres ayudantes y más horas. Transporte, alquileres y gas se quedan en S/ 220.
| Invitados | Personal | Costo por invitado | Precio (30%) redondeado | Total |
|---|---|---|---|---|
| 30 | 11 h tuyas (S/ 165) + 1 ayudante (S/ 90) = S/ 255 | 10.37 + 8.50 + 7.33 = S/ 26.20 | 26.20 ÷ 0.70 = 37.43 → S/ 38 | S/ 1,140 |
| 50 | S/ 390 | 10.37 + 7.80 + 4.40 = S/ 22.57 | S/ 33 | S/ 1,650 |
| 80 | 18 h tuyas (S/ 270) + 3 ayudantes (S/ 270) = S/ 540 | 10.37 + 6.75 + 2.75 = S/ 19.87 | 19.87 ÷ 0.70 = 28.39 → S/ 29 | S/ 2,320 |
En cada fila, el personal y los S/ 220 se dividen entre los invitados de esa fila: para 30, 255 ÷ 30 = 8.50 y 220 ÷ 30 = 7.33; para 80, 540 ÷ 80 = 6.75 y 220 ÷ 80 = 2.75.
Con esta tabla le respondes a cualquier cliente en un minuto, sin rehacer la cuenta.
El pedido mínimo
Mira qué pasa con 20 invitados: 9 horas tuyas (S/ 135) y un ayudante (S/ 90) son S/ 225 de personal.
- Costo por invitado: 10.37 + 225 ÷ 20 + 220 ÷ 20 = 10.37 + 11.25 + 11.00 = S/ 32.62
- Precio: 32.62 ÷ 0.70 = S/ 46.60, o sea S/ 47 por persona
Pocos clientes aceptan pagar S/ 47 cuando alguien de 50 invitados paga S/ 33. Por eso conviene fijar un mínimo. Una forma simple: mínimo 30 invitados o S/ 1,140, que es el total de tu tramo más chico. Si alguien quiere el almuerzo para 22 personas, cobras los S/ 1,140 (S/ 51.82 por persona) o le dices que no. Lo decides tú, pero con el número delante.
Escribe en la cotización el mínimo, el precio por invitado extra y la fecha límite para confirmar el número final. Lo que pides de adelanto y cuándo se paga el saldo lo ves en la guía de adelantos y condiciones de un catering.
IGV y lo que va aparte
Si emites comprobante con IGV, todo lo anterior es sin IGV y al final multiplicas por 1.18: S/ 1,650 × 1.18 = S/ 1,947. Confirma tu caso con SUNAT o con un contador.
Mozos para servir en mesa, vajilla de loza o un bar de bebidas son extras que el cliente puede pedir o no. Cotízalos como líneas aparte para que el precio por persona compare bien y para que no absorbas un costo que no calculaste. Para la versión más corta de este método, con un solo tamaño de evento y el descuento que te piden, revisa cómo cotizar un catering. Para saber cuánta comida preparar por invitado, mira la guía de cantidades para buffet.
Hazlo con la calculadora
Carga cada plato del menú en la calculadora de costos para tener el costo por invitado, y luego usa la herramienta de cotización de catering por persona para sumar personal, transporte y alquileres y llegar al precio por persona.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el precio por persona cambia con el número de invitados?
Porque el transporte, los alquileres y buena parte del personal cuestan casi lo mismo para 30 que para 50 personas. Con menos invitados esos costos se reparten entre menos platos.
¿Qué es un pedido mínimo y cómo lo fijo?
Es el monto por debajo del cual no aceptas un evento. Una forma simple: el precio por persona de tu tramo más chico por el número de invitados de ese tramo. Si piden menos personas, cobras el mínimo o no aceptas.
¿Pongo a los mozos dentro del precio por persona?
Depende de cómo vendes. Si siempre llevas el mismo equipo, inclúyelo. Si el cliente puede elegir con o sin servicio, cotiza el personal de sala como línea aparte.
¿La cotización va con IGV?
Si emites comprobante con IGV, calcula todo sin IGV y multiplica el total por 1.18 al final. Escribe en la cotización si el monto incluye IGV o no.