Alquileres, descartables y movilidad son tres costos que no son comida pero se comen tu margen si no los cotizas aparte. Suma cada uno por evento, divídelo entre los invitados y decide si lo pasas al cliente a costo o con un recargo. Lo que no puedes hacer es regalarlo: en el ejemplo de abajo, para 80 personas, suman casi S/ 10 por invitado.
Los tres grupos de costos
Alquileres. Lo que devuelves después del evento:
- Platos de fondo y de postre, cubiertos, copas y vasos.
- Chafing dishes para mantener caliente el lomo saltado o el arroz con pollo.
- Manteles, cubremanteles, mesas y sillas si te los piden.
Descartables y consumibles. Lo que se gasta y no vuelve:
- Gel combustible para los chafing dishes.
- Servilletas, papel aluminio, film, bolsas de basura.
- Platos y cubiertos descartables si el evento es informal. Para cotizar envases y descartables con su costo real por unidad, revisa la guía de costo de envases.
Movilidad. Todo lo que se mueve:
- La camioneta o van del día del evento, ida y vuelta.
- El viaje para recoger el alquiler y el viaje para devolverlo, que muchas veces es al día siguiente.
- Peajes, estacionamiento y el taxi de quien se queda a cuidar las cosas.
En la guía de costo de delivery está cómo calcular lo que cuesta cada viaje cuando usas tu propio vehículo.
Las roturas son un costo, no una sorpresa
La empresa de alquiler cuenta lo que devuelves y te cobra lo que falta o llega roto. Anota ese monto en cada evento. Si en tus últimos eventos pagaste en promedio dos copas por evento, eso es parte del costo, igual que el gel.
Haz lo mismo con lo que se olvida: cucharones extra, el cuchillo de la torta, baldes para hielo, una extensión eléctrica. Si no están en la cotización y terminas alquilándolos o comprándolos el mismo día, salen directo de tu margen.
A costo o con recargo
Tienes dos formas de cobrarlo:
- A costo, en línea aparte. El cliente ve lo que pagas por el alquiler y lo paga tal cual. Es transparente, pero tu tiempo de cotizar, recoger, contar y devolver queda sin pagar si no lo agregas como "gestión".
- Con recargo. Sumas un porcentaje que tú decides sobre alquileres, descartables y movilidad. Ese recargo tiene que cubrir, como mínimo, tus horas de gestión y el riesgo de roturas por encima de tu promedio.
No hay un porcentaje correcto. El recargo correcto es el que cubre tu tiempo; si sobra algo, mejor.
Ejemplo: buffet para 80 invitados
Un almuerzo de aniversario de empresa en Surco, con buffet de lomo saltado, arroz con pollo y suspiro limeño. Precios de alquiler que te cotizaron:
| Concepto | Cálculo | Costo |
|---|---|---|
| Platos (fondo y postre) | 160 × S/ 0.80 | S/ 128.00 |
| Cubiertos | 240 × S/ 0.40 | S/ 96.00 |
| Copas | 80 × S/ 0.60 | S/ 48.00 |
| Chafing dishes | 4 × S/ 25.00 | S/ 100.00 |
| Manteles | 10 × S/ 8.00 | S/ 80.00 |
| Alquileres | S/ 452.00 |
Descartables y consumibles:
- Gel combustible: 8 latas × S/ 6.00 = S/ 48.00
- Servilletas: 2 paquetes × S/ 9.00 = S/ 18.00
- Papel aluminio y film: S/ 22.00
- Total: S/ 88.00
Movilidad:
- Van con chofer, ida y vuelta: S/ 180.00
- Recojo y devolución del alquiler: S/ 50.00
- Total: S/ 230.00
Roturas según tu registro: S/ 20.00
Total: 452 + 88 + 230 + 20 = S/ 790.00
Por invitado: 790 ÷ 80 = S/ 9.88
Tu tiempo de gestión: cotizar, recoger, contar y devolver te toma 3 horas. A S/ 20 la hora, son S/ 60.
- A costo: el cliente paga S/ 790 y tus S/ 60 de tiempo quedan sin cobrar.
- Con 10% de recargo: 790 × 0.10 = S/ 79. Total S/ 869, o sea 869 ÷ 80 = S/ 10.86 por invitado. El recargo cubre tus S/ 60 y deja S/ 19 para roturas por encima del promedio.
Si comparas S/ 9.88 o S/ 10.86 con el costo de la comida por porción, verás por qué no puedes dejarlo fuera.
Tu propio equipo también cuesta
Si ya tienes chafing dishes o vajilla propia, no son gratis. Se rompen, se lavan, ocupan espacio y un día los repones. Divide lo que te costaron entre los eventos que esperas hacer con ellos y ponle esa cifra por evento. Así, cuando un cliente compare con otro catering que alquila, tu precio ya incluye lo que cuesta tener lo tuyo.
Cómo entra en la cotización
Lo más claro es separar la cotización en partes: comida por persona, personal, y alquileres con movilidad. Cuando el cliente cambia el número de invitados, los alquileres y descartables cambian casi en proporción, pero la movilidad no: la van cuesta lo mismo para 60 que para 80. Ese costo fijo pesa más por persona cuando el evento es chico.
En la guía de cómo cotizar un catering por persona ves cómo juntar todas las partes, y la calculadora de cotización de catering te devuelve el precio por persona. Para el otro gran costo del día, revisa el costo de personal en eventos.
Hazlo con la calculadora
En la calculadora de costos agrega los alquileres, descartables y movilidad como costos del evento junto con tus recetas; verás cuánto suma cada invitado y qué precio necesitas para mantener tu margen.
Preguntas frecuentes
¿Le cobro al cliente el alquiler a costo o con ganancia?
Como mínimo, cobra lo que te cuesta más tu tiempo de pedir, recoger, contar y devolver. Puedes mostrarlo a costo con una línea aparte de gestión, o sumarle un recargo que cubra ese tiempo y el riesgo de roturas.
¿Qué hago con los platos rotos o perdidos?
Anota cuánto te cobra la empresa de alquiler por roturas en cada evento. Con varios eventos tendrás tu promedio, y ese promedio va en la cotización como un costo más.
¿Me conviene comprar mi propia vajilla?
Haz la cuenta: lo que pagas de alquiler al año contra lo que cuesta comprar, guardar, lavar y reponer. Si alquilas para casi todos tus eventos, comprar puede salir a cuenta, pero esa vajilla también ocupa espacio y se rompe.
¿Cómo calculo el costo de usar mi propia camioneta?
Suma combustible, peajes y estacionamiento del viaje, más una parte del mantenimiento por kilómetro que tú midas. No uses solo la gasolina, porque el carro también se gasta.