El costo de personal de un evento es la suma de todas las horas que trabaja tu equipo, desde que sale de tu cocina hasta que vuelve, más su movilidad y su comida, dividida entre el número de invitados. El error común es contar solo las horas de servicio. Un mozo que atiende cuatro horas trabaja siete u ocho si cuentas el viaje, el montaje y la limpieza, y esas horas también se pagan.
Cuenta las horas de punta a punta
Para cada persona del equipo anota cinco tramos:
- Viaje de ida, con la carga de ollas, chafing dishes y bandejas.
- Montaje: armar el buffet, calentar, emplatar las entradas, poner mesas si te toca.
- Servicio: las horas que el cliente ve.
- Limpieza y recojo: desmontar, lavar o empacar lo sucio, contar vajilla.
- Viaje de vuelta y descarga en tu cocina.
Tú y tu ayudante de cocina suman además las horas de producción antes del evento: picar, marinar, cocinar el ají de gallina, armar las causas. Esas horas puedes ponerlas aquí o en el costo de la comida, pero en un solo lugar. Si las cuentas dos veces, cotizas caro; si no las cuentas, regalas tu trabajo. En la guía de costo de mano de obra está cómo convertir tu tiempo de cocina en soles por hora.
Lo que no es hora pero también es personal
- Movilidad: si el evento termina a medianoche, tus mozos vuelven en taxi. Ese taxi lo pagas tú o lo pagan ellos, y si lo pagan ellos te van a pedir más por hora.
- Comida del equipo: nadie trabaja ocho horas sin comer. Un plato por persona tiene un costo, aunque salga de tu misma olla.
- Mínimos por turno: si un mozo cobra por turno completo aunque lo necesites tres horas, pon el turno completo.
- Uniformes y lavandería: si los pones tú, reparte su costo entre los eventos del año.
Cuántas personas necesitas
No hay una cifra correcta de invitados por mozo. Depende del servicio (buffet, emplatado, bocaditos que circulan), de la distancia entre la cocina y las mesas y de si hay bebidas que servir. Usa tu propio registro: anota en cada evento cuántos mozos llevaste, cuántos invitados hubo y si alcanzó. Después de cinco o seis eventos tendrás tu propia tabla por tipo de servicio, que vale más que cualquier regla general.
Ejemplo: buffet criollo para 80 invitados
Un cumpleaños en La Molina con buffet de ají de gallina, lomo saltado, arroz, ensalada y suspiro limeño. Servicio de 4 horas. El equipo: tú como cocinera principal, un ayudante de cocina, tres mozos y un chofer con su movilidad. Las tarifas son las que tú pagas; el chofer cobra aparte el uso de su vehículo, que va en transporte.
| Persona | Horas totales | Tarifa por hora | Costo |
|---|---|---|---|
| Tú (cocinera) | 10 | S/ 20 | S/ 200 |
| Ayudante de cocina | 9 | S/ 12 | S/ 108 |
| 3 mozos | 7 cada uno | S/ 10 | S/ 210 |
| Chofer | 5 | S/ 15 | S/ 75 |
| Subtotal horas | S/ 593 |
Los tres mozos: 3 × 7 × 10 = S/ 210.
A eso súmale:
- Taxis de vuelta para los tres mozos: 3 × S/ 25 = S/ 75
- Comida del equipo: 6 personas × S/ 8 = S/ 48
Costo total de personal: 593 + 75 + 48 = S/ 716
Costo de personal por invitado: 716 ÷ 80 = S/ 8.95
Ahora la versión que muchos cotizan: solo las 4 horas de servicio para cada persona.
- Tú: 4 × 20 = S/ 80
- Ayudante: 4 × 12 = S/ 48
- Mozos: 3 × 4 × 10 = S/ 120
- Chofer: 4 × 15 = S/ 60
- Total: S/ 308, o sea 308 ÷ 80 = S/ 3.85 por invitado
La diferencia: 716 − 308 = S/ 408 por evento, S/ 5.10 por invitado. Si cotizas con S/ 3.85, esos S/ 408 salen de tu margen o de tu propio sueldo. En un mes con tres eventos así, son S/ 1,224.
Cómo pasarlo a la cotización
El costo de personal entra al precio por persona junto con la comida, los descartables y el transporte. En la guía de cómo cotizar un catering por persona está el armado completo, y la calculadora de cotización de catering te da el precio por persona cuando ya tienes cada costo.
Dos cosas cambian con el número de invitados:
- El personal sube por escalones. De 80 a 90 invitados quizás sigues con tres mozos; de 90 a 120 necesitas un cuarto. Si el cliente sube el número, revisa si cruzaste un escalón.
- Con menos invitados, el costo por persona sube. Si el mismo equipo atiende a 50 personas, son 716 ÷ 50 = S/ 14.32 por invitado. Por eso conviene un mínimo de invitados o un cargo fijo por servicio.
Horas extra
Calcula cuánto te cuesta una hora más de todo el equipo que se queda. En el ejemplo, si se quedan tú, el ayudante y los tres mozos: 20 + 12 + 3 × 10 = S/ 62 por hora. Ponle tu margen encima y escríbelo en la cotización como precio por hora extra. Si la hora extra pasa de medianoche y los taxis suben, inclúyelo también.
Reglas laborales
Este artículo no da montos de pago mínimo ni reglas de contratación. Cómo contratar personal por evento, qué pagos y aportes corresponden y qué comprobantes necesitas lo confirmas con el MTPE, con SUNAT o con un contador. Hazlo antes de fijar tus tarifas, porque cambia tu costo por hora.
Para ver cómo este costo encaja con el resto del negocio de eventos, revisa la guía de catering y eventos, y para el resto de gastos del día, alquileres, descartables y movilidad.
Hazlo con la calculadora
En la calculadora de costos pones la receta del buffet y agregas el personal como costo del evento; te muestra cuánto pesa la mano de obra en cada plato y qué precio necesitas para tu margen.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos mozos necesito para un evento?
Depende del tipo de servicio, del local y de cuánto camina cada mozo entre la cocina y las mesas. Usa lo que te ha funcionado en tus eventos anteriores y anótalo por tipo de servicio: buffet, emplatado o bocaditos.
¿Me pago a mí mismo en el costo de personal?
Sí. Pon tus horas con una tarifa por hora, igual que las de cualquier otra persona. Si no te cuentas, el evento parece rentable y tu trabajo queda gratis.
¿Cuánto tengo que pagarle a un mozo o a un ayudante?
Lo que acuerdes dentro de las reglas laborales. Cómo contratar y qué pagos corresponden lo confirmas con el MTPE, con SUNAT o con un contador antes de armar tu tarifa.
¿Qué hago si el evento se alarga?
Pon en la cotización un precio por hora extra calculado con el costo por hora de todo el equipo que se queda. Así el cliente sabe cuánto cuesta alargar la fiesta antes de pedirlo.