Cómo tener un negocio de catering rentable

Un catering es rentable cuando cada cotización incluye todos sus costos (comida con sobreproducción, personal, transporte, alquileres y tu propio tiempo), tiene un pedido mínimo, cobra un adelanto que cubre las compras y deja por escrito qué pasa si el evento se alarga o llegan más invitados. La mayor parte de la plata que se pierde en un catering no se pierde en la receta: se pierde el día del evento, en horas extra, viajes de más y extras que nadie cotizó. Esta guía junta todo el método y te manda a la guía detallada de cada parte.

En esta guía

• Cotización de catering por persona, paso a paso
• Cuánta comida por invitado preparar en un buffet
• Precio de bocaditos por pieza y por ciento
• El costo del personal en un catering
• Alquileres y transporte para eventos
• Adelantos y condiciones de un catering
• Degustaciones para clientes
• Catering para matrimonios
• Almuerzos y loncheras para oficinas

Dónde se gana y dónde se pierde la plata

Un pedido de catering tiene cuatro bloques de costo. Conviene verlos por separado porque se comportan distinto:

La comida es la parte que más controlas, porque sale de tus recetas. El personal y los extras del día son los que más se escapan. Si ya vendes otros productos y quieres ver cómo encajan los eventos con el resto de tu negocio (la capacidad que te ocupan, las semanas en que no puedes producir otra cosa), revisa la guía de catering y eventos como canal.

Cotizar: precio por persona y pedido mínimo

El precio por persona se arma separando lo que se multiplica por invitado (comida, sobreproducción, descartables) de lo que cuesta igual para todo el evento (personal, transporte, alquileres, gas). La fórmula:

precio por persona = (costo por invitado + costos del evento ÷ invitados) ÷ (1 − margen)

Como los costos del evento se reparten, el precio por persona baja cuando hay más invitados y sube rápido cuando hay pocos. Por eso necesitas dos cosas: una tabla con dos o tres tramos de invitados y un pedido mínimo. La guía de cotización por persona lo explica paso a paso con un almuerzo de 50 personas, y la de cómo cotizar un catering muestra la versión corta y qué hacer cuando te piden descuento. La herramienta de cotización de catering por persona te ayuda a hacer la cuenta.

Si emites comprobante con IGV, calcula todo sin IGV y multiplica por 1.18 al final. Confirma tu caso con SUNAT o con un contador.

Cantidades: cuánto cocinar

La sobreproducción es necesaria, porque quedarse corto en un evento no tiene arreglo. Pero es comida que compras y cocinas, y tiene que estar en el precio. Tres reglas prácticas:

• Usa tus propios gramos por invitado por plato, sacados de tu porción de siempre y corregidos con lo que sobra en cada evento. No hay una tabla que sirva para todos.
• Pon el extra donde cuesta poco (arroz, papa, pan) y ajusta las carnes a lo que tu registro dice que se come.
• Pesa lo que sobra después de cada evento, antes de repartirlo.

La guía de cantidades para buffet tiene la cuenta completa con un ejemplo de 60 invitados. Si el evento es de bocaditos, la de precio de bocaditos por ciento explica cómo costear por pieza y cuántas piezas calcular por invitado. Para pasar una receta a la cantidad del evento, usa la herramienta para escalar una receta a N porciones.

Personal: tu tiempo también

En catering, el personal suele ser el costo más grande después de la comida, y el que más se subestima. Cuenta:

• Tus horas de compras, preparación, montaje, servicio, desmontaje y limpieza, a la tarifa que le pones a tu tiempo. La guía de costo de mano de obra explica cómo fijarla.
• Ayudantes de cocina y mozos, con lo que les pagas, su movilidad y su comida si se la das.
• Las horas reales, no las del contrato. Un evento de cuatro horas te ocupa el día entero.

El personal sube por escalones: un ayudante te alcanza hasta cierto número de invitados y después necesitas otro. La guía sobre el costo del personal en un catering muestra cómo armar esos escalones.

Alquileres y transporte

Calentadores, ollas térmicas, fuentes, mesas, manteles. Y el transporte: movilidad para las compras, flete o taxi con las ollas, ida y vuelta, y a veces un segundo viaje. Son costos casi fijos por evento: cuestan lo mismo para 30 que para 50 personas.

Dos cosas que te protegen: una lista de carga que revisas antes de salir (cada viaje olvidado es plata) y una línea en la cotización sobre roturas y pérdidas de lo alquilado. La guía de alquileres y transporte para eventos entra en el detalle de qué conviene alquilar, qué conviene comprar y cómo cobrarlo.

Adelantos y condiciones

El adelanto existe para que no pongas tu plata en un evento que se puede cancelar. Como mínimo, debe cubrir lo que gastas antes del día: compras, alquileres y transporte. Junto con la cotización, deja por escrito:

• Qué incluye el precio y qué no (mozos, vajilla, IGV).
• El adelanto y cuándo se paga el saldo.
• La fecha límite para confirmar el número final de invitados y el precio por invitado extra.
• Cuánto cobras por hora extra de servicio.
• Qué pasa con lo alquilado si se rompe o se pierde.
• Qué pasa con el adelanto si el cliente cancela.

La guía de adelantos y condiciones tiene el detalle de cada punto.

Degustaciones

Muchos clientes, sobre todo de matrimonios, piden probar antes de confirmar. La degustación tiene costo: insumos, tu tiempo de preparar y atender, a veces movilidad. Decide si la cobras aparte, si la descuentas del evento cuando confirman o si la cargas a tus gastos fijos. Lo que no conviene es no contarla. La guía de degustaciones para clientes muestra cómo costearla.

Tipos de evento

El método es el mismo, pero cada tipo de evento tiene su trampa:

• Matrimonios: muchas reuniones previas, degustación, cambios de última hora y servicios largos. La guía de catering para matrimonios explica cómo cotizar todo eso.
• Almuerzos para oficinas: volúmenes repetidos, entrega a hora fija, poco servicio en sala. Son otra lógica, más parecida a producir en serie. La guía de almuerzos y loncheras para oficinas la desarrolla.
• Cumpleaños, bautizos y reuniones familiares: grupos más chicos, donde el pedido mínimo importa más.

Ejemplo: un almuerzo de 60 personas, cotizado y real

Cotizaste un almuerzo de matrimonio civil para 60 invitados a S/ 36 por persona: S/ 2,160. Tus costos planeados:

Margen planeado: (2,160 − 1,450) ÷ 2,160 = 710 ÷ 2,160 = 32.9%.

Lo que pasó el día del evento:

• Costo real: 1,450 + 235 = S/ 1,685
• Ganancia real: 2,160 − 1,685 = S/ 475
• Margen real: 475 ÷ 2,160 = 22.0%

Perdiste S/ 235 de los S/ 710 que ibas a ganar: un tercio de la ganancia (235 ÷ 710 = 33%). Y la receta no tuvo nada que ver.

Con condiciones escritas: si la cotización decía S/ 80 por hora extra de servicio y el precio por invitado extra, el cliente habría pagado 2 × 80 = S/ 160 por las horas y 6 × 36 = S/ 216 por los invitados de más.

• Ingreso: 2,160 + 160 + 216 = S/ 2,536
• Margen: (2,536 − 1,685) ÷ 2,536 = 851 ÷ 2,536 = 33.6%

La rotura de la fuente y el segundo viaje no los cubre ninguna cláusula de esas; esos se evitan con la lista de carga y una línea de roturas.

Lo que revisas después de cada evento

Dedica media hora, al día siguiente, a comparar lo cotizado con lo real:

1. Comida: cuánto sobró de cada plato, pesado. Ajusta tus gramos por invitado.
2. Horas: cuántas horas trabajaste tú y tu equipo de verdad. Ajusta tus escalones de personal.
3. Extras: qué compraste o pagaste que no estaba en la cotización. Si se repite, pasa a ser una línea fija.
4. Margen real: ingreso cobrado menos costo real, dividido entre el ingreso. Si se aleja mucho del planeado, busca dónde.

Tres o cuatro eventos con este registro te dan cotizaciones mucho más precisas que cualquier tabla. Para ver cómo encaja todo con el precio del resto de tus productos, la guía de cómo cotizar un catering y la de cotización por persona son el siguiente paso.

Hazlo con la calculadora

Carga cada plato del menú en la calculadora de costos para tener el costo por invitado; con eso armas la cotización, comparas tramos de invitados y sabes desde qué precio te conviene aceptar un evento.