Una degustación cuesta lo mismo que cocinar un evento pequeño: ingredientes comprados en cantidades chicas, varias horas de tu cocina y la reunión con el cliente. Calcula ese costo, multiplícalo por cuántas degustaciones necesitas para cerrar un evento y decide con ese número. Una forma de proteger tu tiempo sin espantar a los buenos clientes es cobrarla y descontarla del evento si el cliente reserva dentro de un plazo.
Qué cuesta una degustación
Suma cuatro cosas:
- Ingredientes. Comprar para cinco porciones cuesta más por porción que comprar para cien. No consigues 80 g de langostinos ni un poco de oporto para el merengue del suspiro; compras la presentación mínima y te sobra.
- Tu tiempo. La preparación, que en porciones chicas se demora casi lo mismo que en grande, más la reunión con el cliente: explicar el menú, contestar preguntas, tomar nota de cambios.
- Presentación. Platos bonitos, servilletas, a veces envases si el cliente se lleva algo.
- Gas y movilidad. Si la degustación es en el local del evento, súmale el viaje.
Las muestras que regalas en una feria o a un cliente nuevo son otra cosa; en la guía de muestras y regalos verás cómo controlar ese gasto. La degustación es para un cliente que ya pidió cotización y está decidiendo.
El número que manda: cuántas degustaciones cierran un evento
Anota cada degustación y si terminó en reserva. Si de cada dos degustaciones una termina en evento, cada evento cerrado te cuesta dos degustaciones. Ese costo sale del margen del evento que sí cerraste.
Tres formas de manejarla
- Gratis. Atrae más clientes indecisos, pero también a quien solo quiere comer. Cada degustación sin evento es costo puro.
- Cobrada sin descuento. Filtra a los curiosos, pero puede espantar a clientes buenos que comparan con otros caterings.
- Cobrada y descontada del evento. El cliente paga la degustación y, si reserva dentro de un plazo, ese monto se resta del total. Quien contrata no paga nada extra y quien no contrata cubre buena parte de tu costo.
Ejemplo: degustación para un matrimonio
Una pareja que planea un matrimonio de 100 invitados pide degustación para dos personas de cinco platos: causa de langostinos, ceviche, lomo saltado, ají de gallina y suspiro limeño.
| Concepto | Cálculo | Costo |
|---|---|---|
| Ingredientes (compras mínimas) | S/ 95 | |
| Tu tiempo | 4.5 h × S/ 20 | S/ 90 |
| Presentación | S/ 10 | |
| Gas | S/ 8 | |
| Costo de una degustación | S/ 203 |
Tu tiempo: 3 horas de preparación más 1.5 horas de reunión.
Según tu registro, de cada dos degustaciones, una termina en evento.
Si es gratis: cada evento cerrado te cuesta 2 × 203 = S/ 406 en degustaciones.
Si la cobras S/ 150 y la descuentas al reservar dentro de 15 días:
- La pareja que reserva paga S/ 150 y se le descuenta del evento. Para ti, esa degustación sigue costando S/ 203.
- La pareja que no reserva paga S/ 150. Tu costo neto: 203 − 150 = S/ 53.
- Costo por evento cerrado: 203 + 53 = S/ 256.
La diferencia: 406 − 256 = S/ 150 menos por cada evento que cierras. Si el matrimonio te deja S/ 3,000 de margen de contribución, las degustaciones gratis se llevan S/ 406 de eso; cobradas y descontadas, S/ 256.
Si quieres preparar porciones exactas para dos personas a partir de tu receta del evento, el escalador de recetas te ajusta las cantidades a las porciones que necesitas.
Límites que conviene escribir
- Cuándo se ofrece: solo después de enviar la cotización, para que el cliente ya sepa el precio por persona. En la guía de cómo cotizar un catering por persona tienes ese paso.
- Cuántas personas: dos, o el número que tú decidas. Cada persona extra se cobra aparte.
- Cuántos platos: los del menú que está eligiendo, con un máximo.
- Plazo del descuento: si reserva dentro de 15 días, se descuenta; después, no.
- Una por evento: la segunda degustación se cobra completa.
Escríbelo en la cotización o en el mensaje donde agendas la degustación. Evita discusiones después.
Qué anotar después de cada degustación
Lleva una lista simple, en un cuaderno o en una hoja de cálculo:
- Fecha, cliente y tipo de evento.
- Platos que probaron y cuánto te costó realmente la degustación.
- Qué cambiaron: menos ají, otra guarnición, más porción de fondo.
- Si reservaron, y en cuántos días.
Con diez o doce degustaciones anotadas sabrás cuántas necesitas para cerrar un evento, qué platos convencen más y si tu costo de degustación está subiendo. Los cambios que pidió el cliente van directo a la receta del evento, para que el costo por invitado de la cotización final sea el correcto.
Cuándo sí regalarla
A veces conviene: un evento grande con margen alto, un cliente corporativo que puede traer más pedidos o una temporada floja en la que tu cocina está parada. Hazlo como decisión, con el costo a la vista, no por costumbre. Para ver cómo encaja la degustación en el resto del proceso de vender eventos, revisa la guía de catering y eventos.
Hazlo con la calculadora
En la calculadora de costos carga las recetas de los platos de la degustación con las cantidades que realmente compras; verás el costo real de la degustación y cuánto representa frente al margen del evento.
Preguntas frecuentes
¿Es normal cobrar la degustación de un catering?
Cada catering decide. Lo que importa es que sepas cuánto te cuesta y cuántas degustaciones terminan en evento. Cobrarla y descontarla del evento si el cliente reserva protege tu tiempo sin castigar a quien sí contrata.
¿Cuántos platos incluyo en una degustación?
Los que el cliente realmente está decidiendo. Si ya eligió el fondo, no hace falta cocinarle los tres. Fija un número de platos y de personas, y cobra aparte lo que pase de ahí.
¿Puedo hacer la degustación con muestras para llevar?
Sí, y suele ser más barato: preparas porciones pequeñas junto con tu producción normal y el cliente las prueba en casa. Pierdes la conversación cara a cara, que muchas veces es donde se cierra el evento.
¿Qué hago si el cliente pide una segunda degustación?
Cóbrala completa y sin descuento contra el evento. Si el cliente necesita probar otra vez, el costo de esa segunda vuelta le corresponde.