Pide un adelanto que cubra todo lo que vas a gastar antes del siguiente pago, cobra el saldo antes del evento y escribe desde el principio qué pasa si el cliente cancela. Un catering compra comida, reserva alquileres y confirma mozos días antes de la fiesta. Si el cliente paga todo al final, tú financias su evento con tu plata, y si cancela, te quedas con la merma y la deuda del alquiler.
Qué tiene que cubrir el adelanto
El adelanto no es un porcentaje que se copia de otro catering. Es la plata que necesitas para no poner de tu bolsillo. Ordena los gastos del evento por fecha:
- Al reservar: el adelanto del alquiler de vajilla y chafing dishes, y la fecha que dejas de venderle a otro.
- Una o dos semanas antes: compras secas (arroz, aceite, menestras, gaseosas, descartables).
- Una semana antes: confirmas mozos y ayudante; desde ese momento les debes aunque se cancele, según lo que hayas acordado con ellos.
- Dos o tres días antes: compras perecibles (pollo, carne, pescado, verduras) y empieza la producción.
- Al final: el saldo del alquiler, la movilidad, el gas.
Cada pago del cliente tiene que llegar antes de cada tramo de gasto, y alcanzar para cubrirlo. Tu mejor guía son tus propios eventos: revisa los últimos y anota el día en que salió cada gasto.
Tres pagos, tres fechas
Una estructura simple:
- Adelanto al reservar, que cubre lo que gastas hasta una semana antes.
- Segundo pago una semana antes, que cubre personal y perecibles.
- Saldo dos días antes del evento, que cubre el resto y tu margen.
Cobrar el saldo antes del evento es la forma de no financiar la fiesta de otro. Si dejas el saldo para después, estás dando crédito, y en la guía de crédito a clientes verás lo que eso cuesta.
Ejemplo: almuerzo para 60 personas
Un almuerzo de bodas de plata en Jesús María, 60 invitados a S/ 75 por persona: S/ 4,500 en total. Tus costos del evento:
| Gasto | Cuándo | Monto |
|---|---|---|
| Adelanto del alquiler | Al reservar | S/ 200 |
| Compras secas y bebidas | 10 días antes | S/ 600 |
| Personal (mozos y ayudante) | 7 días antes | S/ 650 |
| Perecibles | 3 días antes | S/ 1,100 |
| Saldo del alquiler | Día del evento | S/ 200 |
| Movilidad | Día del evento | S/ 200 |
| Gas y otros | Día del evento | S/ 150 |
| Total | S/ 3,100 |
Tu margen: 4,500 − 3,100 = S/ 1,400.
Plan de pagos:
- Adelanto, 30% al reservar: 4,500 × 0.30 = S/ 1,350
- Segundo pago, 40% siete días antes: 4,500 × 0.40 = S/ 1,800
- Saldo, 30% dos días antes: S/ 1,350
Comprueba que cada pago cubre lo que gastas hasta el siguiente:
- Hasta siete días antes gastas 200 + 600 = S/ 800. Tienes S/ 1,350. Cubierto.
- Hasta dos días antes gastas además 650 + 1,100. Acumulado: 800 + 1,750 = S/ 2,550. Tienes 1,350 + 1,800 = S/ 3,150. Cubierto.
- El día del evento gastas 200 + 200 + 150 = S/ 550 más. Total S/ 3,100, y ya cobraste S/ 4,500.
En ningún momento pones plata tuya. Si tus costos llegan en otro orden, cambia los porcentajes; el método es el mismo.
La escala de cancelación
Escríbela en la cotización con fechas concretas. Para el ejemplo:
| Si cancela | Ya gastaste o comprometiste | Qué retienes |
|---|---|---|
| Más de 30 días antes | S/ 200 del alquiler | S/ 350 (alquiler + S/ 150 por la fecha); devuelves S/ 1,000 |
| Entre 30 y 8 días antes | Alquiler y, cerca del final, compras secas | Todo el adelanto, S/ 1,350 |
| 7 días antes o menos | Personal y perecibles | Los dos primeros pagos, S/ 3,150 |
La lógica es simple: retienes lo que ya gastaste y no recuperas, más una parte por la fecha que ya no puedes vender. A menos de una semana es muy difícil llenar esa fecha con otro evento.
Las reglas de protección al consumidor sobre adelantos y devoluciones las revisas con INDECOPI o con un abogado si tienes dudas sobre tu caso.
El número de invitados también tiene fecha
El cliente confirma el número final de invitados en una fecha fija, por ejemplo con el segundo pago. Después de esa fecha, el número puede subir si te da tiempo de comprar, pero si baja, cobras lo confirmado: ya compraste para esa cantidad. Escríbelo junto a la escala de cancelación.
Pon las fechas en tu flujo de caja
Cada evento confirmado tiene tres entradas y varias salidas con fecha. Anótalas en tu proyección de flujo de caja: con dos o tres eventos en el mismo mes verás si algún pago llega tarde para una compra grande. Para cotizar el resto del evento, la guía de catering y eventos junta todas las piezas, desde la degustación con el cliente hasta el saldo final.
Hazlo con la calculadora
En la calculadora de costos armas el costo total del evento con tus recetas; con ese total y el precio sabes qué parte del pago necesitas en cada fecha.
Preguntas frecuentes
¿Qué porcentaje de adelanto debo pedir para un evento?
El que cubra lo que vas a gastar hasta el siguiente pago. Suma lo que compras y reservas entre la firma y ese pago, y pide al menos eso, más algo por la fecha que bloqueas.
¿Devuelvo el adelanto si el cliente cancela?
Depende de cuándo cancele y de lo que ya gastaste. Escribe la escala de cancelación en la cotización antes de cobrar, para que el cliente la conozca desde el principio.
¿Puedo cobrar el saldo después del evento?
Puedes, pero entonces le estás dando crédito a tu cliente y tú pones la plata de la comida y el personal. Lo más sano es cobrar el saldo antes del evento.
¿Tengo que dar comprobante por el adelanto?
Cuándo emitir el comprobante de un adelanto y cómo registrarlo lo confirmas con SUNAT o con un contador, según tu régimen.