Pon cuántos invitados son, lo que te cuesta la comida por persona, el personal, la movilidad, los alquileres y el margen que quieres. La herramienta te da el precio por persona con y sin IGV, el total de la cotización y el adelanto que tienes que cobrar.
Cómo funciona
- Costo del evento = invitados × comida por invitado + personas de personal × horas × pago por hora + movilidad + alquileres y descartables + otros.
- Precio sin IGV = costo del evento ÷ (1 − margen).
- Por persona sin IGV = precio sin IGV ÷ invitados. Con IGV: × 1.18.
- Total con IGV = precio sin IGV × 1.18.
- Adelanto = total × porcentaje de adelanto.
El margen se calcula sobre el precio sin IGV, igual que en el resto de las herramientas. Si das recibo sin IGV, pon 0 en ese campo.
Ejemplo: un almuerzo para 80 personas
Te piden un almuerzo de empresa para 80 invitados con ají de gallina, arroz, ensalada, postre y chicha morada. La comida te cuesta S/ 22 por persona. Necesitas 4 mozos por 6 horas a S/ 15 la hora. La movilidad te sale S/ 150, el alquiler de vajilla y los descartables S/ 380, y otros gastos (gas, hielo, un margen para imprevistos) S/ 100. Eliges un margen de 30%, cobras con IGV y pides 50% de adelanto.
| Paso | Cuenta | Resultado |
|---|---|---|
| Comida | 80 × 22 | S/ 1,760.00 |
| Personal | 4 × 6 × 15 | S/ 360.00 |
| Costo del evento | 1,760 + 360 + 150 + 380 + 100 | S/ 2,750.00 |
| Precio sin IGV | 2,750 ÷ 0.70 | S/ 3,928.57 |
| Por persona sin IGV | 3,928.57 ÷ 80 | S/ 49.11 |
| Por persona con IGV | 49.11 × 1.18 | S/ 57.95 |
| Total con IGV | 3,928.57 × 1.18 | S/ 4,635.71 |
| Adelanto de 50% | 4,635.71 × 0.50 | S/ 2,317.86 |
Tu margen en soles es 3,928.57 − 2,750 = S/ 1,178.57. Con eso tienes que pagar tu propio tiempo de compras, preparación y coordinación si no lo pusiste como personal.
Lo que más se olvida en una cotización
- Tu propio trabajo. Si tú cocinas y atiendes, ponte en el personal con tus horas. Si no, el margen se va en pagarte a ti. La guía de costo de la mano de obra ayuda a ponerle precio a la hora.
- Las horas de antes y después. El evento dura 4 horas, pero el personal llega 2 horas antes para montar y se queda a recoger.
- Lo que sobra. Siempre se prepara un poco más por si llegan más invitados. Inclúyelo en el costo por persona.
Para ver cómo armar el menú y el precio con más detalle, lee la guía de precios para catering, y para decidir si los eventos te convienen frente a otros canales, la de catering y eventos. Si vas a multiplicar una receta para 80, la herramienta para escalar una receta te da las cantidades. Las reglas del IGV pueden tener casos especiales para restaurantes y servicios de comida; confirma tu caso con SUNAT o con un contador.
Para el costo completo de un producto, con ingredientes, envase, tu tiempo y el gas, usa la calculadora de costos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo saco el costo de comida por invitado?
Costea el menú completo para una persona: entrada, fondo, guarnición, postre, bebida y pan, con las cantidades que de verdad sirves. Si no lo tienes, costea la tanda entera y divídela entre los invitados que atiende.
¿Qué margen le pongo a un catering?
El que tú elijas, pensando en tu tiempo de compras y preparación, en el riesgo de que falten o sobren platos y en lo que acepta tu cliente. Prueba varios en la herramienta y mira el precio por persona que resulta.
¿Cuánto adelanto pido?
Lo decides tú. Lo importante es que el adelanto cubra al menos lo que tienes que comprar antes del evento, para no financiar la fiesta con tu plata.
¿Cobro aparte el transporte y los alquileres?
Puedes cobrarlos aparte o dentro del precio por persona. Esta herramienta los mete dentro, así el cliente ve un solo número y tú no te olvidas de ninguno.