Un matrimonio se cotiza en dos partes: un cargo fijo que cubre lo que cuesta montar el servicio (personal, movilidad, montaje, degustación) y un precio por persona que cubre la comida y lo que crece con cada invitado. Así, si los novios cambian el número de invitados, tu margen no se cae. Encima de eso van los niveles de menú, el estilo de servicio y un precio claro por hora extra.
Por qué un solo precio por persona es un riesgo
Si metes todo en un precio por persona, los costos fijos quedan repartidos entre los invitados de la primera cotización. Cuando la lista baja de 120 a 90, cobras menos, pero el personal, la van y el montaje cuestan casi lo mismo. Ese hueco sale de tu margen. Y en un matrimonio la lista puede cambiar varias veces entre la primera reunión y la confirmación final.
Separa lo fijo de lo que crece por invitado
Costo por invitado (sube y baja con la lista):
- La comida de cada plato, con las cantidades que tú mides. En la guía de cantidades para buffet está cómo calcular cuánto preparar por invitado.
- Vajilla alquilada, servilletas y descartables por persona.
Costo fijo del evento (casi igual para 90 que para 120):
- Personal: horas completas con montaje, limpieza, taxis y comida del equipo. Lo calculas como en la guía de costo de personal en eventos.
- Movilidad, chafing dishes, montaje. Ver alquileres y movilidad.
- La degustación con los novios.
El personal sube por escalones: si la lista pasa de cierto número necesitas más mozos. Tu cargo fijo vale dentro de un rango de invitados; fuera de él, recalcula.
Ejemplo: matrimonio de 120 invitados
Buffet criollo: causa de entrada, lomo saltado y ají de gallina con arroz, suspiro limeño. Quieres un margen de 35% sobre el precio (es tu meta, no una regla).
- Costo por invitado: comida S/ 32 + vajilla y descartables S/ 6 = S/ 38
- Costo fijo: personal para hasta 120 invitados S/ 1,400 + movilidad S/ 300 + montaje y chafing dishes S/ 200 + degustación S/ 200 = S/ 2,100
Opción A: un solo precio por persona.
- Costo total para 120: 38 × 120 + 2,100 = 4,560 + 2,100 = S/ 6,660
- Precio total para 35% de margen: 6,660 ÷ 0.65 = S/ 10,246.15
- Por persona: 10,246.15 ÷ 120 = S/ 85.38, redondeado a S/ 86
Con 120 invitados cobras 86 × 120 = S/ 10,320 y te quedan 10,320 − 6,660 = S/ 3,660.
Ahora la lista baja a 90:
- Cobras 86 × 90 = S/ 7,740
- Tu costo: 38 × 90 + 2,100 = 3,420 + 2,100 = S/ 5,520
- Te quedan 7,740 − 5,520 = S/ 2,220, un margen de 2,220 ÷ 7,740 = 28.7%
Perdiste S/ 1,440 de ganancia y casi siete puntos de margen sin hacer nada mal en la cocina.
Opción B: cargo fijo más precio por persona.
- Cargo fijo: 2,100 ÷ 0.65 = S/ 3,230.77, redondeado a S/ 3,231
- Por persona: 38 ÷ 0.65 = S/ 58.46, redondeado a S/ 58.50
| Invitados | Cálculo | Precio total | Costo | Margen |
|---|---|---|---|---|
| 120 | 3,231 + 58.50 × 120 | S/ 10,251 | S/ 6,660 | 35.0% |
| 90 | 3,231 + 58.50 × 90 | S/ 8,496 | S/ 5,520 | 35.0% |
Con 90: (8,496 − 5,520) ÷ 8,496 = 2,976 ÷ 8,496 = 35.0%. El margen se mantiene porque el cargo fijo ya no depende de la lista.
Si los novios quieren un solo número por persona, dales una tabla por rangos, con el precio calculado para el número más bajo de cada rango:
- De 100 a 120 invitados: (38 × 100 + 2,100) ÷ 0.65 ÷ 100 = S/ 90.77, o sea S/ 91
- De 80 a 99 invitados: (38 × 80 + 2,100) ÷ 0.65 ÷ 80 = S/ 98.85, o sea S/ 99
Estos precios son sin IGV. Si emites comprobante con IGV, súmale el 18%. Pueden aplicar reglas especiales a restaurantes y hoteles, así que confirma tu caso con SUNAT o un contador.
Niveles de menú
Los niveles cambian el costo por invitado; el cargo fijo es el mismo. Con el mismo 35%:
| Menú | Costo por invitado | Precio por persona (÷ 0.65) |
|---|---|---|
| Clásico | S/ 38 | S/ 58.50 |
| Criollo con estación de anticuchos | S/ 46 | S/ 70.80 |
| Premium con entrada de ceviche | S/ 60 | S/ 92.30 |
Tres niveles ayudan a los novios a decidir sin pedirte diez versiones de la cotización.
Estilo de servicio
Buffet, emplatado y estaciones no cuestan lo mismo. Si para servir emplatado necesitas cuatro mozos más, 8 horas a S/ 12: 4 × 8 × 12 = S/ 384 más de costo fijo. Tu cargo fijo sube 384 ÷ 0.65 = S/ 591. Haz la cuenta para cada estilo, con la vajilla extra incluida.
Horas extra
Si se quedan seis mozos, un ayudante y tú: 6 × 12 + 12 + 20 = S/ 104 por hora. Con tu 35%: 104 ÷ 0.65 = S/ 160 por hora extra. Escríbelo en la cotización con la hora de cierre del servicio.
Lo que la cotización tiene que decir
- Menú elegido y precio por persona, más el cargo fijo.
- Rango de invitados para el que vale el precio y la fecha para confirmar el número final.
- Estilo de servicio, hora de inicio y de cierre, precio por hora extra.
- Plan de pagos y escala de cancelación, como en la guía de adelantos y cancelaciones.
Para el armado general de cualquier evento, revisa cómo cotizar un catering por persona, y si ya tienes cada costo, la calculadora de cotización de catering te da el precio por persona.
Hazlo con la calculadora
En la calculadora de costos carga las recetas de cada nivel de menú con tus cantidades por invitado; tendrás el costo por invitado de cada nivel para armar la cotización en dos partes.
Preguntas frecuentes
¿Cobro un precio por persona o un monto total por el matrimonio?
Lo más seguro es separar un cargo fijo por el servicio y un precio por persona por la comida. Si los novios prefieren un solo precio por persona, usa una tabla por rangos de invitados.
¿Qué hago si bajan los invitados después de cotizar?
Con una cotización en dos partes, el cargo fijo se mantiene y solo baja la parte por persona, así que tu margen se sostiene. Fija además una fecha límite para confirmar el número final.
¿El buffet sale más barato que el servicio a la mesa?
Depende de tu equipo. Si el emplatado te pide más mozos y más vajilla, el cargo fijo sube. Haz la cuenta de personal y alquileres para cada estilo en lugar de suponerlo.
¿Cómo cobro las horas extra si la fiesta se alarga?
Calcula cuánto te cuesta una hora más de todo el equipo que se queda, ponle tu margen y escríbelo en la cotización como precio por hora extra.