Um casamento se orça em duas partes: uma taxa fixa que cobre o custo de montar o serviço (equipe, frete, montagem, degustação) e um preço por pessoa que cobre a comida e tudo o que cresce com cada convidado. Assim, quando os noivos mudam a lista, a sua margem não despenca. Por cima disso vêm os níveis de cardápio, o tipo de serviço e um valor claro de hora extra.
Por que um único preço por pessoa é arriscado
Se tudo vai num preço por pessoa, os custos fixos ficam divididos pelos convidados do primeiro orçamento. Quando a lista cai de 150 para 110, você cobra menos, mas a equipe, o frete e a montagem custam quase o mesmo. Essa diferença sai da sua margem. E num casamento a lista pode mudar várias vezes entre a primeira reunião e a confirmação final.
Separe o fixo do que cresce por convidado
Custo por convidado (sobe e desce com a lista):
- A comida de cada prato, com as quantidades que você mediu. O guia de quantidades para buffet mostra como calcular quanto preparar por convidado.
- Louça alugada, guardanapos e descartáveis por pessoa.
Custo fixo do evento (quase igual para 110 ou 150):
- Equipe: horas completas com montagem, desmontagem, transporte e refeição. Calcule como no guia de custo de equipe em eventos.
- Frete, réchauds, montagem. Veja locação e frete.
- A degustação com os noivos.
A equipe sobe em degraus: passou de certo número de convidados, você precisa de mais garçons. A taxa fixa vale dentro de uma faixa de convidados; fora dela, refaça a conta.
Exemplo: casamento de 150 convidados
Buffet: entrada de salgados, filé ao molho madeira, frango com creme de milho, arroz, risoto de cogumelos e mesa de doces com brigadeiro. Você quer margem de 35% sobre o preço (é a sua meta, não uma regra).
- Custo por convidado: comida R$ 45,00 + louça e descartáveis R$ 10,00 = R$ 55,00
- Custo fixo: equipe para até 150 convidados R$ 3.200,00 + frete R$ 350,00 + montagem e réchauds R$ 250,00 + degustação R$ 285,00 = R$ 4.085,00
Opção A: um único preço por pessoa.
- Custo total para 150: 55 × 150 + 4.085 = 8.250 + 4.085 = R$ 12.335,00
- Preço total para 35% de margem: 12.335 ÷ 0,65 = R$ 18.976,92
- Por pessoa: 18.976,92 ÷ 150 = R$ 126,51, arredondado para R$ 127,00
Com 150 convidados você cobra 127 × 150 = R$ 19.050,00 e fica com 19.050 − 12.335 = R$ 6.715,00.
Agora a lista cai para 110:
- Você cobra 127 × 110 = R$ 13.970,00
- O seu custo: 55 × 110 + 4.085 = 6.050 + 4.085 = R$ 10.135,00
- Sobram 13.970 − 10.135 = R$ 3.835,00, margem de 3.835 ÷ 13.970 = 27,5%
Você perdeu R$ 2.880,00 de lucro e quase oito pontos de margem sem errar nada na cozinha.
Opção B: taxa fixa mais preço por pessoa.
- Taxa fixa: 4.085 ÷ 0,65 = R$ 6.284,62, arredondada para R$ 6.285,00
- Por pessoa: 55 ÷ 0,65 = R$ 84,62, arredondado para R$ 84,60
| Convidados | Conta | Preço total | Custo | Margem |
|---|---|---|---|---|
| 150 | 6.285 + 84,60 × 150 | R$ 18.975,00 | R$ 12.335,00 | 35,0% |
| 110 | 6.285 + 84,60 × 110 | R$ 15.591,00 | R$ 10.135,00 | 35,0% |
Com 110: (15.591 − 10.135) ÷ 15.591 = 5.456 ÷ 15.591 = 35,0%. A margem se mantém porque a taxa fixa não depende mais da lista.
Se os noivos querem um único valor por pessoa, dê uma tabela por faixa, com o preço calculado para o menor número de cada faixa:
- De 130 a 150 convidados: (55 × 130 + 4.085) ÷ 0,65 ÷ 130 = R$ 132,96, ou seja, R$ 133,00
- De 100 a 129 convidados: (55 × 100 + 4.085) ÷ 0,65 ÷ 100 = R$ 147,46, ou seja, R$ 148,00
Esses preços são sem impostos. Se você emite nota fiscal, confira com o seu contador como os impostos entram no preço.
Níveis de cardápio
Os níveis mudam o custo por convidado; a taxa fixa é a mesma. Com os mesmos 35%:
| Cardápio | Custo por convidado | Preço por pessoa (÷ 0,65) |
|---|---|---|
| Clássico | R$ 55,00 | R$ 84,60 |
| Especial, com ilha de massas | R$ 68,00 | R$ 104,60 |
| Premium, com entrada servida | R$ 90,00 | R$ 138,50 |
Três níveis ajudam os noivos a decidir sem pedir dez versões do orçamento.
Tipo de serviço
Buffet, empratado e ilhas não custam o mesmo. Se o empratado pede mais cinco garçons a R$ 200,00 cada (diária com hora extra): 5 × 200 = R$ 1.000,00 a mais de custo fixo. A taxa fixa sobe 1.000 ÷ 0,65 = R$ 1.538,46, ou R$ 1.538,00. Faça a conta para cada tipo, com a louça extra incluída.
Hora extra
Se ficam dez garçons, dois auxiliares e você: 10 × 25 + 2 × 20 + 30 = R$ 320,00 por hora. Com os seus 35%: 320 ÷ 0,65 = R$ 492,31, ou R$ 492,00 por hora extra. Escreva no orçamento junto com o horário combinado de término.
O que o orçamento precisa dizer
- Cardápio escolhido e preço por pessoa, mais a taxa fixa.
- Faixa de convidados em que o preço vale e a data para confirmar o número final.
- Tipo de serviço, horário de início e de fim, valor da hora extra.
- Plano de pagamento e tabela de cancelamento, como no guia de sinal e cancelamento.
Para a montagem geral de qualquer evento, veja como orçar bufê por pessoa, e quando tiver cada custo, a calculadora de orçamento de bufê por pessoa dá o preço por convidado.
Faça na calculadora
Na calculadora de custos, cadastre as receitas de cada nível de cardápio com as suas quantidades por convidado; você terá o custo por convidado de cada nível pronto para o orçamento em duas partes.
Perguntas frequentes
Cobro por pessoa ou um valor fechado pelo casamento?
O mais seguro é separar uma taxa fixa pelo serviço e um preço por pessoa pela comida. Se os noivos preferem um único valor por pessoa, use uma tabela por faixa de convidados.
E se o número de convidados cair depois do orçamento?
Com o orçamento em duas partes, a taxa fixa continua e só a parte por pessoa diminui, então a sua margem se mantém. Defina também uma data para confirmar o número final.
Buffet sai mais barato que serviço empratado?
Depende da sua equipe. Se o empratado pede mais garçons e mais louça, a taxa fixa sobe. Faça a conta de equipe e locação para cada tipo de serviço em vez de supor.
Como cobrar hora extra se a festa passar do horário?
Calcule quanto custa mais uma hora de toda a equipe que fica, coloque a sua margem e escreva no orçamento como valor da hora extra.