Locação, descartáveis e frete são três custos que não são comida, mas comem a sua margem se ficarem fora do orçamento. Some cada um por evento, divida pelos convidados e decida se repassa ao cliente a preço de custo ou com uma taxa. O que não dá é dar de presente: no exemplo abaixo, para 120 convidados, eles somam mais de R$ 12,00 por pessoa.
Os três grupos de custos
Locação. Tudo o que volta para a locadora:
- Pratos rasos e de sobremesa, talheres, taças e copos.
- Réchauds para manter quente o estrogonofe ou o arroz.
- Toalhas, cobre-manchas, mesas e cadeiras, se o cliente pedir.
Descartáveis e consumíveis. Tudo o que se gasta e não volta:
- Gel combustível para os réchauds.
- Guardanapos, papel-alumínio, filme, sacos de lixo.
- Pratos e talheres descartáveis em festa informal. O guia de custo de embalagem mostra como chegar ao custo real por unidade de embalagens e descartáveis.
Frete. Tudo o que se desloca:
- A van ou o utilitário do dia, ida e volta.
- A viagem para buscar a locação e a viagem para devolver, muitas vezes no dia seguinte.
- Pedágio, estacionamento e o Uber de quem fica cuidando do material.
O guia de custo de entrega mostra como calcular cada viagem quando você usa o próprio veículo.
Quebra é custo, não surpresa
A locadora confere o que volta e cobra o que falta ou chegou quebrado. Anote esse valor em cada evento. Se nos últimos eventos você pagou em média algumas taças por festa, isso faz parte do custo, igual ao gel.
Faça o mesmo com o que costuma ser esquecido: conchas e pegadores extras, a faca do bolo, baldes de gelo, uma extensão elétrica. Se não estão no orçamento e você acaba alugando ou comprando no dia, saem direto da sua margem.
A preço de custo ou com taxa
Há duas formas de cobrar:
- A preço de custo, em linha separada. O cliente vê quanto você paga de locação e paga exatamente isso. É transparente, mas o seu tempo de cotar, buscar, conferir e devolver fica sem pagamento se você não incluir como "taxa de serviço".
- Com taxa. Você soma um percentual que você escolhe sobre locação, descartáveis e frete. Essa taxa precisa cobrir, no mínimo, as suas horas de gestão e o risco de quebra acima da sua média.
Não existe percentual certo. A taxa certa é a que cobre o seu tempo; o que passar disso é margem.
Exemplo: buffet para 120 convidados
Uma festa de 15 anos com buffet de estrogonofe de frango, arroz, batata palha, salada e mesa de doces. Preços de locação que você cotou:
| Item | Conta | Custo |
|---|---|---|
| Pratos (raso e sobremesa) | 240 × R$ 1,20 | R$ 288,00 |
| Talheres | 360 × R$ 0,60 | R$ 216,00 |
| Taças | 120 × R$ 1,00 | R$ 120,00 |
| Réchauds | 5 × R$ 35,00 | R$ 175,00 |
| Toalhas | 15 × R$ 12,00 | R$ 180,00 |
| Locação | R$ 979,00 |
Descartáveis e consumíveis:
- Gel combustível: 10 latas × R$ 8,00 = R$ 80,00
- Guardanapos: R$ 30,00
- Papel-alumínio e filme: R$ 25,00
- Total: R$ 135,00
Frete:
- Utilitário com motorista, ida e volta: R$ 250,00
- Buscar e devolver a locação: R$ 80,00
- Total: R$ 330,00
Quebra, pelo seu histórico: R$ 40,00
Total: 979 + 135 + 330 + 40 = R$ 1.484,00
Por convidado: 1.484 ÷ 120 = R$ 12,37
O seu tempo de gestão: cotar, buscar, conferir e devolver leva 3 horas. A R$ 35,00 a hora, são R$ 105,00.
- A preço de custo: o cliente paga R$ 1.484,00 e os seus R$ 105,00 de tempo ficam sem cobrança.
- Com taxa de 10%: 1.484 × 0,10 = R$ 148,40. Total de R$ 1.632,40, ou 1.632,40 ÷ 120 = R$ 13,60 por convidado. A taxa cobre os R$ 105,00 e sobram R$ 43,40 para quebra acima da média.
Coloque R$ 12,37 ou R$ 13,60 ao lado do custo da comida por prato e fica claro por que isso não pode ficar de fora.
O seu material também custa
Se você já tem réchauds ou louça própria, eles não são de graça. Quebram, precisam ser lavados, ocupam espaço e um dia precisam ser repostos. Divida o que custaram pelo número de eventos em que espera usá-los e cobre esse valor por evento. Assim, quando o cliente comparar com um bufê que aluga, o seu preço já inclui o custo de ter o seu.
Como entra no orçamento
O orçamento mais claro é separado em partes: comida por pessoa, equipe, e locação com frete. Quando o cliente muda o número de convidados, locação e descartáveis mudam quase na mesma proporção, mas o frete não: o utilitário custa o mesmo para 90 ou para 120. Esse custo fixo pesa mais por pessoa em festa pequena.
O guia de como orçar bufê por pessoa mostra como juntar as partes, e a calculadora de orçamento de bufê por pessoa devolve o preço por convidado. Para o outro grande custo do dia, veja o custo de equipe em eventos.
Faça na calculadora
Na calculadora de custos, acrescente locação, descartáveis e frete como custos do evento junto com as suas receitas; você vê quanto soma cada convidado e o preço necessário para manter a sua margem.
Perguntas frequentes
Cobro a locação do cliente a preço de custo ou com lucro?
No mínimo, cobre o que custa mais o seu tempo de pedir, buscar, conferir e devolver. Dá para mostrar a locação a preço de custo com uma linha de taxa de serviço, ou somar uma taxa que cubra esse tempo e o risco de quebra.
Quem paga a louça quebrada ou perdida?
A locadora cobra de você, então é um custo seu. Anote quanto pagou de quebra em cada evento e coloque a sua média no orçamento.
Vale a pena comprar meus próprios réchauds e pratos?
Compare um ano de locação com o custo de comprar, guardar, lavar e repor. Se você aluga em quase todo evento, comprar pode compensar, mas o material próprio ocupa espaço e também quebra.
Como calculo o custo de usar meu próprio carro?
Some combustível, pedágio e estacionamento da viagem, mais uma parte da manutenção por quilômetro que você mesmo mediu. Só a gasolina não basta, porque o carro também se desgasta.