Preventas y suscripciones para tu negocio de comida

Una preventa es vender antes de producir: anuncias, cierras pedidos un día fijo, cobras y recién compras y cocinas lo que ya está vendido. Una suscripción es lo mismo, repetido: el cliente se compromete a recibir algo cada semana o cada mes. Las dos sirven para saber cuánto vas a vender antes de prender el horno, así produces lo justo, casi no tienes merma y la plata entra antes de que gastes. El costo es que algunos clientes no quieren esperar y que, si das descuento por suscribirse, ese descuento tiene que salir de lo que ahorras.

Cómo armar una preventa

Una preventa que funciona tiene reglas simples que el cliente entiende en un mensaje:

• Día de corte. "Pedidos hasta el miércoles a las 8 p. m., entrega el sábado." Pon el corte con el tiempo justo para ir a Santa Anita o al Makro, producir y empacar.
• Pago al pedir. Por Yape o Plin, al confirmar. Sin pago no hay pedido. Es lo que convierte la preventa en plata segura.
• Lote mínimo. Si producir menos de cierta cantidad no te conviene por gas, tiempo o insumos, dilo desde el inicio y explica qué pasa si no se llega.
• Días y zonas de entrega fijos. Un solo día de reparto, por zonas, en lugar de entregas sueltas toda la semana. También puedes ofrecer un punto de recojo.
• Un pequeño extra. Haz una o dos unidades más para cubrir accidentes, no diez "por si acaso".

Con los pedidos cerrados, sabes exactamente qué comprar y cuánto producir. Ese es el punto de partida de la planificación de producción: de los pedidos sale la lista de compras, y de la lista sale cuánta plata necesitas.

Cuándo tiene sentido una suscripción

La suscripción sirve para productos que la gente consume seguido y casi igual cada vez: pan, granola, jugos, kekes, menú semanal, salsas que se acaban. Sirve poco para productos de ocasión, como tortas de cumpleaños.

Lo que tienes que definir:

• Frecuencia y contenido. Semanal o quincenal, y qué recibe exactamente.
• Cómo se paga. Lo más simple es cobrar el mes por adelantado. Cobrar semana a semana te da más trabajo y más pagos atrasados.
• Pausas y cancelación. Cuántos días antes tienen que avisar para saltar una semana o dejar la suscripción. Si avisan después del corte, esa semana se cobra.
• Registro. Una lista con nombre, dirección, qué recibe y hasta cuándo pagó. Sin eso, la suscripción se vuelve un enredo a las pocas semanas.

Ejemplo: kekes con y sin preventa

Vendes kekes de plátano enteros por WhatsApp a S/ 18.00. El costo variable de cada keke (insumos, molde descartable y bolsa) es S/ 6.50.

Sin preventa: horneas 30 kekes el viernes y vendes lo que puedes. En una semana típica vendes 22 a precio completo, 3 el domingo a mitad de precio y 5 se pierden.

• Ventas: 22 × 18.00 = S/ 396.00
• Ventas a mitad de precio: 3 × 9.00 = S/ 27.00
• Total cobrado: 396.00 + 27.00 = S/ 423.00
• Costo: 30 × 6.50 = S/ 195.00
• Contribución: 423.00 − 195.00 = S/ 228.00

Con preventa: cierras pedidos el miércoles. Llegan los mismos 22 pedidos, pagados por Yape. Horneas 23, uno de reserva.

• Ventas: 22 × 18.00 = S/ 396.00
• Costo: 23 × 6.50 = S/ 149.50
• Contribución: 396.00 − 149.50 = S/ 246.50

La diferencia: 246.50 − 228.00 = S/ 18.50 más por semana, unos S/ 74.00 al mes en cuatro semanas, vendiendo la misma cantidad de kekes. Y hay algo más que no sale en la contribución: con preventa cobras los S/ 396.00 antes de gastar los S/ 149.50 en insumos. Sin preventa, compras primero y recuperas la plata durante la semana, si es que la recuperas.

Cuánto descuento puedes dar por suscribirse

Si piensas ofrecer un descuento a quien se suscribe, haz antes la cuenta con los números del ejemplo.

Lo máximo que te paga la merma ahorrada: S/ 18.50 por semana ÷ 22 kekes = S/ 0.84 por keke. Es 0.84 ÷ 18.00 = 4.7% del precio. Un descuento de hasta S/ 0.80 por keke sale de lo que ya no se pierde.

Si das 10% a todos: cada keke baja a 18.00 × 0.90 = S/ 16.20.

• Ventas: 22 × 16.20 = S/ 356.40
• Costo: S/ 149.50
• Contribución: 356.40 − 149.50 = S/ 206.90

Es menos que la preventa sin descuento (S/ 246.50) y menos incluso que hornear a ciegas (S/ 228.00). Un 10% solo se paga si la suscripción trae más ventas. ¿Cuántas? Tienes que recuperar 246.50 − 206.90 = S/ 39.60 por semana. Cada keke extra con descuento te deja 16.20 − 6.50 = S/ 9.70. Necesitas 39.60 ÷ 9.70 = 4.1, o sea 5 kekes más por semana, para quedar igual que con la preventa simple.

Otra salida es dar el descuento solo a quien paga el mes por adelantado, o reemplazarlo por algo que te cueste menos que el 10%, como la entrega sin recargo en tu día de reparto.

Lo que se pierde y cómo cuidarlo

• Las compras por impulso. Hay clientes que no planean y compran cuando ven el producto. Si tienes un canal donde vendes al momento, como una feria o la vitrina de una tienda, deja ahí una cantidad chica sin preventa.
• Los que se olvidan del corte. Manda un recordatorio el día anterior al corte, siempre a la misma hora.
• Las cancelaciones sueltas. Con reglas claras de pausa y cancelación, una baja no te deja con producto de más.
• El trabajo de administrar. Cobrar, anotar y armar rutas toma tiempo. Cuéntalo cuando compares este canal con los demás.

Las empresas que piden lo mismo cada semana para su oficina funcionan como una suscripción, con sus propias reglas de factura y plazos de pago; están explicadas en la guía de pedidos corporativos. Para ver dónde encajan las preventas entre todos tus canales, revisa la guía de cómo elegir tus canales de venta.

Hazlo con la calculadora

En la calculadora de costos pones tu receta y te da el costo variable por unidad. Con ese número, tu precio y lo que hoy se te pierde cada semana, haz las dos cuentas del ejemplo: cuánto ganas con preventa y cuánto descuento te puedes permitir.