Un catering se cotiza por persona, y ahí empieza el problema. Calculas la comida de un plato, le sumas un porcentaje y mandas la cotización. Lo que queda fuera es lo que más pesa: los ayudantes, la movilidad, los descartables y tus propias horas. Plato por plato no se notan. Juntos pueden comerse casi todo lo que creías ganar.
Dónde se va la plata en un catering
- Personal. Ayudantes en cocina, mozos, alguien que sirva. Se paga por día o por horas, vengan 30 invitados o 50.
- Movilidad. La camioneta o el taxi con las ollas, y el regreso.
- Descartables y alquiler. Platos, cubiertos, servilletas, manteles, chafing dishes.
- Tus horas. Compras en Santa Anita o Makro, la preparación del día anterior, el evento y la limpieza. Si no las cobras, trabajas gratis.
- La porción. En un buffet cada uno se sirve, y lo que sobra rara vez se vuelve a vender.
En la guía sobre cómo cotizar un catering tienes el método completo.
Ejemplo: almuerzo para 40 personas
Una oficina te pide un almuerzo para 40 personas. Cotizaste S/ 35 por persona porque la comida te sale S/ 14 por plato.
| Concepto | Total del evento | Por persona |
|---|---|---|
| Comida (ingredientes) | S/ 560.00 | S/ 14.00 |
| Descartables | S/ 60.00 | S/ 1.50 |
| 2 ayudantes × 8 h × S/ 12 | S/ 192.00 | S/ 4.80 |
| Movilidad ida y vuelta | S/ 120.00 | S/ 3.00 |
| Tus horas: 10 h × S/ 15 | S/ 150.00 | S/ 3.75 |
| Costo cargado | S/ 1,082.00 | S/ 27.05 |
- Lo que cobras: 40 × S/ 35 = S/ 1,400.00
- Lo que te queda: 1,400 − 1,082 = S/ 318.00
- Margen real: 318 ÷ 1,400 = 22.7%
Creías que ganabas S/ 21 por persona (35 − 14). En realidad ganas S/ 7.95 (35 − 27.05), y eso ya incluye tu pago por hora.
Si quieres un margen de 40%, divide el costo cargado entre 0.60: 27.05 ÷ 0.60 = S/ 45.08 por persona. Redondea a S/ 46 para no quedar por debajo. Para no confundir margen con recargo, revisa la diferencia entre markup y margen.
Estos precios son sin IGV. Si emites comprobante con IGV, súmale el 18% al final: 46 × 1.18 = S/ 54.28 por persona.
Los números que más importan
Costo cargado por persona. No el costo de la comida: el costo cargado, con personal, movilidad, descartables y tus horas. El personal y la movilidad cuestan casi lo mismo para 25 que para 50 personas, así que con menos invitados cada persona carga más.
Gramos por persona. Pesa lo que sirves de cada preparación en dos o tres eventos y fíjalo en la receta. Diez gramos de más de carne por plato, en 40 platos, son 400 gramos que no cobraste. La guía de control de porciones explica cómo medirlo, y la de escalar una receta cómo pasar de 10 a 40 porciones sin que el costo se descuadre.
Horas reales por evento. Anota cuántas horas trabajó cada persona, tú incluida, desde las compras hasta la limpieza. Con eso calculas el costo de tu mano de obra con números reales, no con lo que recuerdas.
Lo que sobra. Pesa o cuenta lo que vuelve a tu cocina después de cada evento. La guía sobre cuánto te cuesta la merma te ayuda a ponerle soles.
Adelanto y plazo de pago. Compras antes del evento y a veces cobras semanas después. Pide adelanto para cubrir al menos los ingredientes. Las empresas suelen pagar con factura y a plazo; la guía de pedidos corporativos explica cómo cotizarlos y qué condiciones pedir.
Cómo llevar la cuenta
Usa una hoja por evento: número de invitados, menú, boletas de compra, horas de cada persona, movilidad, lo que sobró y lo que cobraste. Al cerrar, compara el costo real por persona con el cotizado. Después de tres o cuatro eventos tienes tu propio costo por persona para cada tipo de menú.
Guarda las boletas o tómales foto el mismo día. Los precios de Santa Anita cambian de una semana a otra, y una cotización hecha con precios de hace dos meses puede quedarse corta.
Hazlo con la calculadora
La calculadora de costos costea una receta a la vez y no guarda nada, así que anota el resultado o copia el enlace antes de cerrar. Para un evento puedes tratar el menú completo como una sola receta: en unidades pones el número de invitados, en ingredientes todo lo que compras, en envase los descartables por persona, en minutos de trabajo tus horas, y en otros por lote los ayudantes y la movilidad. Te devuelve el costo por persona y el precio que necesitas para tu margen.