Bufê se orça por pessoa, e é aí que começa o problema. Você calcula a comida de um prato, soma uma porcentagem e manda o orçamento. O que fica de fora é o que mais pesa: garçons, transporte, descartáveis e as suas próprias horas. Prato por prato, ninguém vê. Somados, podem comer quase tudo o que você achava que ia ganhar.
Para onde vai o dinheiro de um bufê
- Equipe. Ajudantes de cozinha, garçons, alguém no buffet. Você paga a diária ou a hora, venham 60 convidados ou 90.
- Transporte. A van com as caixas térmicas, combustível e a volta.
- Descartáveis e aluguel. Pratos, talheres, guardanapos, réchauds, toalhas.
- Suas horas. A ida ao Ceasa ou ao atacarejo, o preparo da véspera, o evento e a limpeza. Se você não cobra, está trabalhando de graça.
- A porção. No buffet cada um se serve, e o que sobra raramente volta a ser vendido.
O guia de como precificar um pedido de bufê tem o método completo.
Exemplo: festa para 80 pessoas
Pediram um bufê de salgados e prato quente para 80 pessoas. Você orçou R$ 45,00 por pessoa porque a comida sai R$ 22,00 por convidado.
| Item | Total do evento | Por pessoa |
|---|---|---|
| Comida (ingredientes) | R$ 1.760,00 | R$ 22,00 |
| Descartáveis | R$ 200,00 | R$ 2,50 |
| 3 garçons × diária de R$ 160,00 | R$ 480,00 | R$ 6,00 |
| Transporte ida e volta | R$ 240,00 | R$ 3,00 |
| Suas horas: 12 h × R$ 25,00 | R$ 300,00 | R$ 3,75 |
| Custo carregado | R$ 2.980,00 | R$ 37,25 |
- O que você cobra: 80 × R$ 45,00 = R$ 3.600,00
- O que sobra: 3.600 − 2.980 = R$ 620,00
- Margem real: 620 ÷ 3.600 = 17,2%
Você achava que ganhava R$ 23,00 por pessoa (45 − 22). Na verdade ganha R$ 7,75 (45 − 37,25), e isso já depois de pagar a sua hora.
Para uma margem de 40%, divida o custo carregado por 0,60: 37,25 ÷ 0,60 = R$ 62,08 por pessoa. Arredonde para R$ 63,00 para não ficar abaixo. Se tiver dúvida entre somar uma porcentagem e definir uma margem, veja a diferença entre markup e margem.
Esses preços não incluem imposto. Se você emite nota, confira com seu contador quanto precisa somar.
Os números que mais importam
Custo carregado por pessoa. Não o custo da comida: o custo carregado, com equipe, transporte, descartáveis e suas horas. Equipe e transporte custam quase o mesmo para 40 ou para 80 convidados, então em festas menores cada pessoa carrega mais custo.
Gramas por pessoa. Pese o que serve de cada preparo em dois ou três eventos e anote na receita. Dez gramas a mais de carne por prato, em 80 pratos, são 800 g que você não cobrou. O guia de controle de porções mostra como medir, e o de como aumentar uma receita mostra como passar de 10 para 80 porções sem o custo desandar.
Horas reais por evento. Anote quantas horas cada pessoa trabalhou, você incluída, da compra à limpeza. Com isso, o custo da mão de obra sai de números reais, não da memória.
O que sobra. Pese ou conte o que volta para a sua cozinha depois de cada evento. O guia de como medir o custo do desperdício ajuda a colocar isso em reais.
Sinal e prazo de pagamento. Você compra antes da festa e às vezes recebe semanas depois. Peça um sinal que cubra pelo menos os ingredientes. Empresas costumam pagar com nota e prazo; o guia de pedidos corporativos explica como orçar e que condições pedir.
Como acompanhar
Use uma planilha por evento: número de convidados, cardápio, notas de compra, horas de cada pessoa, transporte, sobras e quanto recebeu, por Pix ou dinheiro. No fim, compare o custo real por pessoa com o orçado. Depois de três ou quatro eventos você tem o seu próprio custo por pessoa para cada tipo de cardápio.
Guarde as notas ou fotografe no mesmo dia. Os preços do Ceasa mudam de uma semana para outra, e um orçamento feito com preços de dois meses atrás pode ficar curto.
Faça na calculadora
A calculadora de custos calcula uma receita de cada vez e não salva nada, então anote o resultado ou copie o link antes de fechar. Para um evento, dá para tratar o cardápio inteiro como uma receita só: em unidades vai o número de convidados, em ingredientes tudo o que você compra, em embalagem os descartáveis por pessoa, em minutos de trabalho as suas horas, e em outros por fornada a equipe e o transporte. Ela mostra o custo por pessoa e o preço que você precisa para a sua margem.