Uma festa ou evento compensa quando, num cenário normal, deixa mais do que você ganharia nesses mesmos dias no seu ponto de sempre, e quando o pior cenário é um prejuízo que você aguenta. Para saber antes de fechar, você precisa de quatro números: o custo do evento inteiro, a contribuição por item, quantos itens consegue atender nas horas de movimento e o que deixa de ganhar por não estar no seu lugar.
Tudo o que o evento custa
A taxa do espaço é só uma parte. Some tudo o que você gasta para estar lá:
- A taxa paga ao organizador.
- Frete ou transporte: muitas vezes um carro maior ou uma viagem a mais do que num dia normal.
- Ajudante extra para as horas de movimento.
- Gás, carvão ou óleo desses dias.
- Energia, se o organizador cobra à parte ou se você precisa levar gerador.
- O que tiver que comprar para cumprir as regras do evento: tenda de certo tamanho, extintor, uniforme.
Pergunte ao organizador o que a taxa inclui e peça por escrito. O que não estiver incluído, é com você.
Itens para pagar o evento
É a mesma conta do ponto de equilíbrio diário da barraca, com os custos do evento inteiro:
itens para pagar o evento = custos do evento ÷ contribuição por item
Se o organizador também fica com uma porcentagem das vendas, tire de cada item antes de dividir. Essa porcentagem cresce a cada venda; é custo variável.
Depois compare esse número com o que você consegue atender. Meça quantos itens sai por hora com o seu equipamento e multiplique pelas horas de movimento. Se o ponto de equilíbrio está perto desse teto, o evento não tem folga para um dia ruim.
Três cenários, não um
Não use o público que o organizador anuncia. Monte três cenários com os seus próprios dados:
- Bom: o que você vendeu no seu melhor evento parecido.
- Normal: o que você vende num evento parecido médio.
- Ruim: chuva, pouco público ou muitas barracas vendendo a mesma coisa.
Em cada um, desconte também o que preparar e não vender. Num evento o desperdício pesa mais, porque você leva mais produto.
O que você deixa de ganhar
Se nesses dias você normalmente vende no seu ponto, ir ao evento custa também o que você ganharia lá. Esse número entra na comparação. Um evento que deixa R$ 500,00 quando o seu ponto deixa R$ 600,00 nos mesmos dias faz você perder dinheiro, mesmo com a conta do evento positiva. O guia de lucratividade por canal aplica essa ideia a todos os seus canais de venda.
Exemplo: caldo de cana numa festa de fim de semana
Oferecem um espaço numa festa de sábado e domingo por R$ 800,00. Lá você venderia o copo de 500 ml de caldo de cana a R$ 10,00.
Contribuição por copo
- Cana, limão, gelo, copo e canudo: R$ 2,60
- Taxa da maquininha (exemplo de 2% sobre R$ 10,00): R$ 0,20
- Custo variável: 2,60 + 0,20 = R$ 2,80
- Contribuição: 10,00 − 2,80 = R$ 7,20
Custos do evento
| Item | Custo |
|---|---|
| Taxa do espaço | R$ 800,00 |
| Frete da moenda e da cana | R$ 150,00 |
| Ajudante extra: 2 dias × R$ 120,00 | R$ 240,00 |
| Gerador para a moenda | R$ 60,00 |
| Total | R$ 1.250,00 |
Ponto de equilíbrio: 1.250 ÷ 7,20 = 173,6, ou seja, 174 copos no fim de semana.
Teto: a sua moenda tira 45 copos por hora, e o movimento dura 6 horas por dia: 2 × 6 × 45 = 540 copos no máximo.
Cenários. Você leva cana para 450 copos. A cana que sobra murcha e se perde: R$ 0,60 por copo planejado e não vendido.
| Cenário | Copos vendidos | Contribuição | Menos custos do evento | Cana perdida | Resultado |
|---|---|---|---|---|---|
| Bom | 450 | 450 × 7,20 = R$ 3.240,00 | R$ 1.990,00 | R$ 0,00 | R$ 1.990,00 |
| Normal | 300 | 300 × 7,20 = R$ 2.160,00 | R$ 910,00 | 150 × 0,60 = R$ 90,00 | R$ 820,00 |
| Ruim | 120 | 120 × 7,20 = R$ 864,00 | −R$ 386,00 | 330 × 0,60 = R$ 198,00 | −R$ 584,00 |
O que você deixa de ganhar: um fim de semana normal no seu ponto deixa R$ 300,00 por dia, ou seja, R$ 600,00.
- Normal: 820 − 600 = R$ 220,00 a mais do que ficar no ponto.
- Bom: 1.990 − 600 = R$ 1.390,00 a mais.
- Ruim: você perde R$ 584,00 e ainda deixa de ganhar R$ 600,00; a diferença em relação a ficar no ponto é R$ 1.184,00.
Se cobram também porcentagem. Digamos que o organizador fique com 10% das vendas: 10,00 × 0,10 = R$ 1,00 por copo. A contribuição cai para 7,20 − 1,00 = R$ 6,20, o ponto de equilíbrio sobe para 1.250 ÷ 6,20 = 201,6, ou seja, 202 copos, e o cenário normal fica em 300 × 6,20 − 1.250 − 90 = R$ 520,00. Aí o evento deixa menos do que o seu ponto de sempre.
Como reduzir o pior cenário. Se você leva cana para 150 copos no sábado e encomenda a do domingo conforme o movimento, e no cenário ruim acaba comprando cana para 200 copos no total, a perda cai para 80 × 0,60 = R$ 48,00 e o resultado ruim para −386 − 48 = −R$ 434,00.
Antes de fechar
Com esses números a decisão fica mais simples:
- O cenário normal deixa claramente mais que o seu ponto? Aqui, sim, R$ 220,00 a mais, desde que não haja porcentagem sobre as vendas.
- Você aguenta o pior cenário? Aqui, perder R$ 584,00 num fim de semana. Se isso deixa você sem dinheiro para comprar cana na semana seguinte, não feche.
- Tem algo para negociar? Taxa menor, energia incluída, lugar perto da entrada ou a garantia de que não haverá outras três moendas.
Para feiras com taxa diária, o guia de vender em feiras e mercados traz mais detalhes, e o de clima, dia e demanda ajuda a montar o cenário ruim com os seus registros. O método completo para barracas está em comida de rua.
Faça na calculadora
Calcule o custo do copo ou do prato na calculadora de custos e depois coloque os custos do evento na calculadora de ponto de equilíbrio para ver quantos você precisa vender antes de fechar.
Perguntas frequentes
O organizador diz que vão milhares de pessoas. Uso esse número?
Trate como número do organizador, não como as suas vendas. Use o que você vendeu em eventos parecidos ou, se for o primeiro, uma estimativa prudente baseada na sua velocidade de atendimento.
O que perguntar ao organizador antes de pagar?
O que a taxa inclui (energia, água, mesa, tenda), o horário, quantas barracas vendem algo parecido, se cobram também porcentagem das vendas e o que acontece se chover ou cancelar. Peça as respostas por escrito.
E se o evento cobra porcentagem das vendas?
Essa porcentagem é custo por item, não do evento. Tire da contribuição antes de calcular quantos itens você precisa vender.
Vale a pena ir a um evento só para ficar conhecido?
Pode valer, mas coloque preço nisso. Calcule quanto pode perder no pior cenário e decida se aceita pagar esse valor como divulgação.