Una feria o un evento te conviene cuando, en un escenario normal, te deja más que lo que habrías ganado esos mismos días en tu punto de siempre, y cuando su peor caso es una pérdida que puedes aguantar. Para saberlo antes de firmar necesitas cuatro números: lo que te cuesta el evento completo, la contribución por porción, cuántas porciones puedes servir en las horas de más gente y lo que dejas de ganar por no estar en tu sitio.
Todo lo que cuesta el evento
El pago por el espacio es solo una parte. Suma todo lo que gastas por ir:
- El pago al organizador.
- Movilidad con carga: muchas veces necesitas un flete o un taxi más grande que el de diario.
- Ayudante extra para las horas de más gente.
- Gas, carbón o aceite de esos días.
- Luz, si el organizador la cobra aparte o tienes que llevar generador.
- Lo que tengas que comprar para cumplir las reglas del evento: toldo de cierto tamaño, extintor, uniforme.
Pregunta al organizador qué incluye el pago y pídelo por escrito. Lo que no incluya, lo pones tú.
Las porciones para cubrir el evento
Es el mismo cálculo del punto de equilibrio diario de un puesto, pero con los costos de todo el evento:
porciones para cubrir el evento = costos del evento ÷ contribución por porción
Si además el organizador cobra un porcentaje de tus ventas, réstalo de cada porción antes de dividir. Ese porcentaje crece con cada venta; es costo variable.
Luego compara ese número con lo que puedes servir. Mide cuántas porciones sacas por hora con tu equipo y multiplícalo por las horas de más gente. Si el punto de equilibrio está cerca de ese techo, el evento no tiene margen para un mal día.
Tres escenarios, no uno
No uses el número de visitantes que anuncia el organizador. Arma tres escenarios con tus propios datos:
- Bueno: lo que vendiste en tu mejor evento parecido.
- Normal: lo que vendes en un evento parecido promedio.
- Malo: lluvia, poca gente o muchos puestos vendiendo lo mismo.
En cada uno resta, además, lo que prepares y no vendas. En un evento la merma pesa más porque llevas más producto.
Lo que dejas de ganar
Si esos días normalmente vendes en tu esquina, ir al evento te cuesta también lo que habrías ganado ahí. Ese número va en la comparación. Un evento que deja S/ 300 cuando tu esquina te deja S/ 360 esos mismos días te hace perder plata, aunque la cuenta del evento salga positiva. En la guía de rentabilidad por canal está esta idea para todos tus canales de venta.
Ejemplo: picarones en una feria gastronómica de fin de semana
Te ofrecen un puesto en una feria de sábado y domingo. Cobran S/ 600 por los dos días. Allí venderías la porción de picarones a S/ 8.
Contribución por porción
- Masa: S/ 1.00
- Miel de chancaca: S/ 0.55
- Plato y servilleta: S/ 0.25
- Costo variable: 1.00 + 0.55 + 0.25 = S/ 1.80
- Contribución: 8.00 − 1.80 = S/ 6.20
Costos del evento
| Concepto | Costo |
|---|---|
| Pago al organizador | S/ 600 |
| Flete para pailas y cocina, los dos días | S/ 120 |
| Ayudante extra: 2 días × S/ 70 | S/ 140 |
| Gas y aceite: 2 días × S/ 35 | S/ 70 |
| Total | S/ 930 |
Punto de equilibrio: 930 ÷ 6.20 = 150 porciones en los dos días.
Techo: con dos pailas sacas 60 porciones por hora, y la gente se concentra 5 horas al día: 2 × 5 × 60 = 600 porciones como máximo.
Escenarios. Llevas masa para 450 porciones. La miel se guarda; la masa que sobra se pierde.
| Escenario | Porciones vendidas | Contribución | Menos costos del evento | Masa perdida | Resultado |
|---|---|---|---|---|---|
| Bueno | 450 | 450 × 6.20 = S/ 2,790 | S/ 1,860 | 0 | S/ 1,860 |
| Normal | 300 | 300 × 6.20 = S/ 1,860 | S/ 930 | 150 × 1.00 = S/ 150 | S/ 780 |
| Malo | 120 | 120 × 6.20 = S/ 744 | −S/ 186 | 330 × 1.00 = S/ 330 | −S/ 516 |
Lo que dejas de ganar: un fin de semana normal en tu esquina te deja S/ 180 por día, o sea S/ 360.
- Normal: 780 − 360 = S/ 420 más que quedarte en tu esquina.
- Bueno: 1,860 − 360 = S/ 1,500 más.
- Malo: pierdes S/ 516 y además dejas de ganar S/ 360; la diferencia con quedarte es S/ 876.
Si cobran además un porcentaje. Supón que el organizador también se queda con 10% de tus ventas: 8.00 × 0.10 = S/ 0.80 por porción. La contribución baja a 6.20 − 0.80 = S/ 5.40, el punto de equilibrio sube a 930 ÷ 5.40 = 172.2, o sea 173 porciones, y el escenario normal queda en 300 × 5.40 − 930 − 150 = S/ 540.
Cómo bajar el peor caso. Si preparas masa para 100 porciones el sábado y decides la del domingo según cómo te fue, y en el escenario malo terminas llevando 200 en total, la masa perdida baja a 80 × 1.00 = S/ 80 y el resultado malo a −186 − 80 = −S/ 266.
Antes de firmar
Con esos números la decisión es más simple:
- ¿El escenario normal te deja claramente más que tu punto de siempre? Aquí sí: S/ 420 más.
- ¿Puedes aguantar el peor caso? Aquí, perder S/ 516 un fin de semana. Si ese monto te deja sin plata para comprar insumos la semana siguiente, no firmes.
- ¿Hay algo que negociar? Un pago menor, la luz incluida, un lugar cerca de la entrada o la garantía de que no habrá tres puestos de picarones.
Para ferias de productores y mercados con pago diario, la guía de vender en ferias y mercados tiene más detalle, y la de clima, día y demanda te ayuda a armar el escenario malo con tus propios registros. El método completo para puestos está en comida al paso.
Hazlo con la calculadora
Calcula el costo de tu porción en la calculadora de costos y luego pon los costos del evento en la calculadora de punto de equilibrio para ver cuántas porciones necesitas antes de firmar.
Preguntas frecuentes
El organizador dice que van a ir miles de personas, ¿lo tomo en cuenta?
Tómalo como un dato del organizador, no como tus ventas. Usa lo que vendiste en eventos parecidos o, si es tu primero, una estimación prudente basada en tu velocidad de atención.
¿Qué le pregunto al organizador antes de pagar?
Qué incluye el pago (luz, agua, mesa, toldo), el horario, cuántos puestos venden algo parecido, si cobran además un porcentaje de ventas y qué pasa si llueve o se cancela. Pide las respuestas por escrito.
¿Y si el evento cobra un porcentaje de mis ventas?
Ese porcentaje es un costo por porción, no del evento. Réstalo de tu contribución antes de calcular cuántas porciones necesitas.
¿Vale la pena ir a un evento solo para que me conozcan?
Puede valer, pero ponle precio. Calcula cuánto podrías perder en el peor caso y decide si estás dispuesto a pagar eso como publicidad.