Como montar a escala do restaurante pelas suas vendas

A escala se monta a partir das vendas, não do costume. Conte quantos clientes você atende em cada hora, meça quantos clientes por hora cada pessoa dá conta na cozinha e no salão, e coloque gente só onde precisa. Depois divida o custo da escala pelas refeições do dia. Essa é a sua mão de obra por refeição, o número que mostra se a escala está bem feita.

Por que todo mundo no mesmo horário sai caro

Em muitos restaurantes todo mundo entra às oito e sai às quatro. É fácil de organizar, mas o salão lota duas horas e fica meio vazio no resto. As horas paradas custam o mesmo que as horas de correria.

Mão de obra e insumos são os dois custos que mais dependem de como você opera. Por isso o guia de custo primário olha os dois juntos. Para saber o que entra no custo de cada pessoa (salário, encargos, refeição da equipe), veja como calcular o custo da mão de obra.

Passo 1: conte os clientes por hora

Pegue duas ou três semanas de comandas ou cupons do caixa. Para cada dia da semana, anote quantos clientes entraram em cada hora. Segunda não é sexta, então não junte os dois na mesma média.

Sem sistema? Use o horário da comanda ou do cupom. Não precisa de minutos; por hora basta. No guia de clientes, ticket médio e giro de mesas você vê como manter esse registro sem complicação.

Passo 2: meça quanto cada pessoa dá conta

Esse número é seu, não de manual. Observe uma hora de pico normal e conte:

• Cozinha: quantos pratos por hora cada cozinheiro tira sem atrasar os pedidos.
• Salão e caixa: quantos clientes por hora cada pessoa atende sem fila crescer para pedir ou pagar.

Um prato feito montado na hora tem um ritmo; um self-service com cubas já prontas tem outro. Meça com o seu cardápio.

Passo 3: monte a escala hora a hora

Divida os clientes de cada hora pelo que uma pessoa dá conta. Arredonde para cima. Isso mostra quantas pessoas você precisa em cada faixa. Some as horas fora do serviço: o pré-preparo da manhã, a montagem do salão e a limpeza no fechamento.

Assim fica claro quem precisa estar o dia todo e quem só no pico.

Exemplo: um restaurante de prato feito em São Paulo

Você abre no almoço. Seus clientes numa terça normal, média de três semanas de comandas:

Hoje: 7 pessoas (4 na cozinha, 3 no salão e caixa), todas das 8h às 16h, 8 horas cada. Cada uma custa ao negócio R$ 14,00 por hora, com tudo incluído.

• Horas pagas: 7 × 8 = 56 horas
• Custo do dia: 56 × R$ 14,00 = R$ 784,00
• Mão de obra por refeição: 784 ÷ 165 = R$ 4,75

O que você mediu: uma pessoa no salão dá conta de 24 clientes por hora. Ao meio-dia entram 70, então 70 ÷ 24 = 2,9, ou seja, 3 pessoas. Às 14h entram 15: uma basta.

Escala nova:

• Cozinha: 2 cozinheiros das 8h às 16h (pré-preparo, serviço e limpeza) e 1 das 10h às 15h. São 8 + 8 + 5 = 21 horas.
• Salão e caixa: 1 pessoa das 8h às 16h (monta e fecha) e 2 das 11h30 às 15h30. São 8 + 4 + 4 = 16 horas.
• Horas pagas: 21 + 16 = 37 horas
• Custo do dia: 37 × R$ 14,00 = R$ 518,00
• Mão de obra por refeição: 518 ÷ 165 = R$ 3,14

São R$ 266,00 a menos por dia com as mesmas 165 refeições. Em 26 dias de funcionamento no mês, R$ 6.916,00. Antes de mudar, converse com a equipe: nem todo mundo pode ou quer um turno menor, e jornada e escala dependem do contrato e das regras trabalhistas. Confira com o seu contador.

Quando uma pessoa a mais se paga

Às vezes o problema é o contrário: falta gente no pico e o cliente vai embora. Para decidir, compare o custo do turno extra com o que cada cliente recuperado deixa.

Use a margem de contribuição por cliente: ticket médio menos o custo dos insumos desse ticket. A mão de obra fica de fora dessa conta, porque é ela que você está decidindo.

No mesmo restaurante, sexta-feira: entre 12h e 13h a fila chega à calçada e você conta umas 15 pessoas que desistem e vão comer em outro lugar.

• Pessoa extra das 11h às 15h: 4 × R$ 14,00 = R$ 56,00
• Ticket médio: R$ 32,00. Insumos: R$ 12,00. Contribuição por cliente: R$ 20,00
• Clientes necessários para pagar o turno: 56 ÷ 20 = 2,8, ou seja, 3
• Se você segurar os 15: 15 × 20 = R$ 300,00, menos R$ 56,00 = R$ 244,00 a mais naquela sexta

A regra: se o turno extra se paga com menos clientes do que você já está perdendo, coloque. Se precisa imaginar movimento para justificar, não. Quando o buraco deixa de ser de um dia e passa a ser da semana toda, a pergunta vira quando contratar. Para ver quantos clientes por dia você precisa para cobrir o mês, use a ferramenta de ponto de equilíbrio.

Erros comuns na escala

• Planejar pela média do mês. A média esconde os picos. Olhe por dia da semana e por hora.
• Cortar o pré-preparo. Se o cozinheiro da manhã não deixa tudo cortado e porcionado, o pico atrasa e a fila desiste. Hora de pré-preparo também é hora de venda.
• Deixar o dono de fora. Se você fica seis horas na chapa, essas horas custam. Coloque preço nelas.
• Esquecer o delivery. Os pedidos do iFood entram por outra porta, mas saem da mesma cozinha. Some aos pratos por hora.

Para ver se mão de obra e insumos juntos deixam alguma sobra, o guia de como deixar um restaurante lucrativo monta o quadro completo.

Faça na calculadora

Na calculadora de custos você coloca o custo dos pratos e o ticket médio, e tem a contribuição por cliente que precisa para decidir se um turno extra se paga.