El punto de equilibrio de una cafetería es el número de bebidas al día que pagan todos tus gastos fijos, incluido tu sueldo. Se calcula así: gastos fijos del mes ÷ días que abres = gasto fijo por día; luego divides ese gasto entre lo que te deja una bebida promedio, sumando lo que deja la comida que se vende con ella. Con los números del ejemplo de abajo, una cafetería en Lima necesita 45 bebidas al día para no perder plata; sin vender comida necesitaría 55.
Paso 1: tus gastos fijos por día
Los gastos fijos son los que pagas aunque no vendas un solo café. Si tienes dudas sobre qué entra aquí, la guía de costos fijos y variables lo explica con ejemplos.
- Alquiler del local
- Sueldo de tu barista, con todo lo que pagas además del sueldo
- Tu propio sueldo, lo que necesitas para vivir (cómo definirlo está en la guía sobre cómo pagarte a ti mismo)
- Luz, agua, gas, internet
- Contador, sistema de caja
- Cuota o mantenimiento de la máquina de espresso y el molino
- Otros fijos: limpieza, licencias, reparaciones que pagas cada mes
Súmalos y divide entre los días que abres al mes. Ese es el monto que tienes que juntar cada día antes de ganar algo.
Paso 2: la contribución de una bebida promedio
La contribución es el precio sin IGV menos el costo variable de esa bebida: café, leche, vaso, tapa, azúcar, removedor. Cómo calcular ese costo está en la guía de costo de una taza de café.
No todas las bebidas dejan lo mismo, así que necesitas un promedio ponderado: la contribución de cada bebida multiplicada por la parte de tus ventas que representa. Saca esa parte de tu sistema de caja o anota una semana de ventas.
Paso 3: la comida que va con el café
Muchos clientes piden algo de comer: un keke, una empanada, un sánguche. Cuenta en una semana cuántos de cada 10 tickets llevan comida y cuánto deja en promedio esa comida. Esa contribución extra, repartida entre todos los cafés, baja el número de cafés que necesitas.
Paso 4: el punto de equilibrio
Bebidas al día = gasto fijo por día ÷ (contribución por bebida + contribución de comida por bebida)
Redondea siempre hacia arriba: no se venden fracciones de café.
Ejemplo: una cafetería en Lima
Gastos fijos del mes
| Gasto | Monto |
|---|---|
| Alquiler | S/ 3,500 |
| Barista (con lo que pagas además del sueldo) | S/ 1,800 |
| Tu sueldo | S/ 2,500 |
| Luz, agua, gas e internet | S/ 600 |
| Mantenimiento y cuota de la máquina | S/ 400 |
| Sistema de caja y otros | S/ 300 |
| Contador | S/ 200 |
| Total | S/ 9,300 |
Abres 26 días al mes: 9,300 ÷ 26 = S/ 357.69 por día.
Bebidas (precios y costos sin IGV)
| Bebida | Precio | Costo variable | Contribución | Parte de las ventas |
|---|---|---|---|---|
| Americano | S/ 7.00 | S/ 1.60 | S/ 5.40 | 30% |
| Latte o cappuccino | S/ 9.00 | S/ 2.40 | S/ 6.60 | 50% |
| Frappé o bebida fría | S/ 12.00 | S/ 3.60 | S/ 8.40 | 20% |
Contribución promedio por bebida: 0.30 × 5.40 + 0.50 × 6.60 + 0.20 × 8.40 = 1.62 + 3.30 + 1.68 = S/ 6.60
Solo con bebidas: 357.69 ÷ 6.60 = 54.2, o sea 55 bebidas al día.
Con comida: contaste que 3 de cada 10 tickets llevan comida, y que la comida deja en promedio S/ 5.00 (se vende a S/ 8.00 y te cuesta S/ 3.00). Por cada bebida: 0.30 × 5.00 = S/ 1.50.
- Contribución por bebida con comida: 6.60 + 1.50 = S/ 8.10
- Punto de equilibrio: 357.69 ÷ 8.10 = 44.2, o sea 45 bebidas al día
Si abres 10 horas, son 4 a 5 bebidas por hora. Ese número es el que te sirve para mirar tu caja a mediodía y saber si vas bien.
Qué mueve el número
Con los mismos datos, cada palanca hace esto:
| Cambio | Nueva cuenta | Bebidas al día |
|---|---|---|
| Punto de partida | 357.69 ÷ 8.10 | 45 |
| Subes S/ 1 el latte (la mitad de tus ventas) | 357.69 ÷ 8.60 | 42 |
| El alquiler sube S/ 500 al mes | 376.92 ÷ 8.10 | 47 |
| 4 de cada 10 tickets llevan comida | 357.69 ÷ 8.60 | 42 |
| No vendes comida | 357.69 ÷ 6.60 | 55 |
Subir el latte un sol o vender comida a un cliente más de cada diez baja el número en 3 bebidas al día. Un alquiler S/ 500 más caro lo sube en 2. La herramienta de punto de equilibrio en unidades por mes y por día hace estas cuentas para que pruebes tus propios cambios.
Lo que el número no te dice
- Es un piso, no una meta. En el punto de equilibrio ganas cero más tu sueldo. La ganancia empieza en la bebida 46.
- Los días no son iguales. Compara con el promedio de la semana, no con el lunes.
- Si cambia la mezcla, cambia el número. Si en verano vendes más bebidas frías, tu contribución promedio sube; si vendes más americanos, baja.
- Las comisiones cuentan. Si mucha gente paga con tarjeta, resta la comisión de la contribución de cada bebida.
La guía general de punto de equilibrio explica el método para cualquier negocio de comida, y la de costos de bebidas cubre el costo de cada cosa que vendes en la barra.
Hazlo con la calculadora
En la calculadora de costos pon cada bebida con su receta y su envase para sacar su costo variable exacto; con esa contribución y tus gastos fijos del mes sabes cuántas bebidas al día necesitas.
Preguntas frecuentes
¿Mi sueldo entra en los gastos fijos de la cafetería?
Sí. Si no lo pones, el punto de equilibrio te dice cuántos cafés necesitas para trabajar gratis. Ponle el sueldo que necesitas para vivir y trátalo como cualquier otro gasto fijo.
¿Uso el precio de carta o el precio sin IGV?
Sin IGV. El IGV no es tuyo, así que la contribución se calcula sobre el precio sin IGV (precio ÷ 1.18). En restaurantes y cafeterías pueden aplicar reglas especiales; confirma tu caso con SUNAT o un contador.
¿Qué hago si cada día vendo distinto?
Calcula el punto de equilibrio diario y compáralo con el promedio de una semana completa, no con un solo día. Si los lunes vendes poco y los sábados mucho, lo que importa es que la semana llegue.
¿Cómo bajo el punto de equilibrio?
Hay tres palancas: bajar los gastos fijos, subir la contribución por bebida (precio o costo) o vender más comida con cada café. Calcula cuántos cafés al día mueve cada una antes de elegir.